Breve panoramica sui portali aziendali. Breve panoramica sui portali aziendali Quali aziende necessitano di un portale aziendale
Un sito web aziendale è una risorsa Internet contenente informazioni complete sull'azienda, i suoi servizi/prodotti, eventi nella vita dell'azienda, storia dello sviluppo e molto altro.
Tuttavia:
Un portale aziendale è un'interfaccia web che fornisce ai dipendenti l'accesso ai dati aziendali di un'azienda.
In altre parole, un portale aziendale è il tuo “ufficio virtuale” che consente ai tuoi dipendenti di scambiare informazioni, documenti, aggiungere, modificare, eliminare e, soprattutto, lavorare insieme. Ma questo è in senso generale.
Infatti, i portali aziendali forniscono una varietà di funzionalità specifiche per soddisfare le esigenze aziendali. Alcune aziende sviluppano autonomamente un portale aziendale individuale e unico per il lavoro (ma questo non è economico, per usare un eufemismo), oppure puoi prendere una soluzione già pronta e personalizzarla in base alle tue esigenze specifiche.
Perché hai bisogno di un portale aziendale?
Perché voi, proprietari di aziende, ne avete bisogno? Diamo un'occhiata ai vantaggi dei portali aziendali?
Primo- questo è ciò che otteniamo un sistema per archiviare e organizzare tutte le informazioni importanti sui clienti. Monitoriamo le richieste dei clienti in arrivo. Per dirla semplicemente, ricevi lettere, chiamate, richieste dal sito web, messaggi sui social network e messaggistica istantanea. Potrebbero essere richieste dei tuoi clienti nuovi o esistenti, offerte dei tuoi fornitori e partner. (Tutto questo si chiama LEADS). Innanzitutto, tutte queste informazioni devono essere raccolte, archiviate e preferibilmente classificate. Quindi analizza e utilizza, ad esempio, per identificare le piattaforme pubblicitarie più efficaci Bitrix24 raccoglie automaticamente tutti i lead provenienti da diverse fonti in un unico database: i lead vengono raccolti dalle email aziendali, dai sistemi di linea aperta, dalle telefonate, dalle chat e dai moduli web dei tuoi clienti. siti e in generale un sacco di tutto (ne parlerò in altri articoli).
Per quello? Affinché i tuoi dipendenti smettano di ammalarsi quando ricordano come hanno comunicato con il cliente tramite Viber, posta o consulente online sul sito. I tuoi dipendenti hanno accesso a queste informazioni ovunque sia disponibile un accesso a Internet; possono anche accedere al portale dal proprio telefono. Non è necessario installare alcun software aggiuntivo sul computer, la giornata lavorativa del dipendente inizierà semplicemente: arriva, si siede al tavolo, si connette al portale aziendale e basta, è pronto per lavorare. Tutti i tuoi dipendenti (anche se lavorano in uffici diversi) possono accedere rapidamente alle informazioni e comunicare tra loro.
Secondo- in ordine, ma non in termini di importanza per la vostra azienda, vale a dire per il reparto vendite - è un sistema di gestione delle relazioni con i clienti - CRM. Cioè, dopo aver ricevuto una domanda, il tuo manager deve eseguire una serie di azioni prima che il cliente paghi.
Ad esempio: sei un'agenzia di viaggi. Hai ricevuto una domanda dal sito web "Voglio andare in Turchia". Il tuo manager deve contattare il cliente e chiarire le informazioni (nome del cliente, per quali date ha bisogno del tour, quante persone andranno, quante stelle ha l'hotel). dovrebbe avere, ecc.). Successivamente deve creare una proposta commerciale (possibilmente più di una) e inviarla al cliente.
Si consiglia di fissarsi un promemoria dopo 4 giorni: "Richiama Pavel Semenovich e scopri quale tour ha scelto". Se il cliente resiste, offrigli uno sconto fino al 10%. Se sei d'accordo su tutto, redige e inviagli un contratto, un'assicurazione e una fattura. Infine, devi salvare le copie dei documenti firmati e attendere il pagamento.
Questo tipo di sequenza di azioni in un'azienda è chiamata "processo aziendale". In realtà esistono molti di questi processi e sarebbe bello se alcuni di essi fossero automatizzati (ad esempio, la generazione di un documento di proposta commerciale)
Perché hai bisogno di un CRM? Per non perdere nemmeno un cliente (non puoi nemmeno immaginare quanti ne hai già persi semplicemente perché il gestore non ha richiamato in tempo). Per non insegnare al nuovo manager come lavorare, ma perché capisca chiaramente cosa fare. In modo da avere informazioni complete sul cliente e poter, ad esempio, vendere qualcosa in base ad esso. In modo che quando un dipendente se ne va, puoi facilmente trasferire i suoi clienti a un altro manager, poiché hai l'intera storia di lavoro con questi clienti. Perché hai bisogno dell’automazione dei processi aziendali? Tutto è semplice qui. Se molte azioni di routine vengono eseguite automaticamente, i tuoi dipendenti non perdono tempo in questo, lavorano più velocemente e possono elaborare più clienti e rispondere più rapidamente (rispetto, ad esempio, ai tuoi concorrenti). E questo è vantaggioso sia dal punto di vista delle vendite, sia dal punto di vista dell'immagine generale dell'azienda.
Terzo- Questo sistemi di gestione delle attività e dei progetti. Qualsiasi attività, anche modesta, è costituita da compiti e sottoattività che devono essere affidati a determinate persone e completati entro un certo tempo. Le sequenze ripetute frequentemente, come l'emissione di fatture o l'approvazione sequenziale di contratti o il coordinamento delle richieste di ferie con tutti i manager, possono essere automatizzate. In questo caso, è necessario richiedere un'interfaccia (visiva) comoda e intuitiva dal portale aziendale per la gestione e il monitoraggio di tutte le attività, la distribuzione dei ruoli nelle attività (chi è responsabile? Chi aiuta? Chi sta solo osservando?), un semplice controllo di scadenze delle attività con promemoria, raggruppamento delle attività per progetti, presenza di attività regolari impostate, ad esempio, una volta al mese o trimestre.
Per quello? Se ti occupi di vendite pure, questo sistema può accelerare i processi interni dell'azienda (ad esempio, un'attività nel reparto forniture per acquistare forniture per ufficio o un'attività nel reparto IT per installare un monitor per un nuovo dipendente, ecc. .). Se sei un'azienda manifatturiera, ovvero produci un determinato prodotto (materiale o software), allora hai bisogno di un sistema come l'aria. Il tuo reddito dipende direttamente da quanto i tuoi dipendenti si sentono a proprio agio nell'utilizzare il sistema di gestione dei progetti. E in generale, senza di essa, affogherai in pezzi di carta gialli appiccicosi, ordini e rapporti.
Il quarto. E ovviamente il grande blocco finale... Controllo e analisi. Più un’azienda diventa grande, più diventa difficile controllare i dipendenti. Dovresti essere in grado di ottenere statistiche sulle prestazioni di ciascun dipendente. Quante chiamate? Quante attività sono state completate? Quante ore di straordinario?
Inoltre, i capi dipartimento dovrebbero essere in grado di analizzare le prestazioni del dipartimento. Finché non puoi calcolare la performance dell'azienda in numeri, non puoi svilupparti. Il portale aziendale, a sua volta, dovrebbe consentire di creare report su un'ampia varietà di parametri e di farlo in modo semplice e chiaro.
Perchè ti serve? Migliorare innanzitutto la disciplina del lavoro. Quanto tempo trascorre il dipendente al lavoro? Quanto efficacemente funziona? Quale percentuale delle sue richieste diventano tuoi clienti? In secondo luogo, identificare le aree sottili. A volte non sai nemmeno in quale fase l'implementazione dei progetti e le vendite stanno rallentando. E in terzo luogo, determinare la strategia di sviluppo della tua azienda. Ma qui c'è una sfumatura: tutte le analisi nel portale aziendale sono rilevanti solo quando tutto il personale necessario vi lavora.
A chi e quando?
Chi ha bisogno di un portale aziendale? Quasi ogni campo di attività (commercio, produzione, medicina, fornitura di servizi, ecc.) in un modo o nell'altro crea un sistema informativo attorno a sé. Ad esempio, tutti i responsabili delle vendite ricevono richieste via telefono e posta. Si scambiano informazioni tra loro tramite Skype. Approva contratti e dichiarazioni con la direzione in forma cartacea. Le Naiadi arrivano nel reparto produttivo anche sotto forma di pezzi di carta. Ci è stato anche ricordato che ogni buon dipendente porta con sé un elenco di attività sul proprio telefono. E la base clienti, nella migliore delle ipotesi, è in 1Ske, con cui non tutti possono lavorare, nel peggiore dei casi, ma spesso la base è generalmente in fogli di calcolo Excel. E i responsabili dei parti ti portano rapporti con dati non verificabili. Se riconosci te stesso e la tua azienda in questi esempi e capisci perché tutto ciò è negativo, allora hai bisogno di un portale aziendale e sei pronto per implementarlo.
E la domanda più terribile, quando è necessario e da dove cominciare? Devi iniziare identificando, registrando e standardizzando i processi aziendali più importanti per la tua azienda. Molto probabilmente, ora tutti svolgono il lavoro non secondo alcune istruzioni generali, ma perché sanno come e come lo fanno (anche se non sempre bene), quindi è necessario scrivere, e preferibilmente disegnare, diagrammi di flusso di tutti i processi aziendali importanti di l'azienda . Perchè farlo prima di implementare un portale aziendale? È solo che se non lo fai, tutto accadrà di nuovo e i tuoi dipendenti lavoreranno “alcuni nella foresta, altri per la legna da ardere”. Con un programma di lavoro del genere, come puoi presentare e formare una nuova persona? Non c'è modo. Pertanto, standardizzare prima i processi aziendali, quindi le istruzioni per lavorare con il portale e solo successivamente è possibile installare un portale aziendale.
Un portale intranet aziendale è un unico spazio informativo virtuale di un'azienda, in altre parole, l'intera vita interna di un'organizzazione su un unico sito. Solo i dipendenti e il management dell'azienda hanno accesso alla risorsa “segreta”. L'introduzione di questo strumento nei processi lavorativi aumenta non solo la produttività del lavoro. Realizzando un portale intranet, l'azienda velocizza notevolmente i propri processi aziendali. Il portale Rabota.ru ha deciso di chiedere quali informazioni contengano i portali intranet delle più grandi società russe.
Le aziende che hanno deciso di creare un portale intranet aziendale aumentano significativamente l'efficienza del proprio personale, perché con l'aiuto di questo strumento, letteralmente in pochi secondi, tutte le informazioni necessarie diventano disponibili ai dipendenti, il che, a sua volta, consente un notevole risparmio di tempo .
