Ukladanie metadát v Exceli. Rozsah objektu. Odstránenie skrytých a osobných údajov skenovaním dokumentov, prezentácií a kníh Zmena vlastností dokumentu

Spojím sa s externou službou, ktorá obsahuje údaje o účtenkách z tejto služby a zobrazuje sa v Exceli. Chcem mať možnosť ukladať informácie, ktoré sa prihlásim do Excelu. Rozsah objektu. Existuje nejaká vlastnosť Excel. Rozsah objektov, kde môžu byť uložené metadáta?

Objasnite ako v perspektíve perspektívy. TaskItem má ItemProperties, čo je perspektíva. Objekt vlastnosti položky. Existuje teda niečo také v Exceli?

A ak nie, najlepším spôsobom je uložiť metadáta do Excelu. Rozsah?

Edit: Musím vytrvať s týmito informáciami o metadátach. Týmto spôsobom, ak používateľ uloží, dokončí a potom znova otvorí návod, mal by som byť schopný extrahovať tieto metadáta z Excelu. Objekt rozsahu (alebo akákoľvek iná vlastnosť)

2 odpovede

Keďže potrebujete, aby informácie boli konzistentné, zvolil som jednoduchší a prehľadnejší prístup. Vytvorte nový pracovný hárok, pomenujte ho ako Metadáta (v prípade, že máte viac takýchto údajov). Nastavte ho na VeryHidden (xlSheetVeryHidden"t be Unhidden from Excel, nesmiete ho skrývať pred kódom):

Xl.XlSheetVisibility.xlSheetVeryHidden

Uložte všetky svoje metadáta pre rozsah R1 v hárku metadát v rozsahu R1. Váš kód bude takto veľmi jednoduchý a prehľadný.

Môže to vyzerať nejako takto:

Hárok1.Rozsah.Hodnota = NejakáHodnota; Sheet1Metadata.Range.Value = MetaDataOfSomeValue;

Kedykoľvek vytvoríme, otvoríme alebo uložíme dokument programu Microsoft Word, zaznamenajú sa v ňom dodatočné informácie nazývané metadáta. To isté možno povedať o súboroch Microsoft Excel a Microsoft PowerPoint. V určitých situáciách môžu tieto metaúdaje o nás odhaliť nežiaduce informácie a ohroziť nás.

Hoci sú metadáta uložené implicitne, nie je v nich nič kriminálne. Uľahčujú organizáciu, ukladanie a vyhľadávanie dokumentov a pomáhajú pochopiť ich pôvod a účel. Sú však chvíle, keď pri odosielaní súboru Word inej osobe nechceme prezradiť meno autora dokumentu, dátum vytvorenia alebo úpravy.

Aby ste predišli možným nepríjemným následkom, musíte sa naučiť, ako odstrániť metadáta. Ktovie, do akých rúk padne wordovský dokument s mojím priezviskom a iniciálami, názvom organizácie a dokonca aj názvom počítača.

Tu budem zdieľať tri spôsoby, ako odstrániť metadáta z dokumentov programu Word.

1. Použite vstavané možnosti programu Word / Excel / PowerPoint

Ak používate Word 2010 alebo 2013 (Office 2013), skryté informácie o sebe môžete odstrániť v nástroji Document Inspector. Na karte Súbor prejdite do časti Podrobnosti. V skupine Pripraviť na zdieľanie kliknite na Vyhľadať problémy -> Kontrola dokumentov. Začneme s kontrolou v Inšpektorovi dokumentov.

Po dokončení kontroly sa zobrazí okno s možnosťami vymazania informácií. Vedľa položky „Vlastnosti dokumentu a osobné údaje“ kliknite na tlačidlo „Odstrániť všetko“.

2. Aplikácia Document Metadata Cleaner

Document Metadata Cleaner je bezplatný nástroj na odstránenie metadát z dokumentov Microsoft Word, Excel alebo PowerPoint. Táto aplikácia dokáže prepísať priezvisko, iniciály, názov organizácie, názov počítača, názov sieťového servera alebo pevného disku (v závislosti od toho, kde je súbor uložený), priezviská predchádzajúcich autorov dokumentu, informácie o zmenách a verziách dokumentu, skrytý text alebo bunky (Excel), komentáre.

