Przechowywanie metadanych w Excelu. Obiekt zasięgu. Usuwanie danych ukrytych i osobistych poprzez skanowanie dokumentów, prezentacji i książek. Zmiana właściwości dokumentów

Współpracuję z usługą zewnętrzną, która obejmuje dane dotyczące paragonów z tej usługi i wyświetla je w programie Excel. Chcę mieć możliwość przechowywania informacji, które loguję się w programie Excel. Obiekt zasięgu. Czy istnieje jakaś właściwość programu Excel. Obiekty zakresu, w których można przechowywać metadane?

Wyjaśnij jak w perspektywie Perspektywa. TaskItem ma ItemProperties, czyli perspektywę. Obiekt właściwości przedmiotu. Czy w Excelu jest coś takiego?

A jeśli nie, najlepszym sposobem jest zapisanie metadanych w Excelu. Zakres?

Edycja: Muszę upierać się przy tych informacjach o metadanych. W ten sposób, jeśli użytkownik zapisze, ukończy i ponownie otworzy samouczek, powinienem móc wyodrębnić te metadane z Excela. Obiekt zakresu (lub dowolna inna właściwość)

2 odpowiedzi

Ponieważ informacje muszą być spójne, przyjąłem prostsze i jaśniejsze podejście. Utwórz nowy arkusz roboczy i nadaj mu nazwę Metadane (jeśli masz wiele tego rodzaju). Ustaw go na VeryHidden (xlSheetVeryHidden nie może być ukryty przed Excelem, nie możesz go ukrywać przed kodem):

Xl.XlSheetVisibility.xlSheetVeryHidden

Zapisz wszystkie metadane dla zakresu R1 w arkuszu metadanych w zakresie R1. W ten sposób Twój kod będzie bardzo prosty i przejrzysty.

Może to wyglądać mniej więcej tak:

Arkusz1.Range.Value = SomeValue; Sheet1Metadata.Range.Value = MetaDataOfSomeValue;

Za każdym razem, gdy tworzymy, otwieramy lub zapisujemy dokument Microsoft Word, zapisywane są w nim dodatkowe informacje zwane metadanymi. To samo można powiedzieć o plikach Microsoft Excel i Microsoft PowerPoint. W niektórych sytuacjach te metadane mogą ujawnić niechciane informacje o nas i narazić nas na szwank.

Chociaż metadane są przechowywane w sposób dorozumiany, nie ma w nich nic przestępczego. Ułatwiają porządkowanie, przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów, a także pomagają zrozumieć ich pochodzenie i przeznaczenie. Są jednak chwile, kiedy nie chcemy ujawniać nazwiska autora dokumentu, daty jego utworzenia czy edycji, wysyłając plik Worda innej osobie.

Aby zapobiec możliwym nieprzyjemnym konsekwencjom, musisz nauczyć się usuwać metadane. Kto wie, w jakie ręce wpadnie dokument Worda z moim nazwiskiem i inicjałami, nazwą organizacji, a nawet nazwą komputera.

Tutaj podzielę się trzema sposobami usuwania metadanych z dokumentów Word.

1. Skorzystaj z wbudowanych możliwości programu Word / Excel / PowerPoint

Jeśli używasz programu Word 2010 lub 2013 (Office 2013), możesz usunąć ukryte informacje o sobie w Inspektorze dokumentów. Na karcie Plik przejdź do sekcji Szczegóły. W grupie Przygotuj się do udostępnienia kliknij Wyszukaj problemy -> Inspektor dokumentów. Rozpoczynamy sprawdzanie w Inspektorze Dokumentów.

Po zakończeniu sprawdzania pojawi się okno z możliwością usunięcia informacji. Obok opcji „Właściwości dokumentu i dane osobowe” kliknij przycisk „Usuń wszystko”.

2. Aplikacja do czyszczenia metadanych dokumentów

Document Metadata Cleaner to bezpłatne narzędzie do usuwania metadanych z dokumentów Microsoft Word, Excel i PowerPoint. Aplikacja ta może nadpisać nazwisko, inicjały, nazwę organizacji, nazwę komputera, nazwę serwera sieciowego lub dysku twardego (w zależności od miejsca przechowywania pliku), nazwiska poprzednich autorów dokumentu, informacje o zmianach i wersjach dokumentu, ukryty tekst lub komórki (Excel), komentarze.

