Stručný prehľad firemných portálov. Stručný prehľad firemných portálov Ktoré firmy potrebujú firemný portál
Firemná webová stránka je internetový zdroj obsahujúci kompletné informácie o spoločnosti, jej službách/produktoch, udalostiach v živote spoločnosti, histórii vývoja a mnohé ďalšie.
Avšak:
Firemný portál je webové rozhranie, ktoré poskytuje zamestnancom prístup k firemným údajom spoločnosti.
Inými slovami, firemný portál je vaša „virtuálna kancelária“, ktorá umožňuje vašim zamestnancom vymieňať si informácie, dokumenty, pridávať, meniť, odstraňovať, a čo je najdôležitejšie, spolupracovať. Ale to je vo všeobecnom zmysle.
Firemné portály v skutočnosti poskytujú rôzne špecifické funkcie, ktoré vyhovujú obchodným potrebám. Niektoré spoločnosti nezávisle vyvíjajú individuálny a jedinečný firemný portál pre prácu (nie je to však lacné, mierne povedané), alebo si môžete vziať hotové riešenie a prispôsobiť ho svojim špecifickým potrebám.
Prečo potrebujete firemný portál?
Prečo to vy, majitelia spoločností, potrebujete? Pozrime sa na výhody firemných portálov?
najprv- to je to, čo dostaneme systém na ukladanie a organizovanie všetkých dôležitých informácií o klientoch. Sledujeme prichádzajúce požiadavky zákazníkov. Zjednodušene povedané, dostávate listy, hovory, žiadosti z webovej stránky, správy na sociálnych sieťach a instant messenger. Môžu to byť požiadavky od vašich nových alebo existujúcich klientov, ponuky od vašich dodávateľov a partnerov. (Toto všetko sa nazýva LEADS). Po prvé, všetky tieto informácie je potrebné zhromaždiť, uložiť a najlepšie klasifikovať. Potom analyzujte a použite napríklad na identifikáciu najefektívnejších reklamných platforiem. Bitrix24 automaticky zhromažďuje všetkých potenciálnych zákazníkov z rôznych zdrojov do jednej databázy: potenciálni zákazníci sú zhromažďovaní z firemných e-mailov, systémov otvorených liniek, z telefónnych hovorov, chatov a webových formulárov vašich stránky a celkovo veľa (o tom budem hovoriť v iných článkoch).
Prečo? Aby vaši zamestnanci prestali ochorieť, keď si spomenú, ako komunikovali s klientom cez Viber, Mail alebo Online konzultanta na stránke. Vaši zamestnanci majú k týmto informáciám prístup odkiaľkoľvek, kde je prístup na internet, dokonca sa môžu do portálu prihlásiť aj zo svojho telefónu. Do počítača nie je potrebné inštalovať žiadny ďalší softvér, pracovný deň zamestnanca začne jednoducho - príde, sadne si za stôl, pripojí sa na firemný portál a je to, je pripravený pracovať. Všetci vaši zamestnanci (aj keď pracujú v rôznych kanceláriách) majú rýchly prístup k informáciám a môžu medzi sebou komunikovať.
Po druhé- v poriadku, ale nie dôležité pre vašu spoločnosť, najmä pre obchodné oddelenie - je systém riadenia vzťahov so zákazníkmi – CRM. To znamená, že po prijatí žiadosti musí váš manažér vykonať niekoľko akcií, kým klient zaplatí.
Napríklad: Ste cestovná kancelária. Dostali ste žiadosť z webovej stránky „Chcem ísť do Turecka.“ Váš manažér musí klienta kontaktovať a objasniť mu informácie (meno klienta, na aké termíny potrebuje zájazd, koľko ľudí pôjde, koľko hviezdičiek má hotel mal by mať atď.). Potom musí vytvoriť komerčný návrh (možno viac ako jeden) a poslať ho klientovi.
Po 4 dňoch je vhodné nastaviť si pripomienku: „Zavolajte Pavlovi Semenovičovi späť a zistite, ktoré turné si vybral.“ Ak klient odolá, tak mu dajte zľavu až 10%. Ak so všetkým súhlasíte, tak mu vypracujte a pošlite zmluvu, poistenie a faktúru. Nakoniec si musíte uložiť kópie podpísaných dokumentov a počkať na platbu.
Tento druh postupnosti akcií v spoločnosti sa nazýva „obchodný proces“. V skutočnosti máte veľa takýchto procesov a bolo by pekné, keby niektoré z nich boli automatizované (napríklad generovanie dokumentu obchodného návrhu)
Prečo potrebujete CRM? Aby ste nestratili ani jedného klienta (ani si neviete predstaviť, koľko z nich ste už stratili len preto, že manažér nezavolal späť včas). Aby nového manažéra neučil, ako má pracovať, ale aby jasne rozumel tomu, čo má robiť. Aby ste mali o klientovi kompletné informácie a mohli na základe toho napríklad niečo upsell. Aby ste pri odchode zamestnanca mohli jednoducho previesť jeho klientov k inému manažérovi, keďže máte celú históriu práce s týmito klientmi. Prečo potrebujete automatizáciu obchodných procesov? Všetko je tu jednoduché. Ak sa veľa rutinných úkonov vykonáva automaticky, vaši zamestnanci tým nestrácajú čas, potom pracujú rýchlejšie a dokážu spracovať viac klientov a rýchlejšie na nich reagovať (v porovnaní napr. s vašou konkurenciou). A to je výhodné ako z pohľadu predaja, tak aj z pohľadu celkového imidžu firmy.
Po tretie- Toto systémy riadenia úloh a projektov. Každý aj skromný podnik pozostáva z úloh a čiastkových úloh, ktoré musia byť zverené určitým osobám a dokončené do určitého času. Často sa opakujúce sekvencie, ako je vystavovanie faktúr alebo postupné schvaľovanie zmlúv alebo koordinácia žiadostí o dovolenku so všetkými manažérmi, je možné automatizovať. V tomto prípade potrebujete od firemného portálu vyžadovať pohodlné a intuitívne (vizuálne) rozhranie na správu a sledovanie všetkých úloh, rozdelenie rolí v úlohách (Kto je zodpovedný? Kto pomáha? Kto len pozoruje?), jednoduché ovládanie termíny úloh s pripomienkami, zoskupovanie úloh podľa projektov, prítomnosť pravidelných úloh, ktoré sa stanovujú napríklad raz za mesiac alebo štvrťrok.
Prečo? Ak sa venujete čistému predaju, tento systém dokáže zrýchliť interné procesy firmy (napríklad úloha na oddelení zásobovania na nákup kancelárskych potrieb alebo úloha na IT oddelení na inštaláciu monitora pre nového zamestnanca a pod. .). Ak ste výrobná spoločnosť, to znamená, že vyrábate určitý produkt (materiál alebo softvér), potrebujete taký systém ako vzduch. Váš príjem priamo závisí od toho, ako sú vaši zamestnanci spokojní s používaním systému riadenia projektov. A vôbec, bez toho sa budete utápať v lepkavých žltých papierikoch, objednávkach a hláseniach.
Po štvrté. A samozrejme posledný veľký blok - Kontrola a analýza. Čím väčšia je spoločnosť, tým ťažšie je kontrolovať zamestnancov. Mali by ste byť schopní získať štatistiky o výkone každého zamestnanca. Koľko hovorov? Koľko úloh bolo dokončených? Koľko nadčasových hodín?
Vedúci vašich oddelení by tiež mali byť schopní analyzovať výkonnosť oddelenia. Kým nedokážete vypočítať výkonnosť spoločnosti v číslach, nemôžete sa rozvíjať. Firemný portál by vám mal zase umožniť zostavovať reporty na širokej škále parametrov a robiť to jednoducho a prehľadne.
Prečo to potrebuješ? V prvom rade zlepšiť pracovnú disciplínu. Koľko času trávi zamestnanec v práci? Ako efektívne to funguje? Aké percento jeho aplikácií sa stane vašimi klientmi? Po druhé, identifikovať tenké miesta. Niekedy ani neviete, v akom štádiu sa spomaľuje realizácia projektov a predaj. A po tretie, určiť stratégiu rozvoja vašej spoločnosti. Je tu však nuansa - všetka analytika na firemnom portáli je relevantná iba vtedy, keď cez ňu pracuje všetok potrebný personál.
Komu a kedy?
Kto potrebuje firemný portál? Takmer každá oblasť činnosti (obchod, výroba, medicína, poskytovanie služieb a pod.) tak či onak vytvára okolo seba informačný systém. Napríklad všetci obchodní manažéri dostávajú požiadavky telefonicky a poštou. Vymieňajú si medzi sebou informácie cez Skype. Schvaľuje zmluvy a vyhlásenia s vedením v papierovej forme. Najády prichádzajú aj do výrobného oddelenia vo forme kúskov papiera. Pripomenuli nám tiež, že každý dobrý zamestnanec nosí v telefóne zoznamy úloh. A klientska báza je v najlepšom prípade v 1Ske, s ktorým nie každý vie v najhoršom prípade pracovať, ale často je základňa spravidla v excelovských tabuľkách. A manažéri otelenia vám prinášajú reporty s neoveriteľnými údajmi. Ak v týchto príkladoch spoznáte seba a svoju spoločnosť a pochopíte, prečo je to zlé, potom potrebujete podnikový portál a ste pripravení ho implementovať.
A najstrašnejšia otázka, kedy je to potrebné a kde začať? Musíte začať identifikáciou, zaznamenávaním a štandardizáciou najdôležitejších obchodných procesov pre vašu spoločnosť. S najväčšou pravdepodobnosťou teraz každý vykonáva prácu nie podľa nejakých všeobecných pokynov, ale preto, že vie, ako a ako to robí (aj keď nie vždy dobre), takže musíte písať a najlepšie kresliť vývojové diagramy všetkých dôležitých obchodných procesov. spoločnosť . Prečo by sa to malo robiť pred implementáciou podnikového portálu? Ak to neurobíte, všetko sa zopakuje a vaši zamestnanci budú pracovať „niektorí do lesa, niektorí na palivové drevo“. Ako môžete s takouto schémou práce predstaviť a vyškoliť nového človeka? V žiadnom prípade. Najprv preto štandardizujte obchodné procesy, potom návod na prácu s portálom a až potom môžete inštalovať firemný portál.
Firemný intranetový portál je jeden virtuálny informačný priestor spoločnosti, inými slovami, celý vnútorný život organizácie na jednom mieste. K „tajnému“ zdroju majú prístup iba zamestnanci a vedenie spoločnosti. Zavedenie tohto nástroja do pracovných procesov zvyšuje nielen produktivitu práce. Vytvorením intranetového portálu spoločnosť výrazne zrýchľuje svoje obchodné procesy. Portál Rabota.ru sa rozhodol opýtať, aké informácie obsahujú intranetové portály najväčších ruských korporácií.
Spoločnosti, ktoré sa rozhodli vytvoriť firemný intranetový portál, výrazne zvyšujú efektivitu svojich zamestnancov, pretože pomocou tohto nástroja sú doslova v priebehu niekoľkých sekúnd dostupné všetky potrebné informácie zamestnancom, čo následne výrazne šetrí čas. .
Jediný informačný priestor je pohodlný pracovný priestor so širokou škálou funkcií. Intranet okrem informácií o všetkých zamestnancoch (fotky, pozície, názvy oddelení, na ktorých špecialista pracuje, pracovné telefónne čísla, email) obsahuje firemné aktuality dostupné pre každého, referenčné informácie - telefónne čísla všetkých divízií a oddelení, informácie o voľných pracovných miestach, o narodeninách zamestnancov a významných dátumoch. Okrem toho môže intranet obsahovať rôzne fotoreportáže o akciách a marketingových plánoch organizácie. Môže obsahovať šablóny dokumentov (napríklad žiadosti o dovolenku) a pokyny na ich vyplnenie, vzory obchodných listov atď.
Samozrejme, obsah interného informačného zdroja sa neobmedzuje len na uvedený zoznam. Rozhodli sme sa opýtať zástupcov popredných spoločností na funkčnosť a obsah ich intranetových portálov.
Prípad 1. LG Electronics RUS
Alexander Karpov, riaditeľ ľudských zdrojov, LG Electronics RUS:
„Hlavným cieľom intranetového portálu našej spoločnosti je vytvárať pre každého zamestnanca maximum príležitostí na získanie informácií, ktoré sú pre neho dôležité.
Informačnú otvorenosť považujeme za nevyhnutný prvok našej firemnej kultúry, za absolútne nevyhnutnú podmienku pre budovanie dôvery medzi zamestnancami a spoločnosťou.
Ciele, ktoré manažéri sledujú, okrem vyššie opísaného všeobecného cieľa budovania dôvery, sú odstraňovanie interných informačných bariér, zabezpečenie neobmedzeného a rýchleho prístupu k informáciám a zvýšenie rýchlosti a kvality komunikácie pri riešení akýchkoľvek problémov – priemyselných aj spoločenských.
Náš intranetový priestor vytvára akési spoločné prostredie pre všetkých zamestnancov, virtuálny priestor, ktorý adekvátne a plne odráža realitu spoločnosti. Problémy, ktoré tento priestor rieši, sú veľmi mnohostranné a neustále sa rozširujú s vývojom technológie a naším chápaním vznikajúcich ďalších možností aplikácie.
Mnohé procesy, ktoré bolo predtým ťažké alebo nemožné implementovať kvôli náročnosti práce a nákladom na stratu informácií, sa dnes stali súčasťou nášho bežného výrobného života. Dovoľte mi uviesť niekoľko príkladov. Závod zamestnáva približne 3000 ľudí z desiatok lokalít. Na portáli vytvorený objednávací systém prepravy nám pomáha zabezpečiť ich doručenie do práce a späť, prostredníctvom ktorého si každý zamestnanec zarezervuje miesto vo firemnom autobuse priamo zo svojho pracoviska. Ďalší príklad. Na portáli si každý zamestnanec môže prečítať firemné novinky na firemnom blogu, ako aj vyjadriť svoj názor na naliehavé problémy na fóre. Štvrťročne vyberáme a odmeňujeme najlepších zamestnancov. Portál urobil tento proces čo najotvorenejším a najdemokratickejším. Každý špecialista môže zistiť, aké vynikajúce výsledky žiadateľ dosiahol a hlasovať za najhodnejšieho kandidáta. Portál obsahuje aj katalóg našej závodnej knižnice, ktorý obsahuje už viac ako 500 kníh. Každý zamestnanec si môže objednať publikáciu, ktorá ho zaujíma. Prostredníctvom portálu môžete tiež kontaktovať našich IT špecialistov so žiadosťou o podporu. Veľký význam prikladáme názorom zákazníkov o nás a našich produktoch. Pre mnohé divízie sú zákazníkmi iné divízie. A kvalita služieb poskytovaných interným klientom sa štvrťročne prostredníctvom portálu hodnotí. Prostredníctvom portálu hodnotíme angažovanosť zamestnancov. Stránka obsahuje aj náš výrobný fotoalbum - môžete si v ňom pozrieť napríklad fotografie z výstavby závodu v roku 2005, fotografie z nášho tradičného májového športového festivalu, fotografie zachytávajúce účasť našich zamestnancov na Dňoch darcov alebo poskytnuté fotografie našimi zamestnancami do fotografickej súťaže rastlín. Portál obsahuje popisy všetkých aktuálnych zásad a postupov, ktoré sa týkajú každého špecialistu, formuláre a formuláre všetkých štandardných dokumentov. A toto nie je úplný zoznam toho, na čo používame našu internú stránku. A počet takýchto zdrojov a služieb neustále narastá.
Výhody implementácie podnikového intranetového portálu sú, ako som už povedal, možnosť okamžite prijímať akékoľvek dôležité informácie priemyselného aj spoločenského charakteru. To dáva zamestnancom pocit vlastníctva, zapojenia sa do záležitostí spoločnosti a zodpovednosti za jej budúcnosť. A tieto emócie považujeme za kľúčové pre náš dlhodobý rozvoj a prosperitu.
Ako každý nový komunikačný kanál, aj intranetový portál si vyžaduje určitú kultúru komunikácie. A ak majú všetci účastníci takúto kultúru, tak firma dostáva od portálu len výhody. A kultúra komunikácie sa môže a mala by sa učiť. A robíme to aj prostredníctvom špeciálneho školenia.
Okrem vyššie popísaných hlavných služieb našej internej webovej stránky obsahuje informácie o zamestnancoch, ich kontaktné čísla a firemné e-mailové adresy. Na portáli zverejňujeme informácie o všetkých voľných pozíciách v závode a vyzývame zamestnancov, aby buď prejavili záujem o voľnú pozíciu, alebo nominovali na voľné miesto niektorého zo svojich priateľov či známych. Prostredníctvom portálu informujeme zamestnancov o možnosti zakúpenia zľavnených produktov a medzi záujemcami organizujeme tombolu.
Vo všeobecnosti chcem zdôrazniť, že portál je veľmi silným nástrojom, ako všetkým zamestnancom demonštrovať jednotu slov a činov spoločnosti, úctu spoločnosti k zamestnancom a túžbu vytvárať všetky podmienky, aby sa každý cítil ako člen spoločnosti. z veľkej korporátnej rodiny.”
Prípad 2. Spoločnosť Alfa Capital Management
Yuri Grigoryan, riaditeľ riadenia ľudských zdrojov spoločnosti Alfa Capital Management Company:
„Vzhľadom na to, že intranet sa postupne vyvíja z jednoduchého telefónneho zoznamu na výkonný „multifunkčný“ pracovný nástroj, je veľmi ťažké vyčleniť jeden účel.
Z pohľadu firemnej kultúry je cieľom nášho intranetového portálu vytvorenie jednotného firemného informačného priestoru. Všetko je tu jednoduché. Sme stredne veľká firma, no naši zamestnanci pracujú v najväčších mestách krajiny od Južno-Sachalinska a Vladivostoku po Kaliningrad a Rostov na Done. A niekedy sa ukáže, že vzdialenosť k najbližšiemu kolegovi je stovky kilometrov. Ak k tomu ešte dodáme, že niektorí zamestnanci pracujú v implantačných kanceláriách, na území iných organizácií, potom bude úloha prenášať firemnú kultúru, poslanie a hodnoty firmy bez prítomnosti kvalitného informačného zdroja jednoducho nesplniteľná. . Toto je prvý pracovný cieľ – interná webová stránka umožňuje každému zamestnancovi cítiť sa súčasťou jedného celku, byť aktívnym účastníkom života spoločnosti bez ohľadu na vzdialenosť od centrály a byť presiaknutý myšlienkou spoločnosti každý deň z rôznych sekcií.
Intranet z pohľadu našej každodennej práce úplne rieši problematiku internej komunikácie - obsahuje pohodlný telefónny zoznam s fotografiami kolegov, vykonávaných funkcií, záujmov, rozšírenou knižnicou dokumentov, informáciami o nových zamestnancoch, narodeninách, kalendár absencií, početné chaty a fóra, interný program na odosielanie správ a, samozrejme, blok správ. Ako vidíme, rozsah a zameranie komunikačného komponentu je široké, čo nám umožňuje efektívne riešiť interné komunikačné problémy akejkoľvek úrovne zložitosti.
Hlavná vec je, že ide o jediný nástroj na prenos poslania a firemných hodnôt spoločnosti. Ďalej je úplne vyriešená otázka vytvárania efektívnej internej komunikácie, to znamená, že riadime informačné toky, čo umožňuje ich neustálu zmenu podľa aktuálnych obchodných úloh. Medzi ďalšie ciele internej stránky patrí: vytváranie a správa pracovných skupín a neexistujú žiadne obmedzenia týkajúce sa tém – sem patrí skupina optimalizácie procesov a futbalový tím. Hlavným cieľom je však vytváranie profesionálnych komunít v rámci spoločnosti, ktoré poskytujú informácie s celým radom nástrojov a dokumentov pre každého zamestnanca (od štandardov pracovného výkonu až po prezentácie klientov a tarify), čo je dôležité najmä pre začiatočníkov. Na internom portáli sme vytvorili knižnicu všetkých dokumentov a ku každému z nich sme priložili pokyny na vyplnenie. Ak chcete napríklad napísať žiadosť o dovolenku, v zozname dokumentov nájdite dokumenty o zamestnaní, vyberte sekciu „Žiadosť“, otvorte požadovanú šablónu a k nej sú už pripojené pokyny na jej vyplnenie. Taktiež pomocou intranetu zapájame zamestnancov do firemného života prostredníctvom rôznych prieskumov, súťaží a pod.
Intranet má množstvo výhod, ale tou hlavnou je kvalitatívne odlišná úroveň internej komunikácie, čo samozrejme výrazne uľahčuje riešenie mnohých každodenných aj strategických úloh. A ak pôjdeme ďalej, úroveň rozvoja internej komunikácie priamo koreluje s úrovňou rozvoja firemnej kultúry spoločnosti a odráža jej skutočné záujmy a priority. Ako používateľ tohto systému môžem povedať, že jeho výhody objavujem každý deň. Zároveň zakaždým, keď poviem: „Je také dobré, že máme intranet.“ A napriek tomu, že od jeho predstavenia ubehol už viac ako rok, návštevnosť portálu rastie. Začali sme tak, že 50 % zamestnancov využívalo internú webovú stránku. Vďaka neustálej práci s koncovým užívateľom sme tento údaj dotiahli na 90%-95%.
"HR Officer. Personálny manažment", 2011, N 1
INTRANETOVÝ PORTÁL V SYSTÉME VNÚTORNEJ KOMUNIKÁCIE
Článok je venovaný analýze využitia intranetového portálu ako nástroja na zefektívnenie riadenia. Sú zhrnuté vlastnosti a možnosti intranetového portálu. Metodika jej implementácie vyvinutá autorom je prezentovaná na príklade poprednej banky Republiky Sakha (Jakutsko) - JSCB "Almazergienbank" (OJSC).
Slovník personálneho manažmentu. Intranetový portál je informačný systém, ktorý používateľom poskytuje jediný autorizovaný personalizovaný prístup k interným a externým informačným zdrojom a aplikáciám organizácie.
Ako ukazuje analýza sociologických prieskumov a dotazníkov, typické slabé stránky mnohých ruských organizácií sú: slabý systém komunikácie, firemnej komunikácie a kultúry, nízka úroveň výmeny informácií o zdrojoch. Nízka je aj miera prispôsobenia personálu, interného náboru, motivácie, rozvoja personálu, neznalosť poslania a strategických cieľov a zámerov zamestnancov, plánov rozvoja, v dôsledku čoho majú organizácie slabú odolnosť voči environmentálnym faktorom a nekontrolovateľnosť podnikových procesov. A to je v 21. storočí, v dobe rozvoja informačných technológií, rýchleho nástupu internetu ako prostriedku a nástroja na riadenie procesov!
Ako prekonať slabé chvíľky? Ako zlepšiť riadenie obchodných procesov? Ako optimalizovať komunikačné a informačné toky? Aké technológie použiť na zvýšenie účinnosti a efektívnosti?
Jedným z riešení by mohlo byť vytvorenie a podpora intranetového portálu organizácie. Intranetový portál (webová stránka) je základom podnikového informačného systému, ktorý umožňuje dodatočné riešenia úloh personálnych služieb organizácie. V tomto článku sa budeme zaoberať projektom implementácie intranetového portálu na príklade poprednej banky Republiky Sakha (Jakutsko) - JSCB Almazergienbank (OJSC).
Informácie o spoločnosti. Banka - v súčasnosti JSCB Almazergienbank (OJSC) - bola založená v roku 1993 ako úverová inštitúcia slúžiaca diamantovej provincii republiky - Jakutsku. Dňa 18. júna 1993 bolo na stretnutí zakladateľov prijaté rozhodnutie o vytvorení komerčnej banky Ergien (komanditná spoločnosť), ktorá bola následne 15. februára 1994 premenovaná na CB Almazergienbank. 30. decembra 1998 sa zmenila organizačná a právna forma banky - LLP sa transformovala na spoločnosť s ručením obmedzeným. Dňa 23. júla 2003 sa banka transformovala na akciovú komerčnú banku „Almazergienbank“ (otvorená akciová spoločnosť).
Banka zamestnáva cca 500 zamestnancov v centrále, 6 pobočkách a 8 ďalších pracoviskách (obr. 1). Je tu 374 zamestnancov vo veku od 30 do 40 rokov, čo predstavuje 68 % pracovnej sily. Vyššie odborné vzdelanie má asi 75 % zamestnancov, stredoškolské vzdelanie má väčšinou len technický personál, zamestnanci sa neustále zdokonaľujú (tab. 1).
Počet zamestnancov v JSCB "Almazergienbank" (OJSC)
400 ┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ┌─┐ │
350 ┼─────────────────────────────└───└─ —└└— ────────── ────────┤ ├─────┤
300 ┼─────────────────────────────└└──────────────────└└──└└— ─────────283 ──────┤ ├─────┤
│ ┌─┐ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
250 ┼─────────────────────────────└└───────────────────└──└└— 245──────┤ ├─ ─────┤ ├─────┤
│ ┌─┐ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
18 ├──────┤ ├── ────┤ 194───┤
│ ┌─┐ │ │ │ 172 │ ├─┐ │
│ │ │ │ │ │ ├─┐ │ │*│ │
│ │ │ │ │ │ │*│ │ │*│ │
150 ┼────────────────────136─────────────────────136────────└─—— ──────┤ │*├─ ───┤ │*├───┤
│ ┌─┐ │ 121 │ 121 │ │*│ │ │*│ │
│ 113 │ │ │ ├─┐ │ ├─┐ │ │*│ │ │*│ │
│ ┌─┐ │ │ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │
100 ┼───88──────┤ ├──────┤ ├──────────└───└️──└├──────┤ ├──────└───└️──└ ────┤ │*├── ──┤ │*├───┤
│ ┌─┐ │ │ │ │79 │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │
│ │ │72 │ │ │ ├─┐ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │
│ │ ├─┐ │ │ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │
50 ┼──┤ │*├────┤ ├──────┤ │*├────┤└──└└──└└──┤└──┤├──────┤ │*├────┤└└─└└ ───┤ │*├── ──┤ │*├───┤
│ │ │*│ │ │ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │
│ │ │*│ │ │ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │
0─┼──┴─┴─┴─┬──┴─┴───┬──┴─┴─┴─┬──┴─┴─┴─┬──┴─┴─┴─┬──┴─┴─┴─┬──┴─┴─┴─┬─┘
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
┌──────────────────────────────────────────────────┐
│ ┌─┐ ┌─┐ │
│ │ │ - ústredie a ďalšie kancelárie │*│ - pobočky │
│ └─┘ └─┘ │
└──────────────────────────────────────────────────┘
stôl 1
|
názov |
Použitá metodika |
||
|
Definujte cieľ |
Stanovte si priority a |
Na základe výsledkov |
|
|
Rozvrh |
Ponuka |
||
|
Identifikujte štádiá |
Vykonajte analýzu |
Odborný posudok; |
|
|
Definujte |
Ustanoviť normatívne - |
- "Brainstorm"; |
|
|
Odhaliť spoločensky - |
Identifikujte úspory nákladov |
FSA; |
Interný zdroj
Intranetový portál je z hľadiska svojej hlavnej činnosti integrovaným systémom na správu distribuovaných informačných zdrojov. Z pohľadu manažérskej organizácie ide o nový koncept organizácie pracovísk zamestnancov s jediným bodom prístupu ku všetkým informáciám potrebným na výkon príslušných funkcií. Z technického hľadiska ide o informačný systém, ktorý integruje rôzne zdroje údajov a samostatné funkčné systémy s jediným vstupným bodom a jednotnými pravidlami poskytovania a spracovania informácií.
Intranetové portály v ruských organizáciách sú vyvinuté a implementované na rozvoj internej komunikačnej infraštruktúry, na centralizáciu riadenia obchodných procesov, na typizáciu dátových štruktúr a štandardizáciu rozhraní, na podporu rozhodovania manažmentu. Intranetové portály zvyčajne obsahujú tri sekcie.
Prvá časť je prezentačná časť (hlavné prezentácie o oblastiach činnosti, produktoch, účastníkoch, zamestnancoch, novinkách, udalostiach atď.).
Druhá časť je informačná časť (primárne, informačné, analytické informácie).
Tretia časť je administratívna časť (registrácia a autentifikácia, obmedzenia prístupu, vyhľadávanie informácií na portáli, prostriedky exportu/importu informácií, testovanie).
V rámci systému personálneho manažmentu je cieľom interného podnikového portálu úplné alebo čiastočné akceptovanie časti funkcií HR služby, ako aj zvýšenie efektívnosti, dostupnosti a kontrolovateľnosti informačnej podpory činnosti oddelenia. zamestnancov organizácie bez ohľadu na ich územné umiestnenie alebo organizačnú podriadenosť.
Vyzdvihnime nasledovné úlohy služieb personálneho manažmentu, ktoré sú riešené implementáciou intranetového portálu: zvýšenie úrovne výmeny informácií; vyhľadávanie a výber zamestnancov pomocou interných zdrojov; adaptácia nových zamestnancov; motivácia zamestnancov; riadenie odborných školení, personálny rozvoj a hodnotenie (realizácia on-line testovania, vytváranie firemných vzdelávacích systémov a pod.); podpora firemnej kultúry.
Skúsenosti s tvorbou intranetového portálu
v zahraničných a ruských bankách
Intranetové portály dnes majú takmer všetky zahraničné firmy. V Rusku sa tento zdroj tiež stáva populárnym: podľa výsledkov prieskumu uskutočneného na stránkach informačného portálu Rambler, na ktorom sa zúčastnilo 2 350 Rusov z rôznych spoločností, 42 % respondentov uviedlo, že ich spoločnosti majú internú webovú stránku. Hodnotenie tohto zdroja medzi zamestnancami je pomerne vysoké: približne 70% zamestnancov ho používa pravidelne (aspoň niekoľkokrát týždenne).
Najvýraznejší posun vo vývoji intranetu v súčasnosti nastáva v bankovom sektore. Firemné portály sú najefektívnejším a najdostupnejším nástrojom internej komunikácie. Zahraničné banky začali najčastejšie implementovať vnútropodnikové webové stránky v rokoch 2000-2001. Medzi hlavné zahraničné banky, ktoré zaviedli intranet medzi prvými, patrí Royal Bank of Scotland. Royal Bank of Scotland (RBS) implementovala intranetový portál založený na open source aplikačnom serveri Zope. Banka využíva Zope na vykonávanie interných podnikových obchodných procesov a získavanie informácií.
HSBC Holdings plc. - jedna z najväčších bankových skupín na svete a najväčšia banková skupina v Európe na základe kapitalizácie v roku 2008, pôsobiaca v 76 krajinách. DZ Bank (AG Deutsche Zentral-Genossenschaftsbank) je jednou z popredných univerzálnych bánk poskytujúcich širokú škálu finančných služieb, je na 5. mieste v Nemecku a 28. na svete z hľadiska aktív, s pobočkami a zastúpeniami v 15 krajinách. Okrem toho medzi zahraničné banky, ktoré aktívne využívajú intranet, patria UBS Investment Bank, Lapeer County Bank & Trust Co atď.
Počet domácich bánk, ktoré implementovali intranet, zahŕňa: Bank of Russia, Alfa-Bank, VTB 24, Vneshtorgbank, Raiffeisenbank, MDM-Bank, BTA Bank, Bank Vozrozhdenie atď. Jedna z prvých domácich bánk, ktorá implementovala firemný portál Intranetom je Centrálna banka Ruskej federácie, ktorá svoj projekt realizovala v rokoch 2003 - 2004. Hlavným cieľom vytvorenia firemného intranetového portálu bolo zvýšenie efektívnosti, dostupnosti a kontrolovateľnosti informačnej podpory pre činnosť zamestnancov Bank of Russia bez ohľadu na ich teritoriálne umiestnenie alebo organizačnú podriadenosť. V súčasnosti intranet zahŕňa viac ako 60 informačných zdrojov a majú k nemu prístup všetky štrukturálne divízie Ruskej banky. Tento portál má viac ako 11 tisíc užívateľov, denne naň pristúpi až 1000 užívateľov.
Výsledky prieskumu v JSCB "Almazergienbank" (OJSC)
Na zdôvodnenie vytvorenia a implementácie intranetového portálu v JSCB Almazergienbank (OJSC) bola vo februári - máji 2009 vykonaná sociologická štúdia. Celkom bolo oslovených 60 zamestnancov pomocou klastrovej (sériovej) vzorky, čo je asi 17 % celkový počet zastúpených zamestnancov Tabuľka 1 odráža charakteristiky respondentov. Na základe výsledkov prieskumu boli vyvodené nasledujúce závery.
Výsledky prieskumu ukázali, že JSCB Almazergienbank (OJSC) má problém s informovaním zamestnancov, ktorý sa dá vyriešiť vytvorením podnikových novín. Medzi kategórie, ktoré signalizujú problém s informáciami, patrí 18 % vedúcich, 30 % popredných špecialistov, 60 % špecialistov a 9 % zamestnancov.
Väčšina zamestnancov na všetkých pozíciách málokedy vie alebo vôbec nevie o voľných miestach, ktoré sa objavili, takže zamestnanci, ktorí sa domnievajú, že takmer nikdy nie sú informovaní o voľných miestach, ktoré sa objavili, sú špecialisti (50 %), hlavní špecialisti (45 %) ), popredných špecialistov (40 %). Zo 60 respondentov 30 % opýtaných vynechalo voľné pracovné miesto, o ktoré mali záujem, ďalších 30 % túto možnosť nevylučuje, čo svedčí o nízkej úrovni interného náboru zamestnancov bánk. Preto je potrebné, aby mali zamestnanci banky istotu, že budú vždy informovaní o voľných pracovných miestach.
V JSCB Almazergienbank (OJSC) zamestnanci chápu adaptáciu ako skúšobnú dobu (ako odpovedalo 37 % respondentov), čo je nesprávna stratégia vedenia banky. Spomedzi metód a prostriedkov potrebných na proces prvotnej adaptácie zamestnancov obsadil 1. miesto mentoring (28 odpovedí - 34 %). Nezaostávajú ani odpovede týkajúce sa „dostupnosti údajov a iných informácií o kolegoch“, odpovedalo 22 (26 %) respondentov, a „dostupnosti komplexných informácií o organizácii“ – 19 (23 %).
Úroveň motivácie zamestnancov JSCB "Almazergienbank" (OJSC) možno považovať za vysokú, ale vedenie "Almazergienbank" musí venovať pozornosť pracovnej vyťaženosti, usporiadaniu pracovísk a spokojnosti s pracovnými činnosťami hlavných, popredných odborníkov. a zamestnancov.
Zamestnanci JSCB Almazergienbank (OJSC) majú pozitívny vzťah k realizácii prieskumov, je potrebné len vysvetliť, aký je účel prieskumu a výsledky oznámiť všetkým.
Je potrebné zlepšiť internú komunikáciu JSCB Almazergienbank (OJSC).
Zamestnanci chcú vo svojej organizácii implementovať intranetový portál.
Jednou z naliehavých úloh je teda implementácia intranetového portálu s cieľom zlepšiť systém personálneho manažmentu JSCB Almazergienbank (OJSC).
Metodika implementácie intranetového portálu
Vyvinuli sme metodiku, ktorá posudzuje relevantnosť implementácie intranetového portálu s prihliadnutím na úzke miesta v systéme riadenia, a to nízku úroveň informovanosti; vyhľadávanie a výber zamestnancov; adaptácia; motivácia; odborná príprava, rozvoj a hodnotenie personálu; firemná kultúra. Na základe výsledkov výskumu sme vyvinuli metodiku zavedenia intranetového portálu do JSCB Almazergienbank (OJSC).
Vývoj opatrení na implementáciu intranetového portálu celkovo zahŕňa 5 hlavných akcií, z ktorých každá postupne využíva tieto techniky: odborné posúdenie; metóda brainstormingu; funkčná analýza nákladov na identifikáciu úspor nákladov na funkcie oddelenia ľudských zdrojov; projekt predmetu v disciplíne „Personálny audit a kontroling“ na určenie možných zdrojov financovania projektu (tab. 1).
Výber poskytovateľa intranetového portálu
Pri výbere intranetového riešenia boli najskôr zvážené a analyzované návrhy hlavných dodávateľov týchto riešení (tabuľka 2).
tabuľka 2
Analýza dodávateľov automatizovaných systémov
|
Spoločnosť |
názov |
Riešenie |
Čas vývoja |
zákazníkov |
cena, rub. |
|
|
1C – Bitrix: |
Pripravený portál |
O 25 |
||||
|
Poznámka |
Obsahuje správy, úložisko súborov, pracovné skupiny, kalendáre, fóra, |
|||||
|
WSS- |
Portál |
batérie |
||||
|
Portál |
VTB 24, AKB |
|||||
|
Poznámka |
Má veľa rozšírení a integrovaných systémov. Tesne |
|||||
|
Topy |
Zdieľaj pointu |
AB "GPB - |
||||
|
Poznámka |
Hlavnými oblasťami použitia portálov sú znalostný manažment, |
|||||
|
Softline |
Kombinované |
|||||
|
Poznámka |
Obsahuje vlastný modul toku dokumentov, sociálne prvky |
|||||
|
Softline |
DeskWork 1.0. |
|||||
|
DeskWork 1.0. |
||||||
|
DeskWork 1.0. |
||||||
|
Poznámka |
Basic - sada 4 šablón dizajnu portálu s novým dizajnom |
|||||
|
"RBC SOFT" |
Kombinované |
banka KMB, |
||||
|
Poznámka |
Po spustení intranetového portálu môže byť hosťovaný - |
|||||
|
Kombinované |
JSCB "MDM - |
|||||
|
OnArt IntraNet |
||||||
|
IBM Lotus |
Banka Alfa |
|||||
|
Poznámka |
Poskytuje redundantnú funkčnosť pre spoluprácu a |
Legenda: P - úplne; Ch - čiastočne.
Dospelo sa k záveru, že zo všetkých uvažovaných možností pre JSCB Almazergienbank (OJSC) bolo vhodných 5 možností portálu, z ktorých expertná skupina a vedenie banky vybrali RBC SOFT (RBC Mylntranet). Túto voľbu možno vysvetliť tým, že intranetové riešenie spoločnosti RBC SOFT plne vyhovuje požiadavkám banky: ponúka čiastočný rozvoj portálu podľa štruktúry stanovenej bankou, cena je optimálna a nezávisí od počtu užívateľov, pomerne veľké skúsenosti s implementáciou v bankách v krajine plus atraktívna špeciálna ponuka (bezplatné školenie pre technických špecialistov). RBC SOFT LLC, súčasť skupiny spoločností ARMADA (MICEX, RTS: ARMD), sa špecializuje na podnikové riešenia v oblasti informačných technológií a internetu. RBC Mylntranet je intranetový portál založený na platforme Microsoft Office SharePoint Server 2007. Tento portál je určený na riešenie problémov ako: vytvorenie jednotného zdroja potrebných informácií a dokumentov pre zamestnancov všetkých kancelárií a pobočiek spoločnosti; organizovanie efektívnej komunikácie a spolupráce; udržiavanie a rozvoj firemnej kultúry; riešenie problémov HR služby spoločnosti.
Spočítajme si náklady na implementáciu intranetového portálu v JSCB Almazergienbank (OJSC) metodikou ušlého zisku. Takže v tabuľke. Obrázok 3 zobrazuje osobné náklady v banke.
Tabuľka 3
Osobné náklady v JSCB "Almazergienbank" (OJSC)
na roky 2006-2007
|
Smer |
||||||
|
Sum |
Ud. hmotnosť |
Sum |
Ud. hmotnosť |
Sum |
Ud. hmotnosť |
|
|
Platobný fond |
||||||
|
a) platba za |
||||||
|
b) platba za |
||||||
|
c) jednorazovo |
||||||
|
Náklady na |
||||||
|
Náklady na |
||||||
|
Výdavky za |
||||||
|
Výdavky za |
||||||
|
Náklady na |
||||||
|
Výdavky za |
||||||
|
Výdavky za |
||||||
|
ďalšie výdavky |
||||||
Náklady na mzdy a náklady na prepustenie JSCB Almazergienbank (OJSC) možno považovať za konzistentné s ideálnym nákladovým modelom.
Je potrebné zvýšiť výdavky na školenia a zdokonaľovacie školenia napríklad znížením nákladov na motiváciu, keďže aj tento ukazovateľ je hlavným faktorom motivácie zamestnancov, ako aj znížením iných výdavkov, ako sú náklady na firemné akcie.
Je potrebné optimalizovať náklady na motiváciu, aby škrty nepoškodzovali záujmy zamestnancov bánk.
Ostatné výdavky a výdavky na kultúrne a spotrebiteľské služby je možné znížiť za predpokladu, že získané peniaze budú použité na uspokojenie náročnejších potrieb personálu JSCB Almazergienbank (OJSC).
Na základe uvedených záverov, že je potrebné optimalizovať náklady na motiváciu, ostatné výdavky a výdavky na kultúrne a spotrebiteľské služby, za predpokladu, že škrty neboli na úkor záujmov zamestnancov banky, môžeme navrhnúť: určiť časť tzv. financovanie pripravovaného projektu na realizáciu intranetového portálu týchto položiek personálnych nákladov, ktoré predstavujú cca 12 – 15 % celkových nákladov a predstavujú cca 20 – 30 miliónov rubľov ročne. (Tabuľka 4)
Tabuľka 4
Kalkulácia nákladov na implementáciu intranetového portálu
v JSCB "Almazergienbank" (OJSC)
|
Smer |
1. polrok |
|||||
|
Sum |
Ud. hmotnosť |
Sum |
Ud. hmotnosť |
Sum |
Ud. hmotnosť |
|
|
Výdavky za |
||||||
|
Výdavky za |
||||||
|
ďalšie výdavky |
||||||
V tabuľke 5 odrážame štruktúru jednorazových nákladov na implementáciu intranetového portálu v JSCB Almazergienbank (OJSC).
Tabuľka 5
Štruktúra jednorazových nákladov na implementáciu
intranetový portál JSCB "Almazergienbank" (OJSC)
|
Pomenovanie výdavkov |
cena |
Celkom, trieť. |
||
|
Cena softvérového balíka |
||||
|
Školné |
||||
|
Od nej: |
||||
|
Platba za ubytovanie |
600 (za deň) |
|||
|
Výplata cestovných náhrad |
350 (za deň) |
|||
|
Platba prémie za realizáciu projektu |
Od 15 000 do |
|||
|
Ostatné výdavky (kancelária |
||||
Ekonomický efekt zavedenia intranetu
Ekonomický efekt JSCB „Almazergienbank“ (OJSC) v oblasti personálneho manažmentu sa dosahuje najmä znižovaním náročnosti práce pri výkone riadiacich funkcií, z dôvodu eliminácie duplicitných operácií.
Porovnanie výsledkov pred a po realizácii projektu a ekonomického efektu je možné znázorniť pomocou nasledujúcej tabuľky. 6.
Tabuľka 6
Ekonomický efekt zavedenia intranetového portálu
v JSCB "Almazergienbank" (OJSC)
┌──────────────────┬────────────────┬───────────┬──────────┬───────────────────┬─────────┐
│ Kompletné │ Pozície osôb, │ Pozície │ Náklady │ Náklady na │Účinok│
│ meno │odkiaľ │ osoby, │ práca │ výkon │realizačnej│ funkcie
│ funkcie oddelenia pre│dokumenty, formuláre│zúčastňujúce sa│realizácie│počas roka od │projektu,│
│ práca s │ alebo počiatočným │ vo funkciách │ │ pri zohľadnení nákladov │ rub. │
│personálne a všeobecné│ údaje │ výkon│ každého │technického prostriedku│ │
│ vydáva │ │funkcie, ich│zamestnanec,│ a zrážky za │ │
│ │ │ mesačne │ h │ sociálne │ │
│ │ │plat, rub.│ │ poistenie, rub. │ │
│ │ │ │ ├─────────┬─────────┤ │
│ │ │ │ │ pred │ po │ │
│ │ │ │ │realizácia│realizácia│ │
│Výber, │- Ch. špecialista. │ +3 248 │ +140 │ 42 481 │ 14 711 │ -27 770 │
│testovanie a │-Ved. špecialista. │ │ │ │ │ │
│primárne hodnotenie │- Ved. špecialista. (f)│ │ │ │ │ │
│zamestnaný │+ Ved. špecialista. (e)││││││
│špecialisti │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Formácia a │Ved. špecialista. (e) │ +1 724 │ │ 16 601 │ 15 985 │ -615 │
│udržiavanie základne │ │ │ │ │ │ │
│rezervovať údaje │ │ │ │ │ │ │
│personál │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Realizácia │+ Ved. špecialista. (e)│ +3 248 │ +22 │ 13 702 │ 15 649 │ +1 947 │
│analýza │ │ │ │ │ │ │
│potreby │ │ │ │ │ │ │
│výcvik a postup. │ │ │ │ │ │ │
│kvalifikácia, │ │ │ │ │ │ │
│definícia │ │ │ │ │ │ │
│priorita │ │ │ │ │ │ │
│trasy a │ │ │ │ │ │ │
│zloženie │ │ │ │ │ │ │
│tréningové plány │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Príprava │Ved. špecialista. (e) │ +1 724 │ │ 4 684 │ 5 454 │ +770 │
│materiály pre │ │ │ │ │ │ │
│priťahuje │ │ │ │ │ │ │
│pracovníkov do │ │ │ │ │ │ │
│materiál a │ │ │ │ │ │ │
│disciplinovaný│ │ │ │ │ │ │
│zodpovednosť │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Osobné účtovníctvo │Ved. špecialista. (e) │ +1 724 │ │ 43 940 │ 47 833 │ + 3893 │
│zloženie │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Drigovanie │Ved. špecialista. (e) │ +1 724 │ -200 │ 69 660 │ 67 137 │ -2 523 │
│nainštalované │ │ │ │ │ │ │
│dokumentácia na │ │ │ │ │ │ │
│personál │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Zostavenie │Ved. špecialista. │ +1 724 │ -20 │ 51 534 │ 50 843 │ -690 │
│rozvrhy dovoleniek,│Ved. špecialista. (d). │ │ -50 │ │ │ │
│účtovníctvo│Ved. špecialista. (f) │ │ │ │ │ │
│robotníci │ │ │ │ │ │ │
│dovolenky, │ │ │ │ │ │ │
│dizajn │ │ │ │ │ │ │
│najbližšie prázdniny│ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Vedenie účtu │- Ch. špecialista. │ +1 724 │ -30 │ 20 848 │ 19 043 │ -1 804 │
│výmena personálu│Ved. špecialista. │ │ +20 │ │ │ │
│rozvrhy │Ved. špecialista. (d). │ │ -30 │ │ │ │
│ │Ved. špecialista. (f) │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Formácia a │Ved. špecialista. (e) │ +1 724 │ │ 22 581 │ 25 466 │ +2 885 │
│vedenie banky │ │ │ │ │ │ │
│údaje o │ │ │ │ │ │ │
│kvantitatívne a │ │ │ │ │ │ │
│kvalita │ │ │ │ │ │ │
│zloženie │ │ │ │ │ │ │
│zamestnanci │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Doprovod │- Ved. špecialista. │ │ │ 25 870 │ 6 697 │ -19 172 │
│prispôsobovací proces│ - Ved. špecialista. (f)│ │ │ │ │ │
│noví zamestnanci │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Organizácia │Manažér. ovládanie │ │ -60 │ 27 394 │ 12 173 │ -15 220 │
│vykonávanie │Ch. špecialista. │ │ -40 │ │ │ │
│certifikácia │+ Ved. špecialista. (e)│ │ +40 │ │ │ │
│pracovníci, jej │ │ │ │ │ │ │
│metodický a │ │ │ │ │ │ │
│informačné │ │ │ │ │ │ │
│poskytovanie, │ │ │ │ │ │ │
│účasť na analýze │ │ │ │ │ │ │
│výsledky │ │ │ │ │ │ │
│certifikácia │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Príprava │- Ved. špecialista. (e)│ │ │ 27 394 │ 20 307 │ -7 086 │
│potrebné │ │ │ │ │ │ │
│materiály pre │ │ │ │ │ │ │
│úvahy za │ │ │ │ │ │ │
│provízie na │ │ │ │ │ │ │
│založenie │ │ │ │ │ │ │
│dĺžka služby │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Organizácia │Manažér. ovládanie.│ │ -30 │ 11 620 │ 14 791 │ +3 171 │
│firemné │+ Vedy. špecialista. (e)│ │ +20 │ │ │ │
│udalosti │ │ │ │ │ │ │
│spolu s │ │ │ │ │ │ │
│mám záujem │ │ │ │ │ │ │
│divízie │ │ │ │ │ │ │
│pohár │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┴────────────────┴───────────┴──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Celkovo: │ 378 309 │ 316 089 │ -62 220 │
└──────────────────────────────────────────────────────────┴─────────┴─────────┴─────────┘
Legenda: "-" - zmiznutie, zníženie alebo zníženie; "+" - vzhľad, zvýšenie.
Pri implementácii intranetového portálu tak banka získa zníženie nákladov na vykonávanie funkcií oddelenia ľudských zdrojov - 62 220 rubľov. ročne, ako aj optimálne rozdelenie funkcií medzi zamestnancov oddelení a zbavenie sa nepotrebných funkcií.
Okrem toho za ekonomický efekt v oblasti riadenia možno považovať zníženie náročnosti spracovania informácií, ktorá je určená vzorcom:
Ru = T x (Zm / Kd x H) - Tm x St, (1)
kde T je zložitosť manuálneho spracovania informácií, ľudí. hodina.;
Zm - priemerná mesačná mzda vedúceho zamestnanca;
Kd - počet pracovných dní v mesiaci, dni;
H - počet pracovných hodín za deň, hodiny;
Tm - pracovná náročnosť spracovania rovnakých informácií na počítači, osobohodina;
St - náklady na jednu hodinu používania počítača, rub.
V dôsledku implementácie intranetového portálu sa znížia mzdové náklady:
1) pripraviť podklady pre nomináciu personálu na materiálne stimuly. Tieto náklady predstavujú spolu 186 hodín ročne, ekonomický efekt sa bude rovnať: 186 x 78 = 14 508 rubľov;
2) na prípravné práce o disciplinárnej zodpovednosti: Ru =
1,1 x (17 000 / 22 x 8) - 0,4 x 230 = 106 - 92 = 14 rubľov. o jednej hodine. V roku:
64 x 14 = 896 RUR;
3) na spracovanie údajov o kvantitatívnom a kvalitatívnom zložení
zamestnanci: Ru = 3,4 x (17 000 / 22 x 8) - 1,2 x 230 = 328 - 276 =
52 rub. o jednej hodine. Za rok: 240 x 52 = 12 480 rubľov.
Ru = 14 508 + 896 + 12 480 = 27 884 rubľov.
Rozhodnutia manažmentu sa budú robiť efektívnejšie:
Ru = SUM (T1 - T2) x Tsu, (2)
kde T1, T2 - trvanie odôvodnenia, vývoja, prijatia a implementácie rozhodnutí pred a po udalostiach, dni;
Tsu - náklady na jeden deň práce pre riadiaceho zamestnanca.
Vypočítajme efektivitu manažérskych rozhodnutí:
Pre zamestnanecké bonusy: Ru = 1 x (10 - 4,5) x 772 = 4246 rubľov;
Podľa usporiadania výstrelov: Ru = 3 x (14 - 6) x 772 = 18 528 rubľov;
Podľa personálnej politiky: Ru = 2 x (13 - 7) x 772 = 9264 rubľov, celkom:
Ru = 4246 + 18 528 + 9264 = 32 038 rub.
Veríme, že vďaka implementácii intranetového portálu v JSCB Almazergienbank (OJSC):
Náklady na kancelársky papier, kazety a používanie technického vybavenia sa znížia, pretože hlavné dokumenty organizácie budú elektronické;
Skráti sa strata pracovného času na hľadanie potrebnej dokumentácie a pod.
Vypočítajme ukazovatele ekonomickej efektívnosti.
1. Čistá súčasná hodnota (NPV) alebo integrálny ekonomický efekt (Eint):
Eint = NPV = Eu1 + Eu2 - SUM Kylt x alfa, (3)
kde Ey1 je ekonomický efekt v oblasti manažmentu;
Ey2 - ekonomický efekt vo sfére výroby;
SUM Kylt - predvýrobné náklady v t-tom roku zúčtovacieho obdobia;
alfa - diskontný faktor.
Eint = NPV = (62 220 + 27 884 + 32 038) + 10 000 - 350 300 x 0,892 857 = 132 142 - 312 768 = -180 626 rub.
Môžeme teda skonštatovať, že v prvom roku po implementácii intranetového portálu sa jednorazové náklady v JSCB Almazergienbank (OJSC) oplatia o jednu tretinu.
2. Index ziskovosti (RI) je pomer výšky súčasného príjmu k výške kapitálovej investície a vypočíta sa pomocou tohto vzorca:
ID = (1 / Kvl) x SUM (Pt - K"t) x alfa, (4)
kde Kvl je suma diskontovaných kapitálových investícií, rub.;
Pt - hospodárske výsledky dosiahnuté na t-tom stupni;
K"t - náklady v t-tom kroku, ak nezahŕňajú kapitálové investície, rub.
ID = (1 / 350 300) x (1 x (132 142 - 312 768) x 0,892 857 + 2 x (132 142 - 50 000) x 0,797 194 + 3 x (132 142 - 312 768) 10,01 = 10,01 285 x (-161 273 + 130 966 + 175 401) = 0,00 000 285 x 145 094 = 0,413.
Index ziskovosti bude 0,413. Považujeme to za vysoký ukazovateľ pre bankový sektor.
3. Doba návratnosti (Tok) - minimálny časový interval (od začiatku projektu), po ktorom sa integrálny ekonomický efekt stáva pozitívnym a následne zostáva nezáporný. Doba návratnosti je určená na základe podmienky:
Prúd = min t, pri ktorom SUM (Pt - K"t) x alfa = Kvl. (5)
Kvl = 350 300 rub. 1 x (132 142 - 50 000) x 0,892 857 + 2 x (132 142 - 50 000) x 0,797 194 + 3 x (132 142 - 50 000) x 0,711 7361 + 0,711 7363 + 41 = 711 7363 +41 = 379 708 rub.
Aktuálny = 2 - 2,5 roka.
Tento projekt sa teda vyplatí za dva alebo dva a pol roka a následne vytvorí banke príjem vo výške približne 130 tisíc rubľov. v roku.
Sociálna efektívnosť projektu
Rozsah projektu ovplyvňuje sociálnu stránku organizácie. Jeho sociálna účinnosť sa prejavuje v schopnosti dosiahnuť pozitívne, ako aj vyhnúť sa negatívnym zo sociálneho hľadiska, zmenám v organizácii.
Medzi pozitívne zmeny pri implementácii intranetového portálu v JSCB Almazergienbank (OJSC) patria nasledovné pre jednotlivé subsystémy systému personálneho manažmentu.
Subsystém personálneho plánovania a marketingu:
Vytváranie podmienok pre realizáciu a rozvoj individuálnych schopností zamestnancov;
Vytváranie priaznivého obrazu organizácie.
Subsystém náboru a účtovníctva zamestnancov:
Zabezpečenie interného náboru personálu;
Zvýšenie platnosti personálnych rozhodnutí o presťahovaní personálu.
Subsystém pracovných podmienok:
Poskytovanie zamestnancov banky na primeranej úrovni práce a voľného času;
Zabezpečenie želaných zmien v sociálnom prostredí Almazergienbank.
Subsystém pracovných vzťahov:
Včasná identifikácia problémov v skupinových a individuálnych vzťahoch;
Formovanie organizačnej kultúry.
Subsystém personálneho rozvoja:
Komplexné prispôsobenie personálu;
Zabezpečenie konzistentnosti cieľov medzi zamestnancami a vedením banky pri riadení kariéry;
Ovládanie sociokultúrnych noriem banky.
Subsystém motivácie a motivácie zamestnancov:
Vytváranie podmienok pre osobný rozvoj zamestnancov;
Vytváranie pocitu zapojenia zamestnancov do záležitostí banky;
Vytvorenie moderného systému motivácie a lojality zamestnancov k banke.
Subsystém sociálneho rozvoja:
Vytváranie priaznivej sociálno-psychologickej klímy;
Vytvorenie mechanizmu spätnej väzby so zamestnancami na základe ich túžob a potrieb;
Vytváranie príležitostí na mimopracovnú komunikáciu a participáciu na spoločenskom živote firmy.
Podsystém informačnej podpory:
zabezpečenie informovanosti zamestnancov o aktuálnom dianí, zmenách a príkazoch vydaných v banke;
Zlepšenie kvality, efektívnosti a platnosti informácií;
Formovanie schopnosti kontrolovať zmeny v požiadavkách rôznych kategórií zamestnancov atď.
Intranetový portál tak umožňuje zvýšiť informovanosť zamestnancov organizácie; zvýšiť efektivitu vyhľadávania a výberu zamestnancov; zvýšiť spokojnosť a motiváciu nových zamestnancov.
Intranetový portál je nástrojom na odborné vzdelávanie, rozvoj a hodnotenie personálu, ako aj podporu firemnej kultúry.
Bibliografia
1. Shabanova A. Interná firemná stránka ako prostriedok výmeny informácií v spoločnosti // Personálny manažment. 2005. N 15 (121). S. 48.
Firemný portál sa často zamieňa s firemným webom. V skutočnosti ide o úplne iné nástroje a funkcie portálu sú oveľa širšie. Portál je v podstate akousi virtuálnou kanceláriou spoločnosti, ktorá umožňuje všetkým zamestnancom vymieňať si dokumenty a informácie, ako aj automatizovať základné obchodné procesy. Pojmy podnikový portál a intranet sa však tradične používajú ako synonymá.
Čo je intranet?
Intranet alebo podnikový portál je veľmi objemný a komplexný nástroj, ktorý vám umožňuje zvládnuť širokú škálu úloh. Nejde len o nezávislú webovú stránku, ale o celý rad rôznych produktov, napríklad systém správy dokumentov, sledovanie úloh, ERP systém a mnoho ďalších, v závislosti od potrieb konkrétnej organizácie. Portál spája funkcie ukladania súborov a dokumentov, sociálnej siete a informačného zdroja. Každý portál má zároveň len dve hlavné úlohy: dať zamestnancom možnosť kolektívne pracovať na zadaných úlohách a zabezpečiť efektívnu internú komunikáciu.
Na vyriešenie týchto problémov môže typický podnikový intranet obsahovať nasledujúce bloky:
- informácie o spoločnosti: charta, štruktúra, náplň práce, poslanie a svetonázor spoločnosti, firemný štýl a pod.;
- informácie o zamestnancoch: osobné údaje a stránky, kontakty, pozícia, oddelenie, úspechy;
- aktualizované informácie: objednávky, pokyny, oznamy o udalostiach vo firme, pokuty a poďakovanie, firemné novinky;
- jednotná vedomostná základňa: referenčné informácie (katalógy produktov, cenníky), dokumenty, šablóny, archivované súbory;
- komunikačné nástroje: fóra, prieskumy, dotazníky, komunikácia s vedením a kolegami;
- servisné mechanizmy: projekty, stanovovanie úloh a sledovanie ich plnenia, požiadavky na nákup kancelárskej techniky, objednávanie preukazov, dopravy a pod.
Ako ukazuje prax, firemný portál je schopný efektívne riešiť otázky pracovného plánu, ako je nastavenie a monitorovanie implementácie úloh, analytika, vytvorenie systému na ukladanie dôležitých informácií, automatizácia obchodných procesov a systémy riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM).
Rýchla komunikácia medzi rôznymi oddeleniami spoločnosti je pomerne úspešne implementovaná aj na portáloch. Nie je potrebné napríklad upozorňovať každé oddelenie na inováciu alebo dôležitú udalosť – stačí informácie zverejniť na portáli a okamžite sa stanú verejne známymi. Zamestnanci majú tiež neustály prístup k vedomostnej základni spoločnosti.
Na poznámku
Jedným z hlavných trendov rozvoja intranetu je jeho zjednodušenie. Ak sa ho pred pár rokmi vývojári snažili vybaviť maximálnym množstvom funkcionality, dnes sa od takýchto riešení čoraz viac upúšťa v prospech jednoduchších sociálnych intranetov.
Čo sa týka efektívnej komunikácie medzi zamestnancami, teoreticky im portál, samozrejme, dáva možnosť okamžite komunikovať prostredníctvom integrovanej sociálnej siete a diskutovať o pracovných aj osobných problémoch na fórach a skupinách. Každý môže s každým komunikovať, položiť otázku, odovzdať a dostať potrebné informácie... V praxi to, žiaľ, nie vždy funguje alebo nefunguje vôbec. Intranet je dobrý na automatizáciu rôznych operácií, zjednodušenie toku dokumentov a reportingového systému, vyhľadