Ruajtja e meta të dhënave në Excel. Objekti i rrezes. Heqja e të dhënave të fshehura dhe personale duke skanuar dokumente, prezantime dhe libra Ndryshimi i vetive të dokumentit

Unë bashkohem me një shërbim të jashtëm që përfshin të dhënat e marrjes nga ai shërbim dhe shfaqjen në excel. Unë dua të jem në gjendje të ruaj informacionin që hyj në Excel. Objekti i rrezes. A ka ndonjë pronë Excel. Gama e objekteve ku mund të ruhen meta të dhënat?

Sqaroni si në Perspektivë Perspektivë. TaskItem ka ItemProperties, që është një Perspektivë. Objekti i Pronësisë së Artikullit. Pra, a ka diçka të tillë në Excel?

Dhe nëse jo, atëherë mënyra më e mirë është të ruani meta të dhënat në Excel. Gama?

Edit: Më duhet të vazhdoj me këtë informacion të meta të dhënave. Në këtë mënyrë, nëse përdoruesi ruan, plotëson dhe më pas rihap tutorialin, unë duhet të jem në gjendje t'i nxjerr këto meta të dhëna nga Excel. Objekti i diapazonit (ose çdo pronë tjetër)

1

2 pergjigje

Meqenëse keni nevojë që informacioni të jetë i qëndrueshëm, unë mora një qasje më të thjeshtë dhe më të qartë. Krijoni një fletë pune të re, emërtoni diçka si Metadata (në rast se keni shumëfish të këtij lloji). Vendoseni atë në VeryHidden (xlSheetVeryHidden"nuk është i pafshehur nga Excel, nuk duhet ta fshihni atë nga kodi):

Xl.XlSheetVisibility.xlSheetShumë Fshehur

Ruani të gjitha meta të dhënat tuaja për Rang R1 në fletën e meta të dhënave në Rang R1. Kodi juaj do të jetë shumë i thjeshtë dhe i qartë në këtë mënyrë.

Mund të duket diçka si:

Sheet1.Range.Value = SomeValue; Sheet1Metadata.Range.Value = MetaDataOfSomeValue;

Sa herë që krijojmë, hapim ose ruajmë një dokument Microsoft Word, informacione shtesë të quajtura metadata regjistrohen në të. E njëjta gjë mund të thuhet për skedarët Microsoft Excel dhe Microsoft PowerPoint. Në situata të caktuara, këto meta të dhëna mund të zbulojnë informacione të padëshiruara për ne dhe të na komprometojnë.

Megjithëse meta të dhënat ruhen në mënyrë implicite, nuk ka asgjë kriminale në to. Ato e bëjnë më të lehtë organizimin, ruajtjen dhe kërkimin e dokumenteve dhe ndihmojnë për të kuptuar origjinën dhe qëllimin e tyre. Por ka raste kur nuk duam të zbulojmë emrin e autorit të dokumentit, datën e krijimit apo redaktimit, kur i dërgojmë skedarin Word një personi tjetër.

Për të parandaluar pasojat e mundshme të pakëndshme, duhet të mësoni se si të hiqni metadatat. Kush e di në çfarë duar do të bjerë një dokument Word me mbiemrin dhe inicialet e mia, emrin e organizatës dhe madje edhe emrin e kompjuterit.

Këtu do të ndaj tre mënyra për të hequr meta të dhënat nga dokumentet Word.

1. Përdorni aftësitë e integruara të Word / Excel / PowerPoint

Nëse jeni duke përdorur Word 2010 ose 2013 (Office 2013), mund të hiqni informacionin e fshehur për veten tuaj në Inspektorin e Dokumentit. Në skedën File, shkoni te seksioni Details. Në grupin Përgatitja për Ndarje, klikoni në Kërko për çështje -> Inspektori i dokumenteve. Ne fillojmë të kontrollojmë në Inspektorin e Dokumentit.

Pas përfundimit të kontrollit, do të shfaqet një dritare me opsione për fshirjen e informacionit. Pranë "Vetitë e dokumentit dhe të dhënat personale", kliko butonin "Fshi të gjitha".

2. Aplikacioni Document Metadata Cleaner

Document Metadata Cleaner është një mjet falas për heqjen e meta të dhënave nga dokumentet Microsoft Word, Excel ose PowerPoint. Ky aplikacion mund të mbishkruajë mbiemrin, inicialet, emrin e organizatës, emrin e kompjuterit, emrin e serverit të rrjetit ose hard drive-it (në varësi të vendit ku ruhet skedari), mbiemrat e autorëve të mëparshëm të dokumentit, informacione rreth ndryshimeve dhe versioneve të dokumentit, tekst ose qeliza të fshehura (Excel), komente.