3. Program Doc Scrubber

Doc Scrubber to kolejne bezpłatne narzędzie do analizowania i usuwania ukrytych informacji, które mogą potencjalnie nas narazić na szwank. Doc Scrubber działa w dwóch trybach - w pierwszym wyciąga z dokumentów wszystkie ukryte informacje i pokazuje je, w drugim usuwa metadane z wybranego dokumentu lub grupy dokumentów zgromadzonych w jednym folderze.

Istnieją również płatne narzędzia, które pomagają usuwać metadane z dokumentów. Ale czy ich potrzebujemy?

Dzisiaj porozmawiamy o tym, jakie właściwości ma dokument oraz jak je przeglądać i edytować w Excelu 2010 i 2013. Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się także, jak zabezpieczyć dokument przed zmianami i jak usunąć dane osobowe z Arkusz excel.

Pamiętasz, jak się czułeś, kiedy po raz pierwszy zacząłeś korzystać z programu Excel 2010 lub 2013? Osobiście czasami bardzo się denerwuję, gdy nie mogę znaleźć potrzebnego narzędzia lub opcji tam, gdzie byłem przyzwyczajony do tego w poprzednich wersjach programu Excel. To samo tyczy się właściwości dokumentów w Excelu 2010 / 2013. W tych wersjach są one dość głęboko ukryte, ale mimo to szybko do nich dotrzemy.

W tym artykule znajdziesz szczegółowe instrukcje jak przeglądać i zmieniać właściwości dokumentu, jak zabezpieczyć dokument przed zmianami oraz jak usunąć dane osobowe z arkusza Excel. Iść!

Jakie właściwości ma dokument?

Zanim zaczniemy uczyć się, jak przeglądać, zmieniać i usuwać właściwości dokumentów (metadane) w Excelu 2010 i 2013, dowiedzmy się, jakie właściwości zazwyczaj mają dokumenty MS Office.

Typ 1. Właściwości standardowe– wspólne dla wszystkich aplikacji Office. Obejmuje to podstawowe informacje o dokumencie – tytuł, temat, autor, notatka i tak dalej. Możesz ręcznie ustawić własne wartości tekstowe dla tych właściwości, aby ułatwić znalezienie żądanego dokumentu na swoim komputerze.

Typ 2. Automatycznie aktualizowane właściwości to dane o pliku dokumentu, który jest zarządzany i modyfikowany przez system. Na przykład rozmiar pliku i czas jego utworzenia lub modyfikacji. Niektóre właściwości są unikalne dla dokumentów w określonej aplikacji, na przykład liczba stron, słów, znaków lub wersja aplikacji. Takie właściwości są aktualizowane automatycznie podczas edycji.

Typ 3. Właściwości niestandardowe są właściwościami określonymi przez użytkownika. Możesz samodzielnie dodać dodatkowe właściwości do dokumentu pakietu Office.

Typ 4. Właściwości organizacji to właściwości zdefiniowane przez Twoją organizację.

Wpisz 5. Właściwości biblioteki dokumentów odnosi się do dokumentów znajdujących się w bibliotece dokumentów w witrynie lub w folderze udostępnionym. Osoba tworząca bibliotekę może ustawić niektóre właściwości dokumentów biblioteki i ustalić reguły dla ich wartości. Dodając dokument do takiej biblioteki, konieczne będzie wprowadzenie wartości wszystkich wymaganych właściwości lub poprawienie istniejących właściwości zgodnie z ustalonymi zasadami.

Przeglądanie właściwości dokumentu

Dla tych, którzy nie wiedzą, gdzie znaleźć informacje o dokumencie w programie Excel 2010 lub 2013, oferujemy trzy opcje:

Metoda 1: Wyświetl „obszar informacji o dokumencie”

Ta metoda umożliwia przeglądanie informacji o dokumencie bezpośrednio w arkuszu.

Następnie Excel automatycznie powraca do trybu edycji arkusza, a pomiędzy wstążką menu a obszarem roboczym arkusza widzimy „Obszar informacji o dokumencie”, jak pokazano na obrazku poniżej.

Jak widać, panel informacji o dokumencie pokazuje ograniczony zestaw właściwości. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o swoim dokumencie, przejdź do drugiej metody.