3. Program Doc Scrubber

Doc Scrubber je ďalší bezplatný nástroj na analýzu a odstraňovanie skrytých informácií, ktoré by nás mohli ohroziť. Doc Scrubber má dva režimy fungovania – v prvom vyťahuje z dokumentov všetky skryté informácie a zobrazuje ich a v druhom odstraňuje metadáta z vybraného dokumentu alebo skupiny dokumentov zhromaždených v jednom priečinku.

Existujú aj platené nástroje, ktoré vám pomôžu odstrániť metadáta z dokumentov. Ale potrebujeme ich?

Dnes si povieme, aké vlastnosti má dokument a ako ich môžete zobraziť a upraviť v Exceli 2010 a 2013. Po prečítaní tohto článku sa tiež dozviete, ako chrániť dokument pred akýmikoľvek zmenami a ako odstrániť osobné údaje z Strana v Exceli.

Pamätáte si, ako ste sa cítili, keď ste prvýkrát začali používať Excel 2010 alebo 2013? Osobne sa niekedy veľmi hnevám, keď nemôžem nájsť potrebný nástroj alebo možnosť tam, kde som na to zvyknutý v predchádzajúcich verziách Excelu. To isté platí pre vlastnosti dokumentu v Exceli 2010 / 2013. V týchto verziách sú ukryté dosť hlboko, no aj tak sa k nim rýchlo dostaneme.

V tomto článku nájdete podrobné pokyny, ako zobraziť a zmeniť vlastnosti dokumentu, ako chrániť dokument pred akýmikoľvek zmenami a ako odstrániť osobné údaje z hárka programu Excel. Choď!

Aké vlastnosti má dokument?

Skôr než sa začneme učiť, ako zobraziť, zmeniť a odstrániť vlastnosti dokumentu (metadáta) v Exceli 2010 a 2013, poďme zistiť, aké vlastnosti majú dokumenty MS Office vo všeobecnosti.

Typ 1. Štandardné vlastnosti– spoločné pre všetky aplikácie balíka Office. Patria sem základné informácie o dokumente – názov, téma, autor, poznámka a pod. Pre tieto vlastnosti môžete manuálne nastaviť svoje vlastné textové hodnoty, aby ste uľahčili vyhľadanie požadovaného dokumentu v počítači.

Typ 2. Automaticky aktualizované vlastnosti sú údaje o súbore dokumentu, ktorý spravuje a upravuje systém. Napríklad veľkosť súboru a čas, kedy bol vytvorený alebo upravený. Niektoré vlastnosti sú jedinečné pre dokumenty v konkrétnej aplikácii, napríklad počet strán, slov, znakov alebo verzia aplikácie. Takéto vlastnosti sa pri úprave automaticky aktualizujú.

Typ 3. Vlastné vlastnosti sú používateľom špecifikované vlastnosti. Do dokumentu balíka Office môžete sami pridať ďalšie vlastnosti.

Typ 4. Vlastnosti organizácie sú vlastnosti definované vašou organizáciou.

Typ 5. Vlastnosti knižnice dokumentov odkazujú na dokumenty, ktoré sa nachádzajú v knižnici dokumentov na lokalite alebo v zdieľanom priečinku. Osoba, ktorá vytvára knižnicu, môže nastaviť niektoré vlastnosti pre knižničné dokumenty a nastaviť pravidlá pre ich hodnoty. Pri pridávaní dokumentu do takejto knižnice budete musieť zadať hodnoty pre všetky požadované vlastnosti alebo opraviť existujúce vlastnosti v súlade so stanovenými pravidlami.

Zobrazenie vlastností dokumentu

Pre tých, ktorí nevedia, kde nájsť informácie o dokumente v Exceli 2010 alebo 2013, ponúkame tri možnosti:

Metóda 1: Zobrazte „Oblasť s informáciami o dokumente“

Táto metóda vám umožňuje zobraziť informácie o dokumente priamo na pracovnom hárku.

Potom sa Excel automaticky vráti do režimu úprav pracovného hárka a medzi pásom s ponukami a pracovnou oblasťou pracovného hárka sa zobrazí „Oblasť s informáciami o dokumente“, ako je znázornené na obrázku nižšie.

Ako vidíte, informačný panel dokumentu zobrazuje obmedzenú množinu vlastností. Ak sa chcete o svojom dokumente dozvedieť viac, prejdite na druhú metódu.