3. Programi Doc Scrubber

Doc Scrubber është një tjetër mjet falas për analizimin dhe heqjen e informacionit të fshehur që mund të na komprometojë. Doc Scrubber ka dy mënyra funksionimi - në të parën, nxjerr të gjitha informacionet e fshehura nga dokumentet dhe i shfaq ato, dhe në të dytën, heq meta të dhënat nga një dokument i zgjedhur ose një grup dokumentesh të mbledhura në një dosje.

Ekzistojnë gjithashtu shërbime me pagesë që ju ndihmojnë të hiqni meta të dhënat nga dokumentet. Por a kemi nevojë për to?

Sot do të flasim se cilat veçori ka një dokument dhe si mund t'i shikoni dhe modifikoni ato në Excel 2010 dhe 2013. Pasi të keni lexuar këtë artikull, do të mësoni gjithashtu se si të mbroni një dokument nga çdo ndryshim dhe si të hiqni të dhënat personale nga një Fletë Excel.

E mbani mend se si u ndjetë kur filluat të përdorni Excel 2010 ose 2013? Personalisht, ndonjëherë zemërohem shumë kur nuk gjej një mjet ose opsion që më nevojitet aty ku jam mësuar ta shoh në versionet e mëparshme të Excel. E njëjta gjë vlen edhe për vetitë e dokumenteve në Excel 2010 / 2013. Në këto versione ato janë të fshehura mjaft thellë, por edhe kështu, ne do t'i arrijmë shpejt.

Në këtë artikull, do të gjeni udhëzime të hollësishme se si të shikoni dhe ndryshoni vetitë e dokumentit, si të mbroni dokumentin nga çdo ndryshim dhe si të hiqni të dhënat personale nga një fletë Excel. Shkoni!

Çfarë karakteristikash ka një dokument?

Përpara se të fillojmë të mësojmë se si të shikojmë, ndryshojmë dhe fshijmë vetitë e dokumentit (metadata) në Excel 2010 dhe 2013, le të kuptojmë se cilat veçori kanë në përgjithësi dokumentet e MS Office.

Lloji 1. Karakteristikat standarde– e përbashkët për të gjitha aplikacionet e Office. Kjo përfshin informacionin bazë rreth dokumentit - titullin, temën, autorin, shënimin, e kështu me radhë. Ju mund të vendosni manualisht vlerat tuaja të tekstit për këto veçori për ta bërë më të lehtë gjetjen e dokumentit që dëshironi në kompjuterin tuaj.

Lloji 2. Karakteristikat e përditësuara automatikisht janë të dhëna për një skedar dokumenti që menaxhohet dhe modifikohet nga sistemi. Për shembull, madhësia e skedarit dhe koha kur është krijuar ose modifikuar. Disa veçori janë unike për dokumentet në një aplikacion të caktuar, si numri i faqeve, fjalëve, karaktereve ose versioni i aplikacionit. Vetitë e tilla përditësohen automatikisht ndërsa modifikoni.

Lloji 3. Vetitë e personalizuara janë veti të specifikuara nga përdoruesi. Ju mund të shtoni veti shtesë në një dokument Office.

Lloji 4. Karakteristikat e organizimit janë prona të përcaktuara nga organizata juaj.

Lloji 5. Vetitë e Bibliotekës së Dokumenteve referojuni dokumenteve që ndodhen në një bibliotekë dokumentesh në një sajt ose në një dosje të përbashkët. Personi që krijon bibliotekën mund të vendosë disa veti për dokumentet e bibliotekës dhe të vendosë rregulla për vlerat e tyre. Kur shtoni një dokument në një bibliotekë të tillë, do t'ju duhet të vendosni vlerat për të gjitha pronat e kërkuara ose të korrigjoni pronat ekzistuese në përputhje me rregullat e vendosura.

Shikimi i vetive të dokumentit

Për ata që nuk dinë se ku të gjejnë informacione për një dokument në Excel 2010 ose 2013, ne ofrojmë tre opsione:

Metoda 1: Shfaq "Zonën e Informacionit të Dokumentit"

Kjo metodë ju lejon të shikoni informacionin e dokumentit direkt në fletën e punës.

Pas kësaj, Excel kthehet automatikisht në modalitetin e redaktimit të fletës së punës dhe midis shiritit të menysë dhe zonës së punës së fletës së punës, ne shohim "Zonën e Informacionit të Dokumentit" siç tregohet në imazhin më poshtë.

Siç mund ta shihni, Paneli i Informacionit të Dokumentit tregon një grup të kufizuar të vetive. Nëse dëshironi të dini më shumë rreth dokumentit tuaj, vazhdoni me metodën e dytë.

Metoda 2: Hapni kutinë e dialogut Properties

Nëse Paneli i Informacionit të Dokumentit nuk ofron informacionin që ju nevojitet, provoni të përdorni veçoritë e avancuara. Mënyra e parë për të parë pronat shtesë është të përdorni të njëjtën "Zonë e Informacionit të Dokumentit".

Këtu janë mbledhur informacione rreth dokumentit, i cili ndodhet në skedat: Janë të zakonshme(Gjeneral), Statistikat(Statistikat) dhe Kompleksi(Përmbajtja). Ju mund të modifikoni informacionin bazë në skedën Dokumenti(Përmbledhje) ose vendosni veçori shtesë për dokumentin në skedën Të tjerët(Me porosi). Dëshironi të dini se si bëhet? Durim! Ne do të flasim për këtë më në detaje më vonë.

Ekziston një mënyrë tjetër për të hapur kutinë e dialogut Vetitë(Vetitë):

E njëjta kuti dialogu do të shfaqet në ekran.

Metoda 3. Përdorni Windows Explorer

Një mënyrë tjetër e thjeshtë për të shfaqur meta të dhënat është përdorimi i Windows Explorer pa hapur fare fletën e punës Excel.

Tani ju dini 3 mënyra të ndryshme për të parë vetitë e dokumentit në kompjuterin tuaj, në mënyrë që të gjeni lehtësisht të gjitha informacionet e rëndësishme.

Ndryshimi i vetive të dokumentit

Më herët premtova të flas se si të ndryshohen vetitë e dokumentit. Pra, duke parë vetitë duke përdorur dhe të përshkruara më sipër, mund të shtoni shpejt informacionin e nevojshëm ose të modifikoni të dhënat ekzistuese. Kjo është gjithashtu e mundur, por jo në Windows 8.

Mënyra më e shpejtë për të shtuar një autor

Ndryshimi i emrit të paracaktuar të autorit

Si parazgjedhje, emri i përdoruesit të Windows përdoret si emër autori për një dokument Excel, por ky nënshkrim mund të mos jetë gjithmonë i përshtatshëm. Në Excel, mund të ndryshoni emrin e paracaktuar të autorit në mënyrë që vetëm emri që ju nevojitet të shfaqet kudo në të ardhmen.

Vendosja e vetive të personalizuara

Koment: Formati i të dhënave në fushë Kuptimi(Vlera) duhet të përputhet me atë që është zgjedhur në listën rënëse Lloji(Lloji). Për shembull, nëse zgjidhet lloji i të dhënave Numri(Numri), pastaj në fushë Kuptimi(Vlera) Duhet të futet një numër. Vlerat që nuk përputhen me llojin e zgjedhur të të dhënave do të ruhen si tekst.

Nëse klikoni në pronën që sapo keni shtuar dhe më pas klikoni Fshije > Ne rregull(Fshi > OK), kjo veçori do të zhduket.

Ndryshimi i vetive të tjera të dokumentit

Për të ndryshuar meta të dhëna të tjera (përveç emrit të autorit, titullit, etiketave dhe kategorive), përdorni ose " " ose (Properties).

• Nëse "Zona e Informacionit të Dokumentit" është e hapur, atëherë thjesht vendosni kursorin në fushën e pronës së dëshiruar dhe futni të dhënat e kërkuara.
• Nëse dialog box-i është i hapur Vetitë(Properties), më pas shkoni te skeda Dokumenti(Përmbledhje) dhe shtoni ose ndryshoni të dhënat ekzistuese në fusha, më pas klikoni Ne rregull.

Kthehuni te redaktimi i fletës Excel dhe të gjitha ndryshimet që keni bërë do të ruhen automatikisht.

Heqja e vetive të dokumentit

Nëse dëshironi të mbuloni gjurmët tuaja dhe të siguroheni që askush nuk mund ta gjejë emrin tuaj ose emrin e organizatës në vetitë e dokumentit, përdorni një nga metodat e mëposhtme që ju lejojnë të fshehni çdo pronë ose të dhëna personale nga aksesi publik.

Ne lidhim "Inspektorin e Dokumentit" në punë

Inspektori i dokumenteve përdoret për të kërkuar prona të fshehura dhe të dhëna personale. Përveç kësaj, mund të përdoret për të hequr pronat nga libri që nuk duhet të shihen nga përdoruesit e tjerë.

Heqja e meta të dhënave nga shumë dokumente

Duke përdorur Windows Explorer, ju mund të hiqni vetitë nga shumë dokumente në të njëjtën kohë.

Koment: Në këtë mënyrë, ju mund të hiqni çdo veçori të dokumentit nga një ose më shumë skedarë, edhe nëse keni Windows 8 të instaluar në kompjuterin tuaj.

Mbrojtja e vetive të dokumentit

Mbrojtja e vetive të dokumentit dhe e informacionit personal është e dobishme nëse nuk dëshironi që përdoruesit e tjerë të ndryshojnë të dhënat meta ose ndonjë gjë tjetër në dokumentin tuaj.

Nëse ju duhet t'u jepni të drejtën për të redaktuar një dokument vetëm disa përdoruesve, mund të vendosni një fjalëkalim dhe ta ndani atë me një rreth të besuar njerëzish.

Tani dokumenti juaj është i mbrojtur nga redaktimi i paautorizuar. Por kujdes! Kushdo që e di fjalëkalimin mund ta heqë lehtësisht atë nga fusha Fjalëkalimi për të ndryshuar(Fjalëkalimi për të modifikuar) dhe jepni lexuesve të tjerë të dokumentit tuaj mundësinë për të ndryshuar informacionin në fletën e punës.

Uau! Artikulli doli të ishte mjaft i gjatë! Qëllimi im ishte të mbuloja të gjitha aspektet e rëndësishme të shikimit, ndryshimit dhe fshirjes së vetive të dokumentit. Shpresoj që të gjeni përgjigjet e duhura për pyetjet tuaja në lidhje me meta të dhënat.

Një nga avantazhet më të rëndësishme SharePoint Office 365 - integrimi i tij me Microsoft Office 2013, veçanërisht që nga viti Excel 2013.

Le të analizojmë situatën: duhet të bëni një prezantim dhe të paraqisni informacion statistikor në një bibliotekë dokumentesh, mundësisht vizualisht - në formën e diagrameve, etj.
Në bibliotekën e dokumenteve SharePoint Office 365 nuk ka aftësi të tilla të integruara, por ekziston një mundësi për të ngarkuar të dhëna Excel (për analizën e mëvonshme të elementeve të bibliotekës SharePoint ). Në këtë rast, ne punojmë me programin e instaluar në kompjuterin lokal.

Në skedën "BIBLIOTEKA" të bibliotekës së dokumenteve ekziston një buton jo shumë i dukshëm (i shënuar me të kuqe në figurë) - "Eksport në Excel".

Le të përdorim këtë buton dhe të vërejmë, si opsion, aftësinë për të punuar me të dhëna në mjedisin lokal duke përdorur mjete të njohura Excel (për shembull, renditja dhe filtrimi në figurën më poshtë):

Tani le të kalojmë në ndërtimin e diagrameve Excel duke përdorur butonin "Tagramet e rekomanduara" në shiritin e programit. Excel Grupon automatikisht të dhënat në kolona të theksuara dhe ofron opsione grafiku. Në shembull, ky është një histogram i grupuar sipas kodit të tekstit të specializuar (metadata) dhe një grafik me shirita të grupuar sipas autorëve dhe numrit të skedarëve të dokumentit (në figurën më poshtë):

Zgjidhni diagramin e dëshiruar (në shembullin nga autori - "Krijuar nga") dhe ruani skedarin në kompjuterin tuaj lokal.

Le të analizojmë situatën. Le të themi se kam përgatitur një diagram, dhe pak më vonë në bibliotekë SharePoint Office 365 pjesëmarrës të tjerë të sistemit kanë shtuar skedarë të rinj. Në këtë rast, përpara publikimit përfundimtar të të dhënave, duhet të rihapni skedarin e ruajtur më parë dhe në skedën "DATA" klikoni butonin "Përditëso të gjitha":

Ju lutemi vini re se të dhënat janë përditësuar (të theksuara me të kuqe në figura) dhe diagrami ka ndryshuar automatikisht:

Po përmbledh rezultatet e ndërmjetme të 5 pjesëve të artikullit. Dhe kështu, e analizova me shembuj specifik:

1. 1.Parimet bazë të organizimit të skedarëve në një bibliotekë dokumentesh SharePoint Office 365 duke përdorur metadatat "Metadata in Zyra 365. Pjesa 1”.

2. 2.Si të organizoni një kërkim të shpejtë për informacion në faqet e internetit SharePoint Office 365 duke përdorur meta të dhënat? "Meta të dhënat në Zyra 365. Pjesa 2”.

3. 3. Zgjidhja e problemeve kur punoni me sasi të mëdha informacioni në një bibliotekë dokumentesh SharePoint Office 365. "Metadata në Office 365. Pjesa 3. Renditja dhe filtrimi" .

4.Kërkoni shpejt informacionin në bibliotekë
SharePoint
Zyrë
365 kur bashkëpunoni me shumë autorë. "Metadata në Office 365. Pjesa 4. Pamje të ndryshme për një grup të dhënash" .

5. 5.Ngarkimi i të dhënave të bibliotekës së dokumenteve
SharePoint
në Excel për analizë. "Metadata në Office 365. Pjesa 5. Ngarkimi në
Excel për analizë »/Ky artikull