Metoda 2: Otwórz okno dialogowe Właściwości

Jeśli okienko informacji o dokumencie nie zawiera potrzebnych informacji, spróbuj uzyskać dostęp do właściwości zaawansowanych. Pierwszym sposobem wyświetlenia dodatkowych właściwości jest użycie tego samego „obszaru informacji o dokumencie”.

Tutaj zebrane są informacje o dokumencie, które znajdują się na zakładkach: Są pospolite(Ogólny), Statystyka(Statystyki) i Mieszanina(Zawartość). Na zakładce możesz edytować podstawowe informacje Dokument(Podsumowanie) lub ustaw dodatkowe właściwości dokumentu na zakładce Inni(Zwyczaj). Chcesz wiedzieć jak to się robi? Cierpliwość! Porozmawiamy o tym bardziej szczegółowo później.

Istnieje inny sposób wywołania okna dialogowego Nieruchomości(Nieruchomości):

To samo okno dialogowe pojawi się na ekranie.

Metoda 3. Użyj Eksploratora Windows

Innym łatwym sposobem wyświetlania metadanych jest użycie Eksploratora Windows bez otwierania arkusza programu Excel.

Teraz znasz 3 różne sposoby przeglądania właściwości dokumentu na komputerze, dzięki czemu możesz łatwo znaleźć wszystkie ważne informacje.

Zmiana właściwości dokumentu

Wcześniej obiecałem porozmawiać o tym, jak zmienić właściwości dokumentu. Przeglądając więc właściwości za pomocą i opisanych powyżej, możesz szybko dodać niezbędne informacje lub edytować istniejące dane. Jest to również możliwe, ale nie w systemie Windows 8.

Najszybszy sposób na dodanie autora

Zmiana domyślnej nazwy autora

Domyślnie nazwa użytkownika systemu Windows jest używana jako nazwisko autora dokumentu Excel, ale ten podpis nie zawsze może być odpowiedni. W Excelu możesz zmienić domyślną nazwę autora, tak aby w przyszłości wszędzie pojawiało się tylko to, czego potrzebujesz.

Konfigurowanie właściwości niestandardowych

Komentarz: Format danych pola Oznaczający(Wartość) musi odpowiadać wartości wybranej z listy rozwijanej Typ(Typ). Na przykład, jeśli wybrano typ danych Numer(Numer), a następnie w polu Oznaczający(Wartość) Należy wprowadzić liczbę. Wartości niepasujące do wybranego typu danych zostaną zapisane jako tekst.

Jeśli klikniesz właśnie dodaną właściwość, a następnie kliknij Usuwać > OK(Usuń > OK), ta właściwość zniknie.

Zmiana innych właściwości dokumentu

Aby zmienić inne metadane (oprócz nazwiska autora, tytułu, tagów i kategorii), użyj „ ” lub (Właściwości).

Jeśli „Obszar informacji o dokumencie” jest otwarty, po prostu umieść kursor w polu żądanej właściwości i wprowadź wymagane dane.
Jeśli okno dialogowe jest otwarte Nieruchomości(Właściwości), a następnie przejdź do zakładki Dokument(Podsumowanie) i dodaj lub zmień istniejące dane w polach, a następnie kliknij OK.

Wróć do edycji arkusza Excel, a wszystkie wprowadzone zmiany zostaną zapisane automatycznie.

Usuwanie właściwości dokumentu

Jeśli chcesz zatrzeć ślady i mieć pewność, że nikt nie znajdzie Twojego nazwiska ani nazwy organizacji we właściwościach dokumentu, skorzystaj z jednej z poniższych metod, które pozwolą Ci ukryć przed publicznym dostępem dowolną własność lub dane osobowe.

Podłączamy do pracy „Inspektora dokumentów”.

Inspektor dokumentów służy do wyszukiwania ukrytych właściwości i danych osobowych. Dodatkowo można go użyć do usunięcia z książki właściwości, które nie powinny być widoczne dla innych użytkowników.

Usuwanie metadanych z wielu dokumentów

Za pomocą Eksploratora Windows możesz usuwać właściwości z wielu dokumentów jednocześnie.

Komentarz: W ten sposób możesz usunąć dowolną właściwość dokumentu z jednego lub większej liczby plików, nawet jeśli na komputerze jest zainstalowany system Windows 8.

Ochrona właściwości dokumentu

Ochrona właściwości dokumentu i danych osobowych jest przydatna, jeśli nie chcesz, aby inni użytkownicy zmieniali metadane lub cokolwiek innego w dokumencie.

Jeśli chcesz przyznać uprawnienia do edycji dokumentu tylko niektórym użytkownikom, możesz ustawić hasło i udostępnić je zaufanemu gronu osób.

Teraz Twój dokument jest chroniony przed nieautoryzowaną edycją. Ale bądź ostrożny! Każdy, kto zna hasło, może łatwo usunąć je z pola Hasło do zmiany(Hasło do modyfikacji) i daj innym czytelnikom Twojego dokumentu możliwość zmiany informacji w arkuszu.

Wow! Artykuł okazał się dość długi! Moim celem było omówienie wszystkich godnych uwagi aspektów przeglądania, zmiany i usuwania właściwości dokumentu. Mam nadzieję, że znajdziesz właściwe odpowiedzi na pytania dotyczące metadanych.

Jedna z najważniejszych zalet Biuro SharePointa 365 - jego integracja z Microsoft Office 2013, w szczególności od Excela 2013.

Przeanalizujmy sytuację: trzeba zrobić prezentację i przedstawić informacje statystyczne na temat biblioteki dokumentów, najlepiej wizualnie - w formie diagramów itp.
W bibliotece dokumentów Biuro SharePointa 365 nie ma takich wbudowanych możliwości, ale istnieje możliwość wgrania danych do Przewyższać (do późniejszej analizy elementów biblioteki SharePointa ). W tym przypadku pracujemy z programem zainstalowanym na komputerze lokalnym.

W zakładce „BIBLIOTEKA” biblioteki dokumentów znajduje się mało zauważalny przycisk (zaznaczony na rysunku na czerwono) - „Eksportuj do Przewyższać".

Użyjmy tego przycisku i zwróćmy uwagę, jako opcję, na możliwość pracy z danymi w środowisku lokalnym przy użyciu znanych środków Przewyższać (na przykład sortowanie i filtrowanie na poniższym rysunku):

Przejdźmy teraz do konstruowania diagramów w Przewyższać za pomocą przycisku „Polecane wykresy” na wstążce programu. Przewyższać Automatycznie grupuje dane w wyróżnione kolumny i oferuje opcje wykresów. W przykładzie jest to histogram pogrupowany według specjalnego kodu tekstu (metadanych) oraz wykres słupkowy pogrupowany według autorów i liczby plików dokumentów (na rysunku poniżej):

Wybierz żądany diagram (w przykładzie autora - „Utworzony przez”) i zapisz plik na swoim komputerze lokalnym.

Przeanalizujmy sytuację. Powiedzmy, że przygotowałem schemat, a trochę później do biblioteki Biuro SharePointa 365 innych uczestników systemu dodało nowe pliki. W takim przypadku przed ostateczną publikacją danych należy ponownie otworzyć zapisany wcześniej plik i w zakładce „DANE” kliknąć przycisk „Aktualizuj wszystko”:

Należy pamiętać, że dane zostały zaktualizowane (zaznaczone na czerwono na rysunkach), a wykres zmienił się automatycznie:

Podsumowuję tymczasowe wyniki 5 części artykułu. Przeanalizowałem to więc na konkretnych przykładach:

1. 1.Podstawowe zasady organizacji plików w bibliotece dokumentów Biuro SharePointa 365 przy użyciu metadanych „Metadane w Office 365. Część 1”.

2. 2.Jak zorganizować szybkie wyszukiwanie informacji na stronach internetowych Biuro SharePointa 365 używając metadanych? „Metadane w Office 365. Część 2”.

3. 3. Rozwiązywanie problemów podczas pracy z dużą ilością informacji w bibliotece dokumentów Biuro SharePointa 365. „Metadane do Office 365. Część 3. Sortowanie i filtrowanie” .

4.Szybko szukaj informacji w bibliotece
SharePointa
Biuro
365 w przypadku współpracy nad wieloma autorami. „Metadane w Office 365. Część 4. Różne widoki dla jednego zbioru danych” .

5. 5. Przesyłanie danych biblioteki dokumentów
SharePointa
w Excelu Do analizy. „Metadane w Office 365. Część 5. Przesyłanie do
Excel do analizy »/Ten artykuł