Metóda 2: Otvorte dialógové okno Vlastnosti

Ak tabla s informáciami o dokumente neposkytuje informácie, ktoré potrebujete, skúste získať prístup k rozšíreným vlastnostiam. Prvý spôsob, ako zobraziť ďalšie vlastnosti, je použiť rovnakú „oblasť informácií o dokumente“.

Tu sú zhromaždené informácie o dokumente, ktoré sa nachádzajú na kartách: Sú bežné(všeobecné), Štatistiky(štatistika) a Zlúčenina(Obsah). Na karte môžete upraviť základné informácie Dokument(Súhrn) alebo nastavte ďalšie vlastnosti dokumentu na karte Iní(Vlastné). Chcete vedieť, ako sa to robí? Trpezlivosť! O tom si povieme podrobnejšie neskôr.

Existuje ďalší spôsob, ako vyvolať dialógové okno Vlastnosti(Vlastnosti):

Na obrazovke sa zobrazí rovnaké dialógové okno.

Metóda 3. Použite Windows Explorer

Ďalším jednoduchým spôsobom zobrazenia metadát je použitie programu Windows Prieskumník bez otvorenia pracovného hárka programu Excel.

Teraz poznáte 3 rôzne spôsoby zobrazenia vlastností dokumentu na vašom počítači, takže môžete jednoducho nájsť všetky dôležité informácie.

Zmena vlastností dokumentu

Predtým som sľúbil, že sa porozprávam o tom, ako zmeniť vlastnosti dokumentu. Takže zobrazením vlastností pomocou a opísaného vyššie môžete rýchlo pridať potrebné informácie alebo upraviť existujúce údaje. To je tiež možné, ale nie v systéme Windows 8.

Najrýchlejší spôsob pridania autora

Zmena predvoleného mena autora

V predvolenom nastavení sa ako meno autora dokumentu programu Excel používa používateľské meno systému Windows, ale tento podpis nemusí byť vždy vhodný. V Exceli môžete zmeniť predvolené meno autora tak, aby sa v budúcnosti všade zobrazovalo iba meno, ktoré potrebujete.

Nastavenie vlastných vlastností

komentár: Formát údajov poľa Význam(Hodnota) sa musí zhodovať s tým, čo je vybraté v rozbaľovacom zozname Typ(Typ). Napríklad, ak je vybratý typ údajov číslo(Číslo), potom v poli Význam(Hodnota) Musíte zadať číslo. Hodnoty, ktoré sa nezhodujú s vybratým typom údajov, sa uložia ako text.

Ak kliknete na vlastnosť, ktorú ste práve pridali, a potom kliknite Odstrániť > OK(Odstrániť > OK), táto vlastnosť zmizne.

Zmena iných vlastností dokumentu

Ak chcete zmeniť ďalšie metadáta (okrem mena autora, názvu, značiek a kategórií), použite buď " " alebo (Vlastnosti).

Ak je otvorená „Oblasť informácií o dokumente“, jednoducho umiestnite kurzor do poľa požadovanej vlastnosti a zadajte požadované údaje.
Ak je dialógové okno otvorené Vlastnosti(Vlastnosti), potom prejdite na kartu Dokument(Súhrn) a pridajte alebo zmeňte existujúce údaje v poliach, potom kliknite OK.

Vráťte sa k úprave hárka programu Excel a všetky vykonané zmeny sa automaticky uložia.

Odstránenie vlastností dokumentu

Ak chcete zakryť stopy a uistiť sa, že nikto nemôže nájsť vaše meno alebo názov organizácie vo vlastnostiach dokumentu, použite jednu z nasledujúcich metód, ktorá vám umožní skryť akýkoľvek majetok alebo osobné údaje pred verejným prístupom.

Pripojíme „Dokumentový inšpektor“ k práci

Inšpektor dokumentov sa používa na vyhľadávanie skrytých vlastností a osobných údajov. Okrem toho sa dá použiť na odstránenie vlastností z knihy, ktoré by nemali vidieť ostatní používatelia.

Odstránenie metadát z viacerých dokumentov

Pomocou programu Windows Prieskumník môžete odstrániť vlastnosti z viacerých dokumentov naraz.

komentár: Týmto spôsobom môžete odstrániť akúkoľvek vlastnosť dokumentu z jedného alebo viacerých súborov, aj keď máte v počítači nainštalovaný systém Windows 8.

Ochrana vlastností dokumentu

Ochrana vlastností dokumentu a osobných informácií je užitočná, ak nechcete, aby iní používatelia menili metadáta alebo čokoľvek iné vo vašom dokumente.

Ak potrebujete udeliť právo na úpravu dokumentu iba niektorým používateľom, môžete nastaviť heslo a zdieľať ho s dôveryhodným okruhom ľudí.

Teraz je váš dokument chránený pred neoprávnenými úpravami. Ale buď opatrný! Každý, kto pozná heslo, ho môže ľahko odstrániť z poľa Heslo na zmenu(Heslo na úpravu) a poskytnite ostatným čitateľom vášho dokumentu možnosť zmeniť informácie v pracovnom hárku.

Wow! Článok sa ukázal byť dosť dlhý! Mojím cieľom bolo pokryť všetky dôležité aspekty prezerania, zmeny a odstraňovania vlastností dokumentu. Dúfam, že nájdete správne odpovede na otázky týkajúce sa metadát.

Jedna z najdôležitejších výhod SharePoint Office 365 - jeho integrácia s Microsoft Office 2013, najmä od r Excel 2013.

Poďme analyzovať situáciu: musíte urobiť prezentáciu a prezentovať štatistické informácie o knižnici dokumentov, najlepšie vizuálne - vo forme diagramov atď.
V knižnici dokumentov SharePoint Office 365 neexistujú žiadne takéto vstavané funkcie, ale existuje možnosť nahrať údaje Excel (pre následnú analýzu prvkov knižnice Zdieľaj pointu ). V tomto prípade pracujeme s programom nainštalovaným na lokálnom počítači.

Na karte „KNIŽNICA“ knižnice dokumentov je málo viditeľné tlačidlo (na obrázku označené červenou farbou) - „Exportovať do Excel".

Využime toto tlačidlo a všimnime si ako možnosť možnosť pracovať s údajmi v lokálnom prostredí pomocou známych prostriedkov Excel (napríklad triedenie a filtrovanie na obrázku nižšie):

Teraz prejdime ku konštrukcii diagramov Excel pomocou tlačidla „Odporúčané grafy“ na páse programu. Excel Automaticky zoskupuje údaje do zvýraznených stĺpcov a ponúka možnosti grafov. V príklade ide o histogram zoskupený podľa špeciálneho textového kódu (metadáta) a stĺpcový graf zoskupený podľa autorov a počtu súborov dokumentov (na obrázku nižšie):

Vyberte požadovaný diagram (v príklade podľa autora - „Vytvoril“) a uložte súbor na lokálnom počítači.

Poďme analyzovať situáciu. Povedzme, že som pripravil diagram a o niečo neskôr do knižnice SharePoint Office 365 ďalších účastníkov systému pridalo nové súbory. V tomto prípade musíte pred konečným zverejnením údajov znova otvoriť predtým uložený súbor a na karte „ÚDAJE“ kliknúť na tlačidlo „Aktualizovať všetko“:

Upozorňujeme, že údaje boli aktualizované (na obrázkoch zvýraznené červenou farbou) a diagram sa automaticky zmenil:

Zhŕňam priebežné výsledky 5 častí článku. A tak som to analyzoval na konkrétnych príkladoch:

1. 1.Základné princípy organizácie súborov v knižnici dokumentov SharePoint Office 365 pomocou metadát "Metadáta v Office 365. Časť 1“.

2. 2.Ako organizovať rýchle vyhľadávanie informácií na webových stránkach SharePoint Office 365 pomocou metadát? "Metadáta v Office 365. Časť 2“.

3. 3. Riešenie problémov pri práci s veľkým množstvom informácií v knižnici dokumentov SharePoint Office 365. „Metadáta do Office 365. Časť 3. Triedenie a filtrovanie“ .

4.Rýchlo vyhľadajte informácie v knižnici
Zdieľaj pointu
Kancelária
365 pri spolupráci na viacerých autoroch. "Metadáta v Office 365. Časť 4. Rôzne zobrazenia pre jednu množinu údajov" .

5. 5. Nahrávanie údajov knižnice dokumentov
Zdieľaj pointu
v Exceli na analýzu. "Metadáta v Office 365. Časť 5. Nahrávanie do
Excel na analýzu »/Tento článok