Un unico spazio informazioni è un comodo spazio di lavoro con un'ampia gamma di funzioni. L'intranet, oltre alle informazioni su tutti i dipendenti (foto, posizioni, nomi del dipartimento in cui lavora lo specialista, numeri di telefono di lavoro, e-mail), contiene notizie aziendali accessibili a tutti, informazioni di riferimento - numeri di telefono di tutte le divisioni e dipartimenti, informazioni sui posti vacanti aperti, sui compleanni dei dipendenti e sulle date significative. Inoltre, l'intranet può contenere vari reportage fotografici su eventi e piani di marketing dell'organizzazione. Può contenere modelli di documenti (ad esempio, domande di ferie) e istruzioni per compilarli, campioni di lettere commerciali, ecc.
Naturalmente, il contenuto della risorsa informativa interna non si limita all'elenco sopra riportato. Abbiamo deciso di chiedere ai rappresentanti di aziende leader informazioni sulla funzionalità e sul contenuto dei loro portali Intranet.
Caso 1. LG Electronics RUS
Alexander Karpov, Direttore delle risorse umane, LG Electronics RUS:
“L’obiettivo principale del portale intranet della nostra azienda è creare le massime opportunità per qualsiasi dipendente di ricevere informazioni che sono importanti per lui.
Consideriamo l'apertura delle informazioni come un elemento essenziale della nostra cultura aziendale, come una condizione assolutamente necessaria per la formazione della fiducia tra i dipendenti e l'azienda.
Gli obiettivi perseguiti dai manager, oltre all'obiettivo generale di creare fiducia sopra descritto, sono eliminare le barriere informative interne, garantire un accesso rapido e senza ostacoli alle informazioni e aumentare la velocità e la qualità delle comunicazioni per risolvere eventuali problemi, sia industriali che sociali.
Il nostro spazio intranet crea una sorta di ambiente comune per tutti i dipendenti, uno spazio virtuale che riflette adeguatamente e pienamente le realtà dell'azienda. I problemi risolti da questo spazio sono molto sfaccettati e sono in costante espansione con lo sviluppo della tecnologia e la nostra comprensione delle nuove opportunità applicative emergenti.
Molti processi che in precedenza erano difficili o impossibili da implementare a causa dell’intensità del lavoro e del costo della perdita di informazioni, sono ora diventati parte della nostra normale vita produttiva. Lasciate che vi faccia alcuni esempi. Lo stabilimento impiega circa 3.000 persone provenienti da decine di località. Ci aiuta a garantire la consegna da e per il lavoro il sistema di ordinazione dei trasporti creato sul portale, attraverso il quale ogni dipendente prenota un posto su un autobus aziendale direttamente dal proprio posto di lavoro. Un altro esempio. Sul portale ogni dipendente può leggere le notizie aziendali sul blog aziendale, nonché esprimere la propria opinione su temi urgenti sul forum. Selezioniamo e premiamo trimestralmente i migliori dipendenti. Il portale ha reso questo processo il più aperto e democratico possibile. Ogni specialista può scoprire quali risultati eccezionali ha ottenuto il richiedente e votare per il candidato più meritevole. Il portale contiene anche il catalogo della nostra biblioteca di fabbrica, che contiene già più di 500 libri. Ogni dipendente può ordinare la pubblicazione che gli interessa. Puoi anche contattare i nostri specialisti IT per ricevere supporto attraverso il portale. Attribuiamo grande importanza alle opinioni dei clienti su di noi e sui nostri prodotti. Per molte divisioni, i clienti sono altre divisioni. E la qualità dei servizi forniti ai clienti interni viene valutata trimestralmente attraverso il portale. Attraverso il portale valutiamo il coinvolgimento dei dipendenti. Il sito contiene anche il nostro album fotografico della fabbrica: in esso puoi vedere, ad esempio, fotografie della costruzione dello stabilimento nel 2005, foto del nostro tradizionale festival sportivo di maggio, foto che ritraggono la partecipazione dei nostri dipendenti ai Donor Days o foto fornite dai nostri dipendenti per il concorso fotografico sulle piante. Il portale contiene le descrizioni di tutte le politiche e procedure attuali che riguardano ciascuno specialista, moduli e moduli di tutti i documenti standard. E questo non è un elenco completo di ciò per cui utilizziamo il nostro sito Web interno. E il numero di tali risorse e servizi è in costante aumento.
I vantaggi di realizzare un portale intranet aziendale sono, come ho già detto, la possibilità di ricevere istantaneamente qualsiasi informazione importante sia di carattere industriale che sociale. Ciò dà ai dipendenti un senso di appartenenza, coinvolgimento negli affari dell’azienda e responsabilità per il suo futuro. E consideriamo queste emozioni fondamentali per il nostro sviluppo e la nostra prosperità a lungo termine.
Come ogni nuovo canale di comunicazione, un portale intranet richiede una certa cultura della comunicazione. E se tutti i partecipanti hanno una tale cultura, l'azienda riceve solo vantaggi dal portale. E la cultura della comunicazione può e deve essere insegnata. E lo facciamo, anche attraverso una formazione specifica.
Oltre ai principali servizi del nostro sito Web interno sopra descritti, contiene informazioni sui dipendenti, i loro numeri di contatto e indirizzi e-mail aziendali. Pubblichiamo sul portale informazioni su tutti i posti vacanti aperti nello stabilimento, invitando i dipendenti a indicare il loro interesse per una posizione aperta o a nominare uno dei loro amici o conoscenti per una posizione vacante. Utilizzando il portale informiamo i dipendenti sulla possibilità di acquistare prodotti scontati e organizziamo una lotteria tra gli interessati.
In generale, voglio sottolineare che il portale è uno strumento molto potente per dimostrare a tutti i dipendenti l'unità delle parole e delle azioni dell'azienda, il rispetto dell'azienda per i dipendenti e il suo desiderio di creare tutte le condizioni affinché tutti possano sentirsi membri di una grande famiglia aziendale”.
Caso 2. Alfa Capital Management Company
Yuri Grigoryan, Direttore della gestione delle risorse umane presso Alfa Capital Management Company:
“Dato che la intranet si sta progressivamente evolvendo da semplice elenco telefonico a potente strumento di lavoro “multifunzionale”, è molto difficile individuarne una finalità precisa.
Dal punto di vista della cultura aziendale, l'obiettivo del nostro portale intranet è creare uno spazio informativo aziendale unificato. Tutto è semplice qui. Siamo un'azienda di medie dimensioni, ma i nostri dipendenti lavorano nelle più grandi città del paese, da Yuzhno-Sakhalinsk e Vladivostok a Kaliningrad e Rostov sul Don. E a volte si scopre che la distanza dal collega più vicino è di centinaia di chilometri. Se aggiungiamo anche che alcuni dipendenti lavorano negli uffici degli impianti, sul territorio di altre organizzazioni, allora il compito di trasmettere la cultura aziendale, la missione e i valori dell'azienda senza la presenza di una risorsa informativa di alta qualità sarà semplicemente irraggiungibile . Questo è il primo obiettivo lavorativo: il sito web interno permette a ciascun dipendente di sentirsi parte di un tutto unico, di essere parte attiva nella vita dell'azienda, indipendentemente dalla distanza dalla sede centrale, e di essere permeato dall'idea di ogni giorno l'azienda da varie sezioni.
Dal punto di vista del nostro lavoro quotidiano, l'Intranet risolve completamente il problema delle comunicazioni interne: include un comodo elenco telefonico con fotografie di colleghi, funzioni svolte, interessi e una biblioteca ampliata di documenti, informazioni su nuovi dipendenti, compleanni, un calendario delle assenze, numerose chat e forum, un programma di messaggistica interna e, naturalmente, un blocco notizie. Come possiamo vedere, la gamma e il focus della componente di comunicazione sono ampi, il che ci consente di risolvere efficacemente problemi di comunicazione interna di qualsiasi livello di complessità.
L’importante è che sia un unico strumento per trasmettere la mission e i valori aziendali dell’azienda. Successivamente, viene completamente risolto il problema della creazione di una comunicazione interna efficace, ovvero gestiamo i flussi di informazioni, che consentono loro di essere costantemente modificati per adattarsi alle attuali attività aziendali. Altri obiettivi del sito interno includono: la creazione e la gestione di gruppi di lavoro e non ci sono restrizioni sugli argomenti, tra cui un gruppo di ottimizzazione dei processi e una squadra di calcio. Ma l'obiettivo principale è creare comunità professionali all'interno dell'azienda, fornendo informazioni con l'intera gamma di strumenti e documenti per qualsiasi dipendente (dagli standard di prestazione lavorativa alle presentazioni dei clienti e alle tariffe), cosa particolarmente importante per i principianti. Sul portale interno abbiamo creato una libreria di tutti i documenti e abbiamo accompagnato ciascuno di essi con le istruzioni per la compilazione. Ad esempio, se vuoi scrivere una domanda di ferie, trova i documenti di lavoro nell'elenco dei documenti, seleziona la sezione "Domanda", apri il modello che ti serve e le istruzioni per compilarlo sono già allegate. Inoltre, utilizzando l'intranet, coinvolgiamo i dipendenti nella vita aziendale attraverso vari sondaggi, concorsi, ecc.
L'intranet presenta molti vantaggi, ma il principale è un livello di comunicazione interna qualitativamente diverso, che, ovviamente, facilita notevolmente la soluzione di molti compiti sia quotidiani che strategici. E se andiamo oltre, il livello di sviluppo delle comunicazioni interne è direttamente correlato al livello di sviluppo della cultura aziendale dell’azienda e riflette i suoi veri interessi e priorità. Come utilizzatore di questo sistema, posso dire che ne scopro i benefici ogni giorno. Allo stesso tempo, ogni volta dico: “È così bello avere una Intranet”. E nonostante sia passato più di un anno dalla sua introduzione, il traffico verso il portale è in crescita. Abbiamo iniziato con il 50% dei dipendenti che utilizzavano il sito web interno. Grazie al costante lavoro con l'utilizzatore finale abbiamo portato questo valore al 90%-95%.
"Responsabile delle risorse umane. Gestione del personale", 2011, N 1
PORTALE INTRANET NEL SISTEMA DI COMUNICAZIONE INTERNA
L'articolo è dedicato all'analisi dell'utilizzo di un portale intranet come strumento per migliorare l'efficienza gestionale. Vengono riepilogate le caratteristiche e le funzionalità del portale intranet. La metodologia per la sua attuazione sviluppata dall'autore è presentata utilizzando l'esempio della principale banca della Repubblica di Sakha (Yakutia) - JSCB "Almazergienbank" (OJSC).
Dizionario della gestione del personale. Il portale Intranet è un sistema informativo che fornisce agli utenti un unico accesso personalizzato autorizzato alle risorse informative e alle applicazioni interne ed esterne dell'organizzazione.
Come mostra l'analisi delle indagini e dei questionari sociologici, i tipici punti deboli di molte organizzazioni russe sono: un sistema debole di comunicazione, comunicazione aziendale e cultura, un basso livello di scambio di informazioni e risorse. C'è anche un basso livello di adattamento del personale, reclutamento interno, motivazione, sviluppo del personale, ignoranza da parte del personale della missione, degli scopi e degli obiettivi strategici, dei piani di sviluppo, di conseguenza, le organizzazioni hanno una debole resistenza ai fattori ambientali e all'incontrollabilità dei processi aziendali. E questo è nel 21 ° secolo, nell'era dello sviluppo della tecnologia dell'informazione, della rapida introduzione di Internet come mezzo e strumento per la gestione dei processi!
Come superare i momenti deboli? Come migliorare il grado di gestione dei processi aziendali? Come ottimizzare i flussi di comunicazione e informazione? Quali tecnologie utilizzare per migliorare efficienza ed efficacia?
Una soluzione potrebbe essere la creazione e il supporto del portale intranet di un'organizzazione. Il portale intranet (sito web) è la base del sistema informativo aziendale, che consente soluzioni aggiuntive ai compiti dei servizi di gestione del personale dell'organizzazione. In questo articolo considereremo un progetto per implementare un portale intranet utilizzando l'esempio della banca leader della Repubblica di Sakha (Yakutia) - JSCB Almazergienbank (OJSC).
Informazioni sull'azienda. La banca - attualmente JSCB Almazergienbank (OJSC) - è stata fondata nel 1993 come istituto di credito al servizio della provincia diamantifera della repubblica - Yakutia. Il 18 giugno 1993, in una riunione dei fondatori, è stata presa la decisione di creare la banca commerciale Ergien (società in accomandita semplice), che successivamente, il 15 febbraio 1994, è stata ribattezzata CB Almazergienbank. Il 30 dicembre 1998 cambia la forma organizzativa e giuridica della banca: la LLP si trasforma in società a responsabilità limitata. Il 23 luglio 2003 la banca è stata trasformata in una banca commerciale per azioni "Almazergienbank" (società per azioni aperta).
La banca impiega circa 500 dipendenti nella sede centrale, 6 filiali e 8 uffici aggiuntivi (Fig. 1). I dipendenti di età compresa tra i 30 ei 40 anni sono 374, pari al 68% dell'organico. Circa il 75% dei dipendenti ha un'istruzione professionale superiore, per lo più solo il personale tecnico ha un'istruzione secondaria, i dipendenti migliorano costantemente le proprie competenze (Tabella 1).
Numero del personale della JSCB "Almazergienbank" (OJSC)
400 ┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ┌─┐ │
350 ┼───────────────────────────────────── ─ ────────── ────────┤ ├─────┤
300 ┼───────────────────────────────────── ─ ─────────283 ──────┤ ├─────┤
│ ┌─┐ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
250 ┼───────────────────────────────────── ─ 245──────┤ ├─ ─────┤ ├─────┤
│ ┌─┐ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
200 ┼─────────────────────────────187──────┤ ─ ─────┤ ├── ─ ───┤ 194───┤
│ ┌─┐ │ │ │ 172 │ ├─┐ │
│ │ │ │ │ │ ├─┐ │ │*│ │
│ │ │ │ │ │ │*│ │ │*│ │
150 ┼────────────────────136──────┤ ├──────┤ ├ ──────┤ │*├─ ───┤ │*├───┤
│ ┌─┐ │ 121 │ 121 │ │*│ │ │*│ │
│ 113 │ │ │ ├─┐ │ ├─┐ │ │*│ │ │*│ │
│ ┌─┐ │ │ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │
100 ┼───88──────┤ ├──────┤ ├──────┤ │*├────┤ │*├ ────┤ │*├── ──┤ │*├───┤
│ ┌─┐ │ │ │ │79 │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │
│ │ │72 │ │ │ ├─┐ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │
│ │ ├─┐ │ │ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │
50 ┼──┤ │*├────┤ ├──────┤ │*├────┤ │*├────┤ │*├─ ───┤ │*├── ──┤ │*├───┤
│ │ │*│ │ │ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │
│ │ │*│ │ │ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │
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2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
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│ ┌─┐ ┌─┐ │
│ │ │ - sedi centrali e ulteriori │*│ - filiali │
│ └─┘ └─┘ │
└──────────────────────────────────────────────────┘
Tabella 1
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Nome |
Metodologia utilizzata |
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Definire l'obiettivo |
Stabilisci le priorità e |
Sulla base dei risultati |
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Programma |
Offerta |
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Identificare le fasi |
Condurre analisi |
Revisione degli esperti; |
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Definire |
Stabilire normativamente - |
- "Brainstorming"; |
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Rivelare socialmente - |
Individuare i risparmi sui costi |
FSA; |
Risorsa interna
Dal punto di vista delle sue attività principali, un portale intranet è un sistema integrato per la gestione di risorse informative distribuite. Dal punto di vista dell'organizzazione gestionale si tratta di un nuovo concetto di organizzazione dei luoghi di lavoro dei dipendenti con un unico punto di accesso a tutte le informazioni necessarie per lo svolgimento delle relative funzioni. Da un punto di vista tecnico è un sistema informativo che integra diverse fonti di dati e sistemi funzionali separati con un unico punto di ingresso e regole unificate per la fornitura e il trattamento delle informazioni.
I portali Intranet nelle organizzazioni russe sono sviluppati e implementati per sviluppare l'infrastruttura di comunicazione interna, per centralizzare la gestione dei processi aziendali, per tipizzare le strutture dei dati e standardizzare le interfacce, per supportare il processo decisionale del management. I portali Intranet includono in genere tre sezioni.
La prima sezione è la parte di presentazione (presentazioni principali su aree di attività, prodotti, partecipanti, dipendenti, novità, eventi, ecc.).
La seconda sezione è la parte informativa (informazioni primarie, informative, analitiche).
La terza sezione è la parte amministrativa (registrazione e autenticazione, restrizioni di accesso, ricerca di informazioni sul portale, modalità di esportazione/importazione di informazioni, testing).
Nell'ambito del sistema di gestione del personale, l'obiettivo del portale aziendale interno è quello di accettare in tutto o in parte parte delle funzioni del servizio HR, nonché di aumentare l'efficienza, l'accessibilità e la controllabilità del supporto informativo per le attività del dipendenti dell'organizzazione, indipendentemente dalla loro localizzazione territoriale o dalla subordinazione organizzativa.
Evidenziamo i seguenti compiti dei servizi di gestione del personale, che vengono risolti attraverso l'implementazione di un portale Intranet: aumentare il livello di scambio di informazioni; ricerca e selezione del personale mediante fonti interne; adattamento di nuovi dipendenti; motivazione del personale; gestione della formazione professionale, sviluppo e valutazione del personale (effettuazione di test on-line, creazione di sistemi di formazione aziendale, ecc.); sostegno della cultura aziendale.
Esperienza nella creazione di un portale intranet
nelle banche straniere e russe
Oggi quasi tutte le aziende straniere dispongono di portali intranet. Anche in Russia questa risorsa sta diventando popolare: secondo i risultati di un sondaggio condotto sulle pagine del portale informativo Rambler, a cui hanno preso parte 2.350 russi di varie aziende, il 42% degli intervistati ha notato che la propria azienda dispone di un sito web interno. La valutazione di questa risorsa tra i dipendenti è piuttosto alta: circa il 70% dei dipendenti la utilizza regolarmente (almeno più volte alla settimana).
Il cambiamento più significativo nello sviluppo di Intranet si sta attualmente verificando nel settore bancario. I portali aziendali sono lo strumento più efficace e accessibile per la comunicazione interna. Le banche straniere hanno iniziato ad implementare siti web intra-aziendali nel 2000-2001. Le principali banche straniere che sono state tra le prime a implementare l'Intranet includono la Royal Bank of Scotland. La Royal Bank of Scotland (RBS) ha implementato un portale intranet basato sull'application server open source Zope. La banca utilizza Zope per condurre processi aziendali interni e ottenere informazioni.
HSBC Holdings plc. - uno dei più grandi gruppi bancari al mondo e il più grande gruppo bancario in Europa per capitalizzazione nel 2008, operante in 76 paesi. DZ Bank (AG Deutsche Zentral-Genossenschaftsbank) è una delle principali banche universali che fornisce un'ampia gamma di servizi finanziari, al 5° posto in Germania e al 28° nel mondo in termini di asset, con filiali e uffici di rappresentanza in 15 paesi. Inoltre, tra le banche estere che utilizzano attivamente l'Intranet figurano UBS Investment Bank, Lapeer County Bank & Trust Co, ecc.
Il numero di banche nazionali che hanno implementato l'Intranet comprende: Bank of Russia, Alfa-Bank, VTB 24, Vneshtorgbank, Raiffeisenbank, MDM-Bank, BTA Bank, Bank Vozrozhdenie, ecc. Una delle prime banche nazionali ad implementare un portale aziendale L'intranet è la Banca Centrale della Federazione Russa, che ha implementato il suo progetto nel 2003-2004. L'obiettivo principale della creazione di un portale Intranet aziendale era aumentare l'efficienza, l'accessibilità e la controllabilità del supporto informativo per le attività dei dipendenti della Banca di Russia, indipendentemente dalla loro ubicazione territoriale o subordinazione organizzativa. Attualmente l'Intranet comprende più di 60 risorse informative e vi hanno accesso tutte le divisioni strutturali della Banca di Russia. Questo portale ha più di 11mila utenti, fino a 1000 utenti vi accedono ogni giorno.
Risultati dell'indagine presso la JSCB "Almazergienbank" (OJSC)
Per giustificare la creazione e l'implementazione di un portale intranet presso JSCB Almazergienbank (OJSC), è stato condotto uno studio sociologico nel febbraio-maggio 2009. Un totale di 60 dipendenti sono stati intervistati utilizzando un campione cluster (seriale), che rappresenta circa il 17% del numero totale di dipendenti rappresentati La tabella 1 riflette le caratteristiche degli intervistati. Sulla base dei risultati del sondaggio sono state tratte le seguenti conclusioni.
I risultati dell'indagine hanno mostrato che la JSCB Almazergienbank (OJSC) ha un problema di informazione dei dipendenti, che può essere risolto creando un giornale aziendale. Le categorie che segnalano un problema con l'informazione comprendono il 18% dei dirigenti, il 30% dei principali specialisti, il 60% degli specialisti e il 9% dei dipendenti.
La maggior parte dei dipendenti in tutte le posizioni raramente sa o non sa affatto dei posti vacanti, quindi i dipendenti che credono di non essere quasi mai informati sui posti vacanti sono specialisti (50%), capi specialisti (45% ), i principali specialisti (40 %). Dei 60 intervistati, il 30% degli intervistati ha perso un posto vacante che gli interessava, un altro 30% non esclude questa possibilità, il che indica un basso livello di reclutamento interno di dipendenti bancari. Pertanto, è necessario che i dipendenti delle banche abbiano la certezza di essere sempre informati sui posti vacanti.
