Shranjevanje metapodatkov v Excelu. Predmet obsega. Odstranjevanje skritih in osebnih podatkov s skeniranjem dokumentov, predstavitev in knjig Spreminjanje lastnosti dokumenta

Povezujem se z zunanjo storitvijo, ki vključuje podatke o prejemu iz te storitve in prikaz v excelu. Želim imeti možnost shraniti podatke, ki jih prijavim v Excel. Predmet obsega. Ali obstaja kakšna lastnost Excela. Objekti obsega, kje se lahko shranijo metapodatki?

Pojasnite kot v perspektivi Perspektiva. TaskItem ima ItemProperties, ki je Perspective. Objekt ItemProperty. Torej obstaja kaj takega v Excelu?

In če ne, potem je najboljši način, da metapodatke shranite v Excel. Razpon?

Uredi: Vztrajati moram s temi informacijami o metapodatkih. Na ta način, če uporabnik shrani, dokonča in nato znova odpre vadnico, bom lahko te metapodatke izvlekel iz Excela. Objekt obsega (ali katera koli druga lastnost)

2 odgovora

Ker potrebujete doslednost informacij, sem ubral enostavnejši in jasnejši pristop. Ustvarite nov delovni list in ga poimenujte podobno kot metapodatki (v primeru, da jih imate več). Nastavite ga na VeryHidden (xlSheetVeryHidden"ne sme biti Unhidden iz Excela, ne smete ga skriti pred kodo):

Xl.XlSheetVisibility.xlSheetVeryHidden

Shranite vse svoje metapodatke za obseg R1 na listu z metapodatki v obsegu R1. Vaša koda bo na ta način zelo preprosta in jasna.

Morda je videti nekako takole:

Sheet1.Range.Value = SomeValue; Sheet1Metadata.Range.Value = MetaDataOfSomeValue;

Kadarkoli ustvarimo, odpremo ali shranimo dokument Microsoft Word, se vanj zabeležijo dodatne informacije, imenovane metapodatki. Enako lahko rečemo za datoteke Microsoft Excel in Microsoft PowerPoint. V določenih situacijah lahko ti metapodatki razkrijejo neželene podatke o nas in nas ogrozijo.

Čeprav so metapodatki shranjeni implicitno, v njih ni nič kaznivega. Omogočajo lažje organiziranje, shranjevanje in iskanje dokumentov ter pomagajo razumeti njihov izvor in namen. Toda včasih ne želimo razkriti imena avtorja dokumenta, datuma ustvarjanja ali urejanja, ko Wordovo datoteko pošiljamo drugi osebi.

Da bi preprečili morebitne neprijetne posledice, se morate naučiti izbrisati metapodatke. Kdo ve, v kakšne roke bo padel Wordov dokument z mojim priimkom in začetnicami, imenom organizacije in celo imenom računalnika.

Tukaj bom delil tri načine za odstranjevanje metapodatkov iz Wordovih dokumentov.

1. Uporabite vgrajene zmogljivosti programa Word / Excel / PowerPoint

Če uporabljate Word 2010 ali 2013 (Office 2013), lahko skrite podatke o sebi odstranite v inšpektorju dokumentov. Na zavihku Datoteka pojdite na razdelek Podrobnosti. V skupini Priprava na skupno rabo kliknite Iskanje težav -> Inšpektor dokumentov. Začnemo preverjati v inšpektorju dokumentov.

Po končanem skeniranju se prikaže okno z možnostmi za brisanje podatkov. Zraven »Lastnosti dokumenta in osebni podatki« kliknite gumb »Izbriši vse«.

2. Aplikacija Document Metadata Cleaner

Document Metadata Cleaner je brezplačen pripomoček za odstranjevanje metapodatkov iz dokumentov Microsoft Word, Excel ali PowerPoint. Ta aplikacija lahko prepiše priimek, začetnice, ime organizacije, ime računalnika, ime omrežnega strežnika ali trdega diska (odvisno od tega, kje je datoteka shranjena), priimke prejšnjih avtorjev dokumenta, podatke o spremembah in različicah dokumenta, skrito besedilo ali celice (Excel), komentarje.

3. Program Doc Scrubber

Doc Scrubber je še eno brezplačno orodje za analizo in odstranjevanje skritih informacij, ki bi nas lahko ogrozile. Doc Scrubber ima dva načina delovanja – v prvem iz dokumentov izlušči vse skrite podatke in jih prikaže, v drugem pa odstrani metapodatke iz izbranega dokumenta ali skupine dokumentov, zbranih v eni mapi.

Obstajajo tudi plačljivi pripomočki, ki vam pomagajo odstraniti metapodatke iz dokumentov. Toda ali jih potrebujemo?

Danes bomo govorili o tem, katere lastnosti ima dokument in kako si jih lahko ogledate in urejate v Excelu 2010 in 2013. Ko boste prebrali ta članek, boste izvedeli tudi, kako zaščititi dokument pred kakršnimi koli spremembami in kako odstraniti osebne podatke iz Excel list.

Se spomnite, kako ste se počutili, ko ste prvič začeli uporabljati Excel 2010 ali 2013? Osebno sem včasih zelo jezen, ko ne najdem orodja ali možnosti, ki jo potrebujem, kjer sem ga vajen videti v prejšnjih različicah Excela. Enako velja za lastnosti dokumentov v Excelu 2010 / 2013. V teh različicah so skrite precej globoko, a kljub temu bomo hitro prišli do njih.

V tem članku boste našli podrobna navodila o tem, kako si ogledate in spremenite lastnosti dokumenta, kako zaščitite dokument pred kakršnimi koli spremembami in kako odstranite osebne podatke iz Excelovega lista. Pojdi!

Kakšne lastnosti ima dokument?

Preden se začnemo učiti, kako si ogledati, spremeniti in izbrisati lastnosti dokumenta (metapodatke) v Excelu 2010 in 2013, ugotovimo, katere lastnosti imajo na splošno dokumenti MS Office.

Vrsta 1. Standardne lastnosti– skupno vsem Officeovim aplikacijam. To vključuje osnovne informacije o dokumentu – naslov, tema, avtor, opomba itd. Za te lastnosti lahko ročno nastavite lastne besedilne vrednosti, da boste lažje našli želeni dokument v računalniku.

Vrsta 2. Samodejno posodobljene lastnosti so podatki o dokumentni datoteki, ki jo upravlja in spreminja sistem. Na primer, velikost datoteke in čas, ko je bila ustvarjena ali spremenjena. Nekatere lastnosti so edinstvene za dokumente v določeni aplikaciji, na primer število strani, besed, znakov ali različica aplikacije. Takšne lastnosti se samodejno posodobijo, ko urejate.

Vrsta 3. Lastnosti po meri so lastnosti, ki jih določi uporabnik. Officeovemu dokumentu lahko sami dodate dodatne lastnosti.

Vrsta 4. Lastnosti organizacije so lastnosti, ki jih je določila vaša organizacija.

Vrsta 5. Lastnosti knjižnice dokumentov se nanašajo na dokumente, ki se nahajajo v knjižnici dokumentov na mestu ali v mapi v skupni rabi. Oseba, ki ustvari knjižnico, lahko nastavi nekatere lastnosti za dokumente knjižnice in nastavi pravila za njihove vrednosti. Ko dodate dokument v takšno knjižnico, boste morali vnesti vrednosti za vse zahtevane lastnosti ali popraviti obstoječe lastnosti v skladu z uveljavljenimi pravili.

Ogled lastnosti dokumenta

Za tiste, ki ne vedo, kje najti informacije o dokumentu v Excelu 2010 ali 2013, ponujamo tri možnosti:

1. način: Prikažite »Informacijsko območje dokumenta«

Ta metoda vam omogoča ogled informacij o dokumentu neposredno na delovnem listu.

Po tem se Excel samodejno vrne v način urejanja delovnega lista in med menijskim trakom in delovnim območjem delovnega lista vidimo »Informacijsko območje dokumenta«, kot je prikazano na spodnji sliki.

Kot lahko vidite, plošča s podatki o dokumentu prikazuje omejen nabor lastnosti. Če želite izvedeti več o svojem dokumentu, nadaljujte z drugo metodo.

2. način: Odprite pogovorno okno Lastnosti

Če podokno s podatki o dokumentu ne nudi informacij, ki jih potrebujete, poskusite dostopati do naprednih lastnosti. Prvi način za ogled dodatnih lastnosti je uporaba istega »Informacijskega območja dokumenta«.

Tukaj so zbrani podatki o dokumentu, ki se nahajajo na zavihkih: So pogosti(Splošno), Statistika(Statistika) in Spojina(Vsebina). Na zavihku lahko urejate osnovne podatke Dokument(Povzetek) ali na zavihku nastavite dodatne lastnosti za dokument drugi(Po meri). Želite vedeti, kako se to naredi? Potrpežljivost! O tem bomo podrobneje govorili kasneje.

Obstaja še en način za prikaz pogovornega okna Lastnosti(Lastnosti):

Na zaslonu se prikaže isto pogovorno okno.

3. način. Uporabite Windows Explorer

Drug preprost način za prikaz metapodatkov je uporaba Windows Explorerja, ne da bi sploh odprli Excelov delovni list.

Zdaj poznate 3 različne načine za ogled lastnosti dokumenta v vašem računalniku, tako da lahko preprosto najdete vse pomembne informacije.

Spreminjanje lastnosti dokumenta

Prej sem obljubil, da bom govoril o tem, kako spremeniti lastnosti dokumenta. Če si torej ogledate lastnosti z zgoraj opisanim in , lahko hitro dodate potrebne informacije ali uredite obstoječe podatke. Tudi to je mogoče, vendar ne v sistemu Windows 8.

Najhitrejši način dodajanja avtorja

Spreminjanje privzetega imena avtorja

Uporabniško ime Windows se privzeto uporablja kot ime avtorja za dokument Excel, vendar ta podpis morda ni vedno primeren. V Excelu lahko spremenite privzeto ime avtorja, tako da bo v prihodnje povsod prikazano samo ime, ki ga potrebujete.

Nastavitev lastnosti po meri

komentar: Format podatkov polja Pomen(Vrednost) se mora ujemati z izbranim na spustnem seznamu Vrsta(Vrsta). Na primer, če je izbrana vrsta podatkov številka(Številka), nato v polje Pomen(Vrednost) Vnesti je treba številko. Vrednosti, ki se ne ujemajo z izbrano vrsto podatkov, bodo shranjene kot besedilo.

Če kliknete lastnost, ki ste jo pravkar dodali, in nato kliknete Izbriši > v redu(Izbriši > V redu), bo ta lastnost izginila.

Spreminjanje drugih lastnosti dokumenta

Če želite spremeniti druge metapodatke (razen imena avtorja, naslova, oznak in kategorij), uporabite » « ali (Lastnosti).

Če je odprto “Informacijsko območje dokumenta”, preprosto postavite kurzor v polje želene lastnosti in vnesite zahtevane podatke.
Če je pogovorno okno odprto Lastnosti(Lastnosti), nato pojdite na zavihek Dokument(Povzetek) in dodajte ali spremenite obstoječe podatke v poljih, nato kliknite v redu.

Vrnite se na urejanje Excelovega lista in vse spremembe, ki ste jih naredili, bodo samodejno shranjene.

Odstranjevanje lastnosti dokumenta

Če želite prikriti sledi in zagotoviti, da nihče ne najde vašega imena ali imena organizacije v lastnostih dokumenta, uporabite enega od naslednjih načinov, ki vam omogočajo, da skrijete katero koli lastnino ali osebne podatke pred javnim dostopom.

Na delo povežemo "Inšpektor dokumentov".

Inšpektor dokumentov se uporablja za iskanje skritih lastnosti in osebnih podatkov. Poleg tega se lahko uporablja za odstranjevanje lastnosti iz knjige, ki jih drugi uporabniki ne bi smeli videti.

Odstranjevanje metapodatkov iz več dokumentov

Z Windows Explorerjem lahko odstranite lastnosti iz več dokumentov hkrati.

komentar: Na ta način lahko odstranite katero koli lastnost dokumenta iz ene ali več datotek, tudi če imate v računalniku nameščen Windows 8.

Zaščita lastnosti dokumenta

Zaščita lastnosti dokumenta in osebnih podatkov je uporabna, če ne želite, da drugi uporabniki spremenijo metapodatke ali karkoli drugega v vašem dokumentu.

Če morate pravico do urejanja dokumenta podeliti samo nekaterim uporabnikom, lahko nastavite geslo in ga delite z zaupanja vrednim krogom ljudi.

Zdaj je vaš dokument zaščiten pred nepooblaščenim urejanjem. Vendar bodite previdni! Kdor pozna geslo, ga lahko enostavno odstrani iz polja Geslo za spremembo(Geslo za spreminjanje) in dajte drugim bralcem vašega dokumenta možnost spreminjanja informacij na delovnem listu.

Vau! Članek se je izkazal za precej dolgega! Moj cilj je bil pokriti vse omembe vredne vidike ogledovanja, spreminjanja in brisanja lastnosti dokumenta. Upam, da boste našli prave odgovore na svoja vprašanja v zvezi z metapodatki.

Ena najpomembnejših prednosti SharePoint Office 365 - njegova integracija z Microsoft Office 2013, zlasti od Excel 2013.

Analizirajmo situacijo: narediti morate predstavitev in predstaviti statistične podatke v knjižnici dokumentov, po možnosti vizualno - v obliki diagramov itd.
V knjižnici dokumentov SharePoint Office 365 ni takšnih vgrajenih zmogljivosti, obstaja pa možnost nalaganja podatkov Excel (za naknadno analizo elementov knjižnice Točka za deljenje ). V tem primeru delamo s programom, nameščenim na lokalnem računalniku.

V zavihku »KNJIŽNICA« knjižnice dokumentov je neopazen gumb (na sliki označen z rdečo) - »Izvozi v Excel".

Uporabimo ta gumb in kot možnost upoštevajmo možnost dela s podatki v lokalnem okolju z uporabo znanih sredstev Excel (na primer razvrščanje in filtriranje na spodnji sliki):

Zdaj pa preidimo na izdelavo diagramov Excel z uporabo gumba »Priporočeni grafikoni« na traku programa. Excel Samodejno združi podatke v označene stolpce in ponudi možnosti grafikona. V primeru je to histogram, združen po kodi posebnega besedila (metapodatki), in palični grafikon, razvrščen po avtorjih in številu datotek dokumentov (na spodnji sliki):

Izberite želeni diagram (v primeru avtorja - "Ustvaril") in shranite datoteko v lokalni računalnik.

Analizirajmo situacijo. Recimo, da sem pripravil diagram, in malo kasneje v knjižnico SharePoint Office 365 drugih udeležencev sistema je dodalo nove datoteke. V tem primeru morate pred dokončno objavo podatkov ponovno odpreti prej shranjeno datoteko in v zavihku “PODATKI” klikniti gumb “Posodobi vse”:

Upoštevajte, da so bili podatki posodobljeni (na slikah označeni z rdečo) in diagram se je samodejno spremenil:

Povzemam vmesne rezultate 5 delov članka. In tako sem ga analiziral s posebnimi primeri:

1. 1.Osnovni principi organizacije datotek v knjižnici dokumentov SharePoint Office 365 z uporabo metapodatkov "Metapodatki v Office 365. 1. del".

2. 2.Kako organizirati hitro iskanje informacij na spletnih mestih SharePoint Office 365 z uporabo metapodatkov? "Metapodatki v Office 365. 2. del".

3. 3. Reševanje težav pri delu z velikimi količinami informacij v knjižnici dokumentov SharePoint Office 365. »Metapodatki za Office 365. 3. del. Razvrščanje in filtriranje« .

4. Hitro iskanje informacij v knjižnici
Točka za deljenje
Pisarna
365 pri sodelovanju več avtorjev. »Metapodatki v Office 365. 4. del. Različni pogledi za en nabor podatkov« .

5. 5. Nalaganje podatkov knjižnice dokumentov
Točka za deljenje
v Excelu za analizo. »Metapodatki v Office 365. Del 5. Nalaganje v
Excel za analizo »/Ta članek