Alla JSCB Almazergienbank (OJSC), i dipendenti interpretano l’adattamento come un periodo di prova (come ha risposto il 37% degli intervistati), il che rappresenta la strategia sbagliata del management della banca. Tra i metodi e i mezzi necessari per il processo di adattamento iniziale dei dipendenti, il mentoring è al primo posto (28 risposte - 34%). Non molto indietro sono le risposte riguardanti "la disponibilità di dati e altre informazioni sui colleghi", risposte da 22 (26%) intervistati, e "la disponibilità di informazioni complete sull'organizzazione" - 19 (23%).
Il livello di motivazione dei dipendenti della JSCB "Almazergienbank" (OJSC) può essere considerato elevato, ma la direzione di "Almazergienbank" deve prestare attenzione al carico di lavoro, alla disposizione dei luoghi di lavoro e alla soddisfazione per le attività lavorative dei principali specialisti leader e dipendenti.
I dipendenti di JSCB Almazergienbank (OJSC) hanno un atteggiamento positivo nei confronti della conduzione dei sondaggi, è solo necessario spiegare qual è lo scopo del sondaggio e comunicare i risultati a tutti;
È necessario migliorare la comunicazione interna della JSCB Almazergienbank (OJSC).
I dipendenti desiderano implementare un portale Intranet nella propria organizzazione.
Uno dei compiti urgenti è quindi l'implementazione di un portale Intranet per migliorare il sistema di gestione del personale della JSCB Almazergienbank (OJSC).
Metodologia per l'implementazione di un portale intranet
Abbiamo sviluppato una metodologia che valuta la rilevanza dell'implementazione di un portale intranet, tenendo conto dei colli di bottiglia nel sistema di gestione, ovvero il basso livello di informazioni; ricerca e selezione del personale dipendente; adattamento; motivazione; formazione professionale, sviluppo e valutazione del personale; cultura aziendale. Sulla base dei risultati della ricerca, abbiamo sviluppato una metodologia per introdurre un portale intranet nella JSCB Almazergienbank (OJSC).
Lo sviluppo di misure per l'implementazione di un portale intranet copre in totale 5 azioni principali, ciascuna delle quali, a sua volta, utilizza le seguenti tecniche: valutazione di esperti; metodo di brainstorming; analisi dei costi funzionali per identificare i risparmi sui costi per le funzioni del dipartimento HR; progetto del corso nella disciplina "Audit e controllo del personale" per determinare possibili fonti di finanziamento del progetto (Tabella 1).
Selezione di un fornitore di portale intranet
Per selezionare una soluzione intranet sono state innanzitutto considerate e analizzate le proposte dei principali fornitori di tali soluzioni (Tabella 2).
Tavolo 2
Analisi dei fornitori di sistemi automatizzati
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Azienda |
Nome |
Soluzione |
Tempo di sviluppo |
Clienti |
prezzo, strofina. |
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1C - Bitrix: |
Portale pronto |
Alle 25 |
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Nota |
Contiene notizie, archiviazione di file, gruppi di lavoro, calendari, forum, |
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WSS- |
Portale |
batteria |
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Portale |
VTB24, batteria |
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Nota |
Ha molte estensioni e sistemi integrati. Da vicino |
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Cime |
Punto di condivisione |
AB "GPB- |
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Nota |
I principali ambiti di applicazione dei portali sono la gestione della conoscenza, |
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Linea sottile |
Combinato |
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Nota |
Contiene un modulo di flusso di documenti personalizzato, elementi social |
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Linea sottile |
DeskWork 1.0. |
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DeskWork 1.0. |
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DeskWork 1.0. |
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Nota |
Basic: un set di 4 modelli di progettazione di portali con un nuovo design |
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"RBC MORBIDO" |
Combinato |
Banca KMB, |
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Nota |
Dopo aver avviato il portale intranet, è possibile ospitarlo: |
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Combinato |
JSCB "MDM - |
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OnArt IntraNet |
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IBM Loto |
Banca Alfa |
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Nota |
Fornisce funzionalità ridondanti per la collaborazione e |
Legenda: P - completamente; Cap - parzialmente.
Si è concluso che tra tutte le opzioni considerate per JSCB Almazergienbank (OJSC), erano adatte 5 opzioni di portale, tra le quali il gruppo di esperti e la direzione della banca hanno scelto RBC SOFT (RBC Mylntranet). Questa scelta si spiega con il fatto che la soluzione intranet della società RBC SOFT soddisfa pienamente le esigenze della banca: offre uno sviluppo parziale del portale secondo la struttura stabilita dalla banca, il prezzo è ottimale e non dipende dal numero degli utenti, c'è molta esperienza nell'implementazione nelle banche del paese, oltre ad un'interessante offerta speciale (formazione gratuita per specialisti tecnici). RBC SOFT LLC, parte del gruppo di società ARMADA (MICEX, RTS: ARMD), è specializzata in soluzioni aziendali nel campo della tecnologia dell'informazione e di Internet. RBC Mylntranet è un portale intranet basato sulla piattaforma Microsoft Office SharePoint Server 2007. Questo portale è progettato per risolvere problemi come: creare un'unica fonte di informazioni e documenti necessari per i dipendenti di tutti gli uffici e filiali dell'azienda; organizzare comunicazioni e collaborazioni efficaci; mantenimento e sviluppo della cultura aziendale; risoluzione dei problemi del servizio risorse umane dell'azienda.
Calcoliamo i costi di implementazione di un portale intranet presso JSCB Almazergienbank (OJSC) utilizzando la metodologia del profitto perduto. Quindi, nella tabella. La Figura 3 mostra i costi del personale in banca.
Tabella 3
Costi del personale presso JSCB "Almazergienbank" (OJSC)
per il 2006-2007
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Direzione |
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Somma |
Ud. peso |
Somma |
Ud. peso |
Somma |
Ud. peso |
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Fondo di pagamento |
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a) pagamento per |
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b) pagamento per |
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c) una tantum |
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Costi per |
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Costi per |
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Spese per |
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Spese per |
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Costi per |
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Spese per |
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Spese per |
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altre spese |
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I costi del personale e i costi di licenziamento della JSCB Almazergienbank (OJSC) possono essere considerati coerenti con il modello di costo ideale.
È necessario aumentare le spese per la formazione e l'aggiornamento, ad esempio riducendo i costi di motivazione, poiché questo indicatore è anche il principale fattore di motivazione dei dipendenti, nonché riducendo altre spese, come i costi per gli eventi aziendali.
È necessario ottimizzare i costi di motivazione affinché i tagli non danneggino gli interessi dei dipendenti delle banche.
È possibile ridurre altre spese e spese per servizi culturali e di consumo, a condizione che il denaro ricevuto venga utilizzato per soddisfare le esigenze più richieste del personale della JSCB Almazergienbank (OJSC).
Sulla base delle conclusioni sopra riportate secondo cui è necessario ottimizzare i costi di motivazione, altre spese e spese per servizi culturali e di consumo, a condizione che i tagli non avvengano a scapito degli interessi dei dipendenti delle banche, possiamo proporre: determinare parte del finanziamento del progetto in fase di sviluppo per la realizzazione di un portale intranet di queste voci di costo del personale, che ammontano a circa il 12 - 15% dei costi totali e ammontano a circa 20 - 30 milioni di rubli all'anno. (Tabella 4)
Tabella 4
Calcolo dei costi per l'implementazione di un portale intranet
presso JSCB "Almazergienbank" (OJSC)
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Direzione |
1a metà dell'anno |
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Somma |
Ud. peso |
Somma |
Ud. peso |
Somma |
Ud. peso |
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Spese per |
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Spese per |
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|
altre spese |
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Nella tabella 5 riflettiamo la struttura dei costi una tantum per l'implementazione di un portale intranet presso JSCB Almazergienbank (OJSC).
Tabella 5
Struttura dei costi di implementazione una tantum
Portale intranet presso JSCB "Almazergienbank" (OJSC)
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Denominazione delle spese |
Prezzo |
Totale, strofina. |
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Costo del pacchetto software |
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Tasse universitarie |
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Da lei: |
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Pagamento per l'alloggio |
600 (al giorno) |
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Pagamento indennità di viaggio |
350 (al giorno) |
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Pagamento di un premio per la realizzazione del progetto |
Da 15.000 a |
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Altre spese (ufficio |
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Effetti economici dell'introduzione di una intranet
L'effetto economico della JSCB "Almazergienbank" (OJSC) nel campo della gestione del personale si ottiene principalmente riducendo l'intensità di lavoro nello svolgimento delle funzioni di gestione, grazie all'eliminazione delle operazioni duplicate.
Un confronto tra i risultati prima e dopo la realizzazione del progetto e l'effetto economico può essere mostrato utilizzando la tabella seguente. 6.
Tabella 6
Effetto economico dell'introduzione di un portale intranet
presso JSCB "Almazergienbank" (OJSC)
┌──────────────────┬────────────────┬───────────┬──────────┬───────────────────┬─────────┐
│ Completo │ Posizioni delle persone, │ Posizioni │ Costi │ Costi per │Effetto di│
│ nome │da dove provengono│persone, │lavoro │esecuzione della│funzione│di attuazione
│ funzioni del dipartimento per│documenti, moduli│partecipazione│attuazione│durante l'anno dal │progetto,│
│ lavorare con │ o iniziale │ in │ funzioni │ tenendo conto del costo │ strofinare. │
│dati generali│ del personale │ prestazioni│ di ciascun │mezzo tecnico│ │
│ questioni │ │funzioni, loro│dipendente,│ e detrazioni per │ │
│ │ │ mensile │ h │ sociale │ │
│ │ │stipendio, rub.│ │ assicurazione, rub. │ │
│ │ │ │ ├─────────┬─────────┤ │
│ │ │ │ │ prima │ dopo │ │
│ │ │ │ │implementazione│implementazione│ │
│Selezione, │- Cap. specialista. │ +3.248 │ +140 │ 42.481 │ 14.711 │ -27.770 │
│test e │-Ved. specialista. │ │ │ │ │ │
│valutazione primaria │- Ved. specialista. (f)│ │ │ │ │ │
│assunto │+ Ved. specialista. (e)│ │ │ │ │ │
│specialisti │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Formazione e │Ved. specialista. (e) │ +1.724 │ │ 16.601 │ 15.985 │ -615 │
│mantenere la base │ │ │ │ │ │ │
│dati di riserva │ │ │ │ │ │ │
│personale │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Attuazione │+ Ved. specialista. (e)│ +3.248 │ +22 │ 13.702 │ 15.649 │ +1.947 │
│analisi │ │ │ │ │ │ │
│bisogno di │ │ │ │ │ │ │
│formazione e avanzamento. │ │ │ │ │ │ │
│qualifiche, │ │ │ │ │ │ │
│definizione │ │ │ │ │ │ │
│priorità │ │ │ │ │ │ │
│indicazioni e │ │ │ │ │ │ │
│composizione │ │ │ │ │ │ │
│orari di formazione │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Preparazione │Ved. specialista. (e) │ +1.724 │ │ 4.684 │ 5.454 │ +770 │
│materiali per │ │ │ │ │ │ │
│attrarre │ │ │ │ │ │ │
│lavoratori a │ │ │ │ │ │ │
│materiale e │ │ │ │ │ │ │
│disciplinato│ │ │ │ │ │ │
│responsabilità │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Contabilità personale │Ved. specialista. (e) │ +1.724 │ │ 43.940 │ 47.833 │ + 3893 │
│composizione │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Dirigere │Ved. specialista. (e) │ +1.724 │ -200 │ 69.660 │ 67.137 │ -2.523 │
│installato │ │ │ │ │ │ │
│documentazione su │ │ │ │ │ │ │
│personale │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Compilazione │Ved. specialista. │ +1.724 │ -20 │ 51.534 │ 50.843 │ -690 │
│orari delle vacanze,│Ved. specialista. (D). │ │ -50 │ │ │ │
│contabilità dell'utilizzo│Ved. specialista. (f) │ │ │ │ │ │
│lavoratori │ │ │ │ │ │ │
│vacanze, │ │ │ │ │ │ │
│progettazione │ │ │ │ │ │ │
│prossime vacanze│ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Contabilità │- Cap. specialista. │ +1.724 │ -30 │ 20.848 │ 19.043 │ -1.804 │
│sostituzione del personale│Ved. specialista. │ │ +20 │ │ │ │
│orari │Ved. specialista. (D). │ │ -30 │ │ │ │
│ │Ved. specialista. (f) │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Formazione e │Ved. specialista. (e) │ +1.724 │ │ 22.581 │ 25.466 │ +2.885 │
│gestire una banca │ │ │ │ │ │ │
│dati su │ │ │ │ │ │ │
│quantitativo e │ │ │ │ │ │ │
│qualità │ │ │ │ │ │ │
│composizione │ │ │ │ │ │ │
│dipendenti │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Accompagnamento │- Ved. specialista. │ │ │ 25.870 │ 6.697 │ -19.172 │
│processo di adattamento│ - Ved. specialista. (f)│ │ │ │ │ │
│nuovi dipendenti │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Organizzazione │Manager. controllo │ │ -60 │ 27.394 │ 12.173 │ -15.220 │
│eseguendo │cap. specialista. │ │ -40 │ │ │ │
│certificazione │+ Ved. specialista. (e)│ │ +40 │ │ │ │
│lavoratori, lei │ │ │ │ │ │ │
│metodologico e │ │ │ │ │ │ │
│informativo │ │ │ │ │ │ │
│fornitura, │ │ │ │ │ │ │
│partecipazione all'analisi │ │ │ │ │ │ │
│risultati │ │ │ │ │ │ │
│certificazione │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Preparazione │-Ved. specialista. (e)│ │ │ 27.394 │ 20.307 │ -7.086 │
│necessario │ │ │ │ │ │ │
│materiali per │ │ │ │ │ │ │
│considerazioni per │ │ │ │ │ │ │
│commissioni su │ │ │ │ │ │ │
│istituzione │ │ │ │ │ │ │
│anzianità di servizio │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Organizzazione │Manager. controllo.│ │ -30 │ 11.620 │ 14.791 │ +3.171 │
│aziendale │+ Veda. specialista. (e)│ │ +20 │ │ │ │
│eventi │ │ │ │ │ │ │
│insieme a │ │ │ │ │ │ │
│interessato │ │ │ │ │ │ │
│divisioni │ │ │ │ │ │ │
│vaso │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┴────────────────┴───────────┴──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Totale: │ 378.309 │ 316.089 │ -62.220 │
└──────────────────────────────────────────────────────────┴─────────┴─────────┴─────────┘
Legenda: "-" - scomparsa, diminuzione o diminuzione; "+" - aspetto, aumento.
Pertanto, con l'implementazione del portale Intranet, la banca riceverà una riduzione dei costi per lo svolgimento delle funzioni del dipartimento Risorse umane: 62.220 rubli. all'anno, nonché la distribuzione ottimale delle funzioni tra i dipendenti del dipartimento e l'eliminazione delle funzioni non necessarie.
Inoltre, l'effetto economico nel campo della gestione può essere considerato una riduzione della complessità dell'elaborazione delle informazioni, che è determinata dalla formula:
Ru = T x (Zm / Kd x H) - Tm x St, (1)
dove T è la complessità dell'elaborazione manuale delle informazioni, delle persone. ora.;
Zm - stipendio mensile medio di un dirigente;
Kd - numero di giorni lavorativi in un mese, giorni;
H - numero di ore lavorative giornaliere, ore;
Tm - intensità di lavoro nell'elaborazione delle stesse informazioni su un computer, ora-persona;
St - costo di un'ora di utilizzo del computer, strofinare.
Come risultato dell'implementazione del portale intranet, i costi del lavoro saranno ridotti:
1) preparare i materiali per la nomina del personale per incentivi materiali. Tali costi ammontano complessivamente a 186 ore all'anno; l'effetto economico sarà pari a: 186 x 78 = 14.508 rubli;
2) per i lavori preparatori sulla responsabilità disciplinare: Ru=
1,1 x (17.000 / 22 x 8) - 0,4 x 230 = 106 - 92 = 14 rubli. all'una. Nell'anno:
64 x 14 = 896 RUR;
3) per l'elaborazione dei dati sulla composizione quantitativa e qualitativa
dipendenti: Ru = 3,4 x (17.000 / 22 x 8) - 1,2 x 230 = 328 - 276 =
52 strofinare. all'una. All'anno: 240 x 52 = 12.480 rubli.
Pertanto, Ru = 14.508 + 896 + 12.480 = 27.884 rubli.
Le decisioni gestionali saranno prese in modo più efficace:
Ru = SOMMA (T1 - T2) x Tsu, (2)
dove T1, T2 - durata della giustificazione, sviluppo, adozione e attuazione delle decisioni prima e dopo gli eventi, giorni;
Tsu: il costo di una giornata di lavoro per un dipendente della direzione.
Calcoliamo l'efficacia delle decisioni gestionali:
Per i bonus dei dipendenti: Ru = 1 x (10 - 4,5) x 772 = 4246 rubli;
Secondo la disposizione degli scatti: Ru = 3 x (14 - 6) x 772 = 18.528 rubli;
Secondo la politica del personale: Ru = 2 x (13 - 7) x 772 = 9264 rubli, totale:
Ru = 4246 + 18.528 + 9264 = 32.038 rubli.
Riteniamo che grazie all'implementazione del portale intranet in JSCB "Almazergienbank" (OJSC):
I costi per la carta da ufficio, le cartucce e l’uso delle attrezzature tecniche diminuiranno, poiché i principali documenti dell’organizzazione saranno elettronici;
Sarà ridotta la perdita di tempo lavorativo per la ricerca della documentazione necessaria, ecc.
Calcoliamo gli indicatori di efficienza economica.
1. Valore attuale netto (VAN), o effetto economico integrale (Eint):
Eint = VAN = Eu1 + Eu2 - SOMMA Kylt x alfa, (3)
dove Ey1 è l'effetto economico nel campo della gestione;
Ey2 - effetto economico nella sfera della produzione;
SOMMA Kylt - costi di pre-produzione nel t-esimo anno del periodo di fatturazione;
alfa - fattore di sconto.
Eint = VAN = (62.220 + 27.884 + 32.038) + 10.000 - 350.300 x 0,892.857 = 132.142 - 312.768 = -180.626 rub.
Pertanto, possiamo concludere che nel primo anno dopo l'implementazione del portale Intranet, i costi una tantum presso JSCB Almazergienbank (OJSC) verranno ripagati di un terzo.
2. L'indice di redditività (RI) è il rapporto tra l'importo del reddito attuale e l'importo dell'investimento di capitale ed è calcolato utilizzando la seguente formula:
ID = (1 / Kvl) x SOMMA (Pt - K"t) x alfa, (4)
dove Kvl è l'importo degli investimenti di capitale scontati, rub.;
Pt - risultati economici conseguiti al t-esimo step;
K"t - costi al passo t, a condizione che non includano investimenti di capitale, strofinare.
ID = (1/350.300) x (1 x (132.142 - 312.768) x 0,892.857 + 2 x (132.142 - 50.000) x 0,797.194 + 3 x (132.142 - 50.000) x 0,711.780) = 0,00 000 285 x (-161 273 + 130 966 + 175 401) = 0,00 000 285 x 145 094 = 0,413.
L’indice di redditività sarà 0,413. Consideriamo questo un indicatore elevato per il settore bancario.
3. Periodo di ammortamento (Tok) - l'intervallo di tempo minimo (dall'inizio del progetto), oltre il quale l'effetto economico integrale diventa positivo e successivamente rimane non negativo. Il periodo di rimborso è determinato in base alla condizione:
Corrente = min t, alla quale SUM (Pt - K"t) x alfa = Kvl. (5)
Kvl = 350.300 sfregamenti. 1 x (132.142 - 50.000) x 0,892.857 + 2 x (132.142 - 50.000) x 0,797.194 + 3 x (132.142 - 50.000) x 0,711.780) = 73.341 + 130.966 + 175.401 379 708 rub.
Corrente = 2 - 2,5 anni.
Pertanto, questo progetto verrà ripagato in due o due anni e mezzo e successivamente genererà per la banca un reddito di circa 130 mila rubli. nell'anno.
Efficacia sociale del progetto
L’ambito del progetto influisce sul lato sociale dell’organizzazione. La sua efficacia sociale si manifesta nella capacità di ottenere cambiamenti positivi, oltre a evitare cambiamenti negativi dal punto di vista sociale, nell'organizzazione.
Tra i cambiamenti positivi durante l'implementazione del portale intranet presso JSCB Almazergienbank (OJSC) ci sono i seguenti per i singoli sottosistemi del sistema di gestione del personale.
Sottosistema di pianificazione e marketing del personale:
Creare le condizioni per la realizzazione e lo sviluppo delle capacità individuali dei dipendenti;
Formazione di un'immagine favorevole dell'organizzazione.
Sottosistema assunzioni e contabilità del personale:
Garantire il reclutamento interno del personale;
Aumentare la validità delle decisioni relative al trasferimento del personale.
Sottosistema condizioni di lavoro:
Fornire al personale della banca un adeguato livello di lavoro e tempo libero;
Garantire i cambiamenti desiderati nell'ambiente sociale di Almazergienbank.
Sottosistema rapporti di lavoro:
Identificazione tempestiva dei problemi nelle relazioni di gruppo e individuali;
Formazione della cultura organizzativa.
Sottosistema di sviluppo del personale:
Adattamento completo del personale;
Garantire la coerenza degli obiettivi tra dipendenti e management della banca nella gestione delle carriere;
Padroneggiare le norme socioculturali della banca.
Sottosistema motivazione e incentivazione del personale:
Creare le condizioni per lo sviluppo personale dei dipendenti;
Formare un senso di coinvolgimento dei dipendenti negli affari della banca;
Formazione di un moderno sistema di motivazione e lealtà dei dipendenti verso la banca.
Sottosistema di sviluppo sociale:
Creazione di un clima socio-psicologico favorevole;
Formazione di un meccanismo di feedback con i dipendenti in base ai loro desideri e bisogni;
Creare opportunità di comunicazione al di fuori del lavoro e di partecipazione alla vita sociale dell'azienda.
Sottosistema di supporto informativo:
Garantire che i dipendenti siano informati sugli eventi attuali, sui cambiamenti e sugli ordini emessi in banca;
Migliorare la qualità, l’efficienza e la validità delle informazioni;
Formazione della capacità di controllare i cambiamenti nelle richieste di varie categorie di dipendenti, ecc.
Pertanto, il portale intranet consente di aumentare la consapevolezza tra i dipendenti dell'organizzazione; aumentare l'efficienza della ricerca e selezione dei dipendenti; aumentare la soddisfazione e la motivazione dell’onboarding dei nuovi dipendenti.
Il portale intranet è uno strumento di formazione professionale, sviluppo e valutazione del personale, nonché di supporto alla cultura aziendale.
Bibliografia
1. Shabanova A. Sito Web aziendale interno come mezzo di scambio di informazioni nell'azienda // Gestione del personale. 2005. N 15 (121). Pag. 48.
Un portale aziendale viene spesso confuso con un sito web aziendale. Si tratta infatti di strumenti completamente diversi e le funzionalità del portale sono molto più ampie. In sostanza, un portale è una sorta di ufficio virtuale di un'azienda che consente a tutti i dipendenti di scambiare documenti e informazioni, nonché di automatizzare i processi aziendali di base. Ma i concetti di portale aziendale e intranet sono tradizionalmente usati come sinonimi.
Cos'è una intranet?
Una intranet, o portale aziendale, è uno strumento molto voluminoso e complesso che consente di far fronte a un'ampia gamma di compiti. Questo non è solo un sito Web indipendente, ma tutta una serie di prodotti diversi, ad esempio un sistema di gestione dei documenti, un task tracker, un sistema ERP e molti altri, a seconda delle esigenze di una particolare organizzazione. Il portale combina le funzioni di archiviazione di file e documenti, un social network e una risorsa informativa. Allo stesso tempo, qualsiasi portale ha solo due compiti principali: offrire ai dipendenti l'opportunità di lavorare collettivamente sui compiti assegnati e garantire comunicazioni interne efficaci.
Per risolvere questi problemi, una tipica intranet aziendale può includere i seguenti blocchi:
- informazioni aziendali: statuto, struttura, descrizioni del lavoro, missione e visione del mondo dell'azienda, stile aziendale, ecc.;
- informazioni sui dipendenti: dati personali e pagine, contatti, posizione, dipartimento, risultati raggiunti;
- informazioni aggiornate: ordini, istruzioni, annunci di eventi aziendali, sanzioni e riconoscenze, notizie aziendali;
- base di conoscenza unificata: informazioni di riferimento (cataloghi prodotti, listini prezzi), documenti, modelli, file archiviati;
- strumenti di comunicazione: forum, sondaggi, questionari, comunicazione con il management e i colleghi;
- meccanismi di servizio: progetti, definizione di compiti e monitoraggio della loro attuazione, richieste di acquisto di attrezzature per ufficio, abbonamenti per ordini, trasporti, ecc.
Come dimostra la pratica, un portale aziendale è in grado di risolvere efficacemente problemi relativi al piano di lavoro, come l'impostazione e il monitoraggio dell'implementazione delle attività, l'analisi, la creazione di un sistema per l'archiviazione di informazioni importanti, l'automazione dei processi aziendali e dei sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM).
Anche la comunicazione rapida tra i diversi reparti dell'azienda è implementata con successo sui portali. Non è necessario, ad esempio, informare ogni dipartimento di una novità o di un evento importante: basta pubblicare le informazioni sul portale e diventeranno immediatamente di dominio pubblico. Il personale ha inoltre accesso costante alla base di conoscenza dell'azienda.
In una nota
Una delle principali tendenze nello sviluppo della intranet è la sua semplificazione. Se qualche anno fa gli sviluppatori cercavano di dotarlo della massima quantità di funzionalità, oggi abbandonano sempre più tali soluzioni a favore di intranet sociali più semplici.
Per quanto riguarda le comunicazioni efficaci tra i dipendenti, in teoria il portale, ovviamente, offre loro l'opportunità di comunicare istantaneamente attraverso un social network integrato, discutendo sia di lavoro che di questioni personali su forum e gruppi. Tutti possono comunicare con tutti, porre domande, trasmettere e ricevere le informazioni necessarie... Nella pratica, purtroppo, questo non sempre funziona o non funziona affatto. Una intranet va bene per automatizzare varie operazioni, semplificare il flusso dei documenti e il sistema di reporting, reperire le informazioni necessarie, ma... non per la comunicazione.
A proposito, il successo dell'interazione dei dipendenti utilizzando il portale dipende in gran parte dal grado di coinvolgimento nella comunicazione a tutti i livelli gestionali. Un'organizzazione aperta, dove chiunque può contattare direttamente il leader, è molto più attraente per i dipendenti attuali e potenziali. Ciò crea ulteriore fiducia tra il personale nel fatto che il top management tratta i membri del team come partner a pieno titolo e crea lealtà verso l'azienda.
Quali aziende hanno bisogno di un portale aziendale?
Una intranet è uno strumento molto conveniente e talvolta vitale per le aziende che hanno dipendenti remoti. Per loro il portale può fungere da vero e proprio luogo di lavoro mobile. Il portale è utile anche per le grandi aziende che hanno filiali all'interno della stessa località o anche in città diverse. Ma anche se l'azienda non ha filiali, ma ha un ampio staff di dipendenti e i dipartimenti si trovano su piani diversi, il portale può diventare un mezzo per unire tutti in un'unica squadra. Con un portale, non è necessario camminare con documenti cartacei da un ufficio all'altro, sprecando tempo prezioso e distraendo gli altri dipendenti, o cercare una base clienti da qualche parte nella vastità di 1C, che non tutti sanno come lavorare con. Naturalmente, se l'organizzazione impiega due o tre persone e durante la giornata lavorativa si trovano nello stesso ufficio, il portale in questo caso sarà un lusso inutile.
A volte i dirigenti aziendali sinceramente non capiscono perché potrebbe essere necessario un portale aziendale, considerando la sua installazione uno spreco di denaro. Un’azienda, infatti, ha bisogno di un portale se:
Il portale sarà molto utile anche per quelle aziende che necessitano di un rapido adattamento dei dipendenti o di formazione del personale. Con una Intranet, un nuovo arrivato si adegua alle sue responsabilità molto più velocemente, poiché ha accesso a tutte le informazioni di base e ha l'opportunità di ricevere consigli su qualsiasi questione da colleghi esperti. Per formare i dipendenti non è necessario organizzare corsi o corsi di formazione in presenza: tutto ciò può essere fatto online sul portale. Non dovrai allontanare i lavoratori dal processo lavorativo per molto tempo e spendere soldi aggiuntivi per l'organizzazione.
Come implementare una intranet
Il processo di implementazione di una intranet in un'azienda è piuttosto complesso e articolato in più fasi. La prima fase è sempre una decisione “dall’alto”. È il management che deve decidere in merito all'attuazione e promuoverla. Ma la psicologia delle persone è tale che qualsiasi innovazione e cambiamento nel normale corso del lavoro incontra ostilità, non importa quanto saranno utili ed efficaci in futuro.
Allora diciamo che la decisione è stata presa. Da dove cominciare?
- Fase 1. Raccolta dei requisiti e pianificazione del progetto. In questa fase vengono determinati gli obiettivi principali dell’implementazione e vengono raccolte le opinioni di tutte le parti interessate.
- Fase 2. Creazione dell'architettura informativa del portale. Questo si riferisce alla strutturazione di tutti i dati sul portale, al modo in cui verranno presentati agli utenti. Lo scopo principale della struttura è velocizzare la ricerca; le informazioni più importanti dovrebbero essere ottenute in non più di tre “click” del mouse.
- Fase 3. Ottimizzazione dei processi aziendali. Ciò è necessario affinché il portale non sia solo un magazzino di informazioni, ma automatizzi anche i processi aziendali più laboriosi dell'azienda.
- Fase 4. Creazione del design di un portale. In questo caso, il design non è solo un'immagine, ma influisce seriamente sulla comodità del portale per gli utenti. Il lavoro di progettazione viene solitamente svolto parallelamente all'implementazione del software.
- Fase 5. Contenuto informativo. Secondo gli esperti, i top manager dovrebbero essere gli iniziatori delle pubblicazioni all'inizio dell'intranet, ma da loro non dovrebbe provenire più del 20% dei post. Il resto sono pubblicazioni di dipendenti ordinari. Se in seguito il loro numero risulta essere inferiore all'80%, forse il portale non è uno strumento per il personale. Purtroppo, in realtà, di solito è l’amministratore a occuparsene.
- Fase 6. Promozione tra i dipendenti e formazione degli utenti. Forse la fase più difficile e responsabile. Non importa quanto idealmente venga creato un portale in termini di software o design, se non è richiesto dai dipendenti dell'azienda, il suo valore sarà pari a zero. Per informare il team del lancio della intranet è possibile inviare una lettera informativa con una notifica sul servizio e sulle sue funzionalità più utili, nonché suggerimenti per il passaggio al nuovo sistema. Durante il funzionamento del portale, ogni azienda trova le proprie soluzioni per diffonderlo tra i dipendenti, ad esempio alcuni hanno accesso a Internet o alla posta elettronica solo tramite Intranet, mentre altri premiano finanziariamente chi utilizza regolarmente il portale al lavoro. La motivazione all'utilizzo di questo strumento è forse la parte più difficile del processo di implementazione del portale.
Soluzioni a confronto: i 3 migliori portali intranet
Yammer. Secondo gli sviluppatori, questo portale aziendale sarà utile a tutti i dipartimenti dell'azienda, dai manager ai dipendenti ordinari. Oggi è disponibile solo come parte di un altro prodotto, Microsoft-Office365, e si integra facilmente con SharePoint. Tuttavia, sono simili sotto molti aspetti, ma Yammer è una soluzione basata su cloud e SharePoint è una soluzione basata su server.
La struttura del portale ricorda un po' il popolare Twitter; l'intranet consente ai dipendenti di scambiare messaggi istantanei, inclusi file di testo e immagini, formare gruppi di lavoro, visualizzare contatti online, cercare persone, gruppi o testi, utilizzare un database comune e prendere parte nella sua formazione. L'interfaccia del portale è abbastanza semplice; chiunque abbia almeno un po' di esperienza con i social network può capirlo.
Oltre a creare comunicazioni interne tra i dipendenti, Yammer aiuta anche a risolvere i problemi aziendali, come la creazione di comunicazioni per i manager, la gestione dei progetti, l'interazione con i partner commerciali, la motivazione del personale, la formazione e l'adattamento dei dipendenti e l'aumento dell'efficienza delle vendite.
Poiché Yammer attualmente fa parte di Office365, non è possibile installarlo separatamente da quest'ultimo. Ma l'aggiunta di Yammer a tutte le tariffe degli uffici online non ha modificato il prezzo di queste ultime. A proposito, uno dei suoi principali svantaggi può essere considerato l'impossibilità di installare Yammer da soli, insieme al fatto che Yammer è adatto solo per quelle aziende che vogliono sviluppare il proprio portale aziendale individuale, poiché non è pronto soluzione scatolata fatta a mano.
"Bitrix24" - portale aziendale con funzionalità di social network. Contiene microblog, messenger, archiviazione di file, gallerie fotografiche. Con l'aiuto di Bitrix24, non solo potete comunicare e lavorare insieme su progetti, ma anche gestire il vostro CRM, pianificare e monitorare l'orario di lavoro, automatizzare i processi aziendali e gestire il personale. Sono offerti un totale di 12 strumenti di lavoro.
Bitrix sembra un Facebook aziendale, almeno le loro interfacce sono molto simili. Nella pagina principale è presente un feed familiare in cui ogni utente può scrivere i propri messaggi e commenti sui post degli altri partecipanti. Lo stesso feed riflette tutti gli eventi aziendali. Esistono sia versioni box che cloud del portale. Bitrix può essere installato su un computer desktop, un laptop o qualsiasi dispositivo mobile. Inoltre, l'intranet si integra facilmente con Google, Apple e Microsoft. Il prezzo del software dipende dal tipo di tariffa scelta: il pacchetto “Project” per 12 utenti può essere installato gratuitamente, “Project+” - per 990 rubli al mese, “Company” - per 10.990 rubli. Il numero di utenti negli ultimi due pacchetti non è limitato.
Secondo le recensioni degli utenti, i principali svantaggi del portale sono l'interfaccia poco informativa e il sovraccarico di funzionalità.
Vivere è una soluzione già pronta che consente di creare il proprio portale aziendale interno all'azienda. Esistono modelli già pronti per il reparto marketing, reparto vendite, risorse umane, servizio di supporto tecnico: puoi avviare e sviluppare il portale nel più breve tempo possibile. Gli utenti possono impostare il proprio spazio di lavoro individuale utilizzando la pagina iniziale. L'applicazione contiene tutti gli strumenti necessari per la gestione di progetti, contenuti e attività aziendali.
Gli utenti hanno accesso a blog, profili, discussioni, gruppi, calendari, ricerca intelligente e molto altro. Jive è integrabile con Google e Office365, il portale è accessibile da qualsiasi dispositivo, anche mobile.
Il prezzo dell'applicazione dipende dal pacchetto scelto, oggi ce ne sono tre: Select, Premier o Premier+. Lo svantaggio principale del portale è la mancanza di localizzazione in russo e la differenza nella navigazione dai social network familiari agli utenti. A causa dell’elevato numero di possibilità, il processo di onboarding degli utenti in una intranet può essere impegnativo.
Oggi sul mercato esistono numerose soluzioni. È abbastanza difficile capire quale sia adatto per una particolare azienda. Ecco perché la sezione sull'integrazione pone particolare enfasi sulla necessità di fissare un obiettivo chiaro. Naturalmente la funzionalità lavorativa è presentata quasi ovunque altrettanto bene, così come la funzionalità social: la questione rimane aperta.
Strumento personalizzato vs soluzione chiavi in mano
Cosa preferire: sviluppare uno strumento personalizzato o una soluzione già pronta? Ne abbiamo parlato con Dmitry Benz, uno sviluppatore di un social network aziendale LOQUI BUSINESS:
“Se il management comprende perché e per chi è necessaria una Intranet, allora diventerà chiaro quale portale è meglio installare. Le capacità finanziarie, ovviamente, giocano un ruolo importante nella scelta. Una soluzione individuale sarà sempre più costosa di una versione in scatola, ma a volte un'azienda non ha bisogno di questa soluzione. I portali già pronti affrontano con successo i compiti loro assegnati e la maggior parte di essi consente di personalizzare tutte le funzioni in base alle specificità dell'azienda.
Ma molto spesso, purtroppo, si verifica una situazione in cui il portale diventa solo un deposito di informazioni, e non aiuta in alcun modo a rafforzare la comunicazione interna. Ciò accade perché il portale è ancora uno strumento di lavoro ufficiale e una persona non è psicologicamente propensa a comunicare con il suo aiuto. Se un'azienda vede come obiettivo principale il rafforzamento della comunicazione interna, allora deve implementare un social network aziendale. È il CCC che diventa la piattaforma in cui il personale aziendale inizia a comunicare attivamente su tutte le questioni, risolvere problemi di lavoro, scambiare opinioni e condividere informazioni. Le reti stanno diventando sempre più richieste e uno dei primi sviluppi nazionali è stato il nostro LOQUI BUSINESS. Speriamo che abbia un grande futuro davanti a sé. Per lo meno, abbiamo cercato di introdurre al suo interno il meglio di un social network e di un portale aziendale, in modo che LOQUI diventi uno strumento in grado di risolvere qualsiasi questione e problema dell'azienda.
Avere un portale aziendale nella propria azienda non sorprenderà più nessuno. Sempre più rappresentanti di aziende di grandi e medie dimensioni si trovano, in un modo o nell'altro, di fronte alla scelta e alla realizzazione di un portale. Eppure molte aziende sono ancora sul punto di prendere la decisione di avviare un progetto per implementare un portale aziendale. Spero che la mia breve recensione ti aiuti a fare il primo passo in questa direzione.
Pertanto, tutte le soluzioni di portale presentate oggi sul mercato possono essere suddivise in tre gruppi:
- piattaforme per la creazione di portali aziendali;
- prodotti confezionati (soluzioni già pronte) basati su piattaforme;
- soluzioni offerte come servizio SaaS (soluzioni cloud).
Consideriamoli in sequenza.
Piattaforme per la creazione di portali aziendali
Le piattaforme per la creazione di soluzioni di portali sono a loro volta suddivise in commerciali, come ad esempio
Oracle WebCenter Suite, MS SharePoint, IBM WebSphera, 1C-Bitrix
e quelli aperti come
Joomla!, Jboss, Plone, Drupal, Jive, ecc.
Le piattaforme vengono utilizzate per sviluppare portali aziendali per una specifica tecnica specifica (TOR), e teoricamente soddisfano le esigenze dei clienti meglio di altri gruppi. Se è stata redatta una specifica tecnica competente, se descrive tutte le esigenze dell'azienda, allora in tale soluzione verranno realizzate.
Qui ricordiamo la storia degli intrepidi spartani: quando Filippo di Macedonia (padre di Alessandro) si avvicinò alle mura di Sparta, inviò un messaggio agli spartani che diceva: “Ho conquistato tutta la Grecia, ho il miglior esercito del mondo . Arrendetevi, perché se conquisterò Sparta con la forza, se abbatterò le sue porte, se romperò le sue mura con gli arieti, distruggerò senza pietà l’intera popolazione”. Al che gli Spartani risposero: “Se”.
Infatti, è molto difficile prevedere tutte le possibili modalità di utilizzo prima di iniziare il funzionamento di prova del sistema. Ciò potrebbe far sì che il progetto non rispetti le scadenze e/o superi il budget approvato.
Soluzioni già pronte basate su piattaforme
I prodotti boxed (soluzioni già pronte) si dividono in soluzioni realizzate sulla base di piattaforme commerciali: IBM WebSphere Portal, Oracle Portal 11g, SAP NetWeaver Portal, DeskWork, Ittilan Portal, WSS Portal, 1C-Bitrix: Corporate Portal e soluzioni open : Liferay Portal, Alfresco, JomPortal, Jive, Jahia, ecc.
Tutti questi prodotti possono essere suddivisi in diversi gruppi:
- soluzioni commerciali pesanti per grandi aziende (IBM WebSphere Portal, Oracle Portal 11g, SAP NetWeaver Portal);
- soluzioni commerciali per medie e grandi aziende (DeskWork, Portale Ittilan, Portale WSS, 1C-Bitrix: Portale Aziendale);
- soluzioni aperte (licenze gratuite) per medie e piccole aziende (Liferay Portal, Alfresco, JomPortal, Jive, Jahia).
Successivamente, fornirò una breve descrizione delle soluzioni già pronte elencate. La descrizione fornisce prezzi indicativi per le licenze che non includono il progetto di implementazione del portale. Per i prezzi finali delle licenze e i costi di implementazione, contatta i tuoi fornitori di soluzioni. Nella pratica, il costo di un progetto di implementazione può superare significativamente il costo delle licenze:
- Decisioni commerciali difficili
- Portale IBM WebSphere() - una soluzione di portale già pronta basata sulla piattaforma IBM WebSphere. Una soluzione ricca di funzionalità per l'hosting di contenuti, la collaborazione e l'apprendimento a distanza. La funzionalità del sistema è basata su moduli, applicazioni che possono essere ulteriormente sviluppate utilizzando WebSphere Portlet Factory. Completa automazione di tutti i processi aziendali, comprese le operazioni di routine (ordinazione di biglietti da visita, ordinazione di forniture per ufficio, richieste di selezione del personale, prenotazione di sale riunioni, ecc.) e meccanismi di gestione dei progetti con tracciamento delle fasi, scadenze e assegnazione degli utenti responsabili delle attività. Tra gli svantaggi: un sistema pesante progettato per grandi aziende con un gran numero di utenti simultanei e un costo di proprietà del sistema corrispondentemente elevato. Il costo approssimativo delle licenze è di RUB 1.500.000. (300 licenze nominative o un server con 2 processori con 2 core).
- Portale Oracle 11g(www.oracle.com) - una soluzione portale completa basata su Oracle WebCenter. Gli strumenti di analisi aziendale e il lavoro di squadra a tutti gli effetti con documenti, attività e progetti sono fortemente rappresentati. Sviluppo di strumenti di automazione dei processi aziendali. Separatamente vorrei segnalare la ricerca e l'indicizzazione delle informazioni, sia all'interno del portale che all'esterno. Ideale per le aziende che già utilizzano prodotti dello stesso produttore. Svantaggi: sistema complesso, puoi dimenticarti di avviarlo in breve tempo, costi di gestione elevati. Se l'azienda utilizza già sistemi aziendali di un altro produttore, dovrai armeggiare con l'integrazione. Il costo approssimativo delle licenze è di 600.000/processore.
- Portale SAP NetWeaver Enterprise Portal (www.sap.com) è un'altra soluzione di portale di primo livello. Le funzioni di integrazione di vari sistemi sono opportunamente implementate: la funzione di un unico punto di accesso al sistema informativo aziendale. L'attenzione principale è rivolta al lavoro di gruppo, alla gestione dei progetti e alle comunicazioni con i dipendenti. Una delle competenze chiave del portale basato su SAP è la gestione della base di conoscenza dell'azienda. Consente di automatizzare i processi aziendali esistenti e ottimizzare il flusso di documenti. È possibile accedere dal portale non solo alle applicazioni SAP, ma anche alle applicazioni di altri sviluppatori. È possibile modificare il portale nell'ambiente SAP Portal Content Studio e tramite SAP Portal Development Kit. Svantaggi: il sistema è difficile da amministrare e configurare, costi di proprietà e scalabilità elevati. Non ci sono informazioni aperte sul costo delle licenze, ma il livello dei prezzi corrisponde alla classe.
- Portale WSS(www.wss-consulting.ru) - un portale aziendale già pronto, include un gran numero di funzioni, informazioni sull'azienda, gestione delle applicazioni, pagine dei dipartimenti e gestione dei progetti. Perfettamente implementato: forum, gallerie di foto e video, votazioni e domande frequenti. Cerca sia attraverso i contenuti del portale che attraverso fonti esterne. Differenziazione dei diritti di accesso a livello di documento. Integrazione completa con i prodotti MS. WSS Portal è uno dei leader nel mercato dei portali basati su MS SharePoint. Tra gli svantaggi: restrizioni legate al sistema operativo: funziona solo su Windows + MS SharePoint Server 2010, il costo approssimativo di una licenza è di 450.000 rubli, il costo dell'implementazione standard (comprese le licenze) è di 895.000 rubli.
- DeskWork(www.deskwork.ru) è una soluzione già pronta che copre tutte le esigenze di base delle aziende in un portale aziendale. Struttura aziendale, rubrica, nuovi dipendenti e compleanni, gestione delle candidature e delle attività. Calendari condivisi, ecc. Svantaggi: limitazioni associate al sistema operativo - funziona su Windows. Una versione economica del portale basata su SharePoint Foundation, il costo approssimativo delle licenze è di 120.000 rubli, un numero illimitato di utenti.
- Portale Ittilan(www.ittilan.ru) - una soluzione di portale boxed basata su SharePoint, più di 60 moduli già pronti. La pagina principale mostra notizie ed eventi aziendali, informazioni sugli ultimi documenti e post sul forum, compleanni e nuovi dipendenti. Visualizzazione degli indicatori chiave di prestazione dell'azienda (KPI). Gestione del progetto, archiviazione elettronica dei documenti e modulo di candidatura. Svantaggi: limitazioni legate al sistema operativo - funziona su Windows. Comodo elenco telefonico e knowledge base aziendale. Il costo approssimativo delle licenze è di 400.000 rubli.
- 1C-Bitrix: portale aziendale(www.1c-bitrix.ru) - vengono implementate una intranet scatolata, funzioni di un social network e lavoro di gruppo. Gestione progetti, funzioni CRM, feed di notizie, microblog e gruppi di lavoro. Automazione delle operazioni di routine. Integrazione con prodotti MS (Exchange, AD, SharePoint). Funzioni di ricerca avanzate, testo completo, per tag, per contenuto, tenendo conto delle classificazioni dei documenti. Base di conoscenza aziendale e calendari di gruppo con la possibilità di integrazione con Outlook e ical. Modulo di formazione dei dipendenti e posti vacanti per i dipendenti. Struttura visiva dell'azienda. Svantaggi: Difficile da modificare. Costo approssimativo (numero illimitato di utenti) RUB 300.000.
- Soluzioni aperte con zero costi di licenza
- Portale Liferay(www.liferay.com) è un portale aziendale open source sviluppato su base Java. Secondo Garthner (2009), è uno dei 5 principali portali aziendali orizzontali, insieme a IBM, Oracle, SAP e MS. Organizzazione di un unico punto di accesso alle risorse aziendali, visualizzazione unica delle pagine per ciascun utente, comoda interfaccia utente, strumenti di comunicazione social inclusi, automazione dei processi aziendali esistenti, integrazione con MS Office, notizie aziendali e bacheca, alto grado di scalabilità, ricerca completa delle informazioni sia all'interno del portale che in fonti esterne. Supporto per DBMS gratuiti e commerciali. Svantaggi: poco adatto alle aziende russe, difficile da modificare. Non è previsto alcun costo per le licenze della versione base; è possibile acquistare la Liferay Portal Enterprise Edition, che si distingue principalmente per la disponibilità di un supporto professionale (24x7).
- All'aperto(www.alfresco.com) - un sistema intranet già pronto per la gestione dei contenuti aziendali. Il sistema è open source, la differenza principale rispetto a Liferay è l'enfasi sul lavoro con i documenti (flusso di documenti), in Alfresco è presentato meglio che in altre soluzioni aperte. Supporto per documenti MS Office, controllo della versione e disciplina di esecuzione, giornale di documenti, ecc. Proprio come Liferay, è sviluppato utilizzando le tecnologie Java. Funzionalità del portale: News ed eventi aziendali, rubrica, struttura aziendale, automazione dei processi aziendali. Home page personale. Supporto per DBMS gratuiti e commerciali. Autenticazione LDAP. Tra gli svantaggi: quando si lancia fuori dagli schemi necessita di essere modificato, è difficile da modificare. Non è previsto alcun costo per le licenze della versione base; è possibile acquistare una versione commerciale.
- JomPortal– un portale aziendale già pronto basato sul CMS Joomla! Sistema open source. Informazioni generali sull'azienda (storia, struttura, pagine delle divisioni). Novità ed eventi aziendali, informazioni su compleanni e nuovi assunti. Conduzione di sondaggi e sondaggi tra i dipendenti. Gestione di progetti e applicazioni. Archiviazione elettronica di documenti, forum e knowledge base aziendale (wiki). Video e album fotografici. Funzioni dei social network. Autenticazione LDAP. Integrazione con 1C. Non è previsto alcun costo per le licenze; è possibile acquistare supporto tecnico.
Soluzioni cloud
Le soluzioni cloud includono:
Bitrix24(www.bitrix24.ru costo approssimativo - 9900 rubli/mese con un numero illimitato di utenti e 100 GB di spazio cloud,
Affari semplici(www.prostoy.ru) costo approssimativo - 1000 rubli/mese con un numero illimitato di utenti e 10 GB di spazio cloud,
Strumenti di squadra(www.teamtools.ru) costo approssimativo - 700 rubli/mese con un numero illimitato di utenti e 5 GB di spazio cloud, ecc.
Le moderne soluzioni cloud ripetono in gran parte le funzionalità di base delle soluzioni di portale già pronte, con la possibile eccezione dell'integrazione con altri sistemi aziendali utilizzati nell'azienda.
I vantaggi delle soluzioni cloud sono la riduzione dei costi fissi associati al costo di possesso di un server e del software di sistema, minori requisiti per un PC (infatti sono necessari terminali di input/output e tutta la logica viene elaborata nel cloud), facilità di scalabilità e velocità di implementazione (se devo aprire una nuova sede basta installare un PC e organizzare l'accesso a Internet), riduzione dei costi legati all'amministrazione del software, indipendenza territoriale (accesso al portale da qualsiasi luogo in cui sia disponibile l'accesso a Internet ).
Ma tutti questi vantaggi (forse ad eccezione del noleggio delle licenze) possono essere ottenuti distribuendo una soluzione già pronta nel cloud noleggiando un server (server dedicato) - costo approssimativo - 3000 rubli/mese (1 CPU Core i3-2100 ( 3,1GHz 2 core), RAM 8GB, HDD 1Tb) o spazio nel rack di un data center (collocazione) - costo approssimativo 2000 rubli/mese 1 unità.
Gli svantaggi delle soluzioni cloud sono la scarsa volontà delle aziende di trasferire le informazioni aziendali all'esterno, la complessità dell'integrazione con altri sistemi aziendali, la ridotta larghezza di banda della rete, la mancanza di fiducia nei fornitori di tali servizi, tre possibili punti di fallimento (ci sono infatti tre responsabili: fornitore di soluzioni cloud, fornitore, dipartimento IT o amministratore di sistema), questioni relative alla sicurezza.
conclusioni
In questa recensione ho cercato innanzitutto di descrivere con un linguaggio semplice la varietà di soluzioni di portali presenti sul nostro mercato e, in base alle esigenze di base e alle dimensioni delle aziende, fornire indicazioni nella direzione della ricerca di una soluzione adeguata.
Oggi qualsiasi azienda può trovare una soluzione di portale adatta ai propri gusti, al proprio budget e all'elenco dei compiti da risolvere.
Sviluppo soluzione di portale personalizzato basarsi su piattaforme esistenti non ha molto senso per due motivi:
- esistono numerose soluzioni già pronte ed è improbabile che lo sviluppo di una soluzione personalizzata sia più funzionale o economicamente vantaggioso;
- Il supporto per una soluzione personalizzata può essere più costoso rispetto a quello per un prodotto prodotto in serie.
Decisioni commerciali difficili Più adatto per aziende grandi e distribuite con un gran numero di utenti che lavorano. Ideale per le aziende che già utilizzano prodotti di uno dei principali produttori (IBM, SAP, Oracle).
Soluzioni commerciali di fascia media più adatto alle aziende di medie dimensioni. I prodotti presentati in questa classe coprono la maggior parte delle esigenze di un'impresa tipica.
Le linee guida per la selezione sono le seguenti:
- numero di utenti simultanei fino a 3000 persone;
- budget fino a 1.000.000 di rubli;
- simpatia personale per il prodotto, disponibilità di supporto professionale.
Soluzioni aperte La funzionalità è simile a quella del software commerciale e copre la maggior parte delle esigenze di un'impresa tipica. Il costo zero delle licenze riduce seriamente il costo del progetto. Recentemente, il mercato del software open source si è sviluppato in modo dinamico e il problema della mancanza di supporto tecnico professionale, avvertito solo di recente, sta scomparendo.
Le linee guida per la scelta di una soluzione in questo segmento sono:
- numero di utenti simultanei fino a 1000 persone;
- budget fino a 400.000 rubli;
- presenza di progetti di successo con il fornitore della soluzione;
- disponibilità di supporto professionale.
Sistemi offerti come servizio SaaS (cloud) sono più adatti al mercato delle piccole imprese. I principali argomenti a favore: bassi costi di avviamento, indipendenza territoriale.
In misura minore, le soluzioni cloud sono adatte alle aziende di medie dimensioni per i seguenti motivi: la complessità dell'integrazione con altri sistemi aziendali, la riluttanza delle aziende a portare le informazioni aziendali all'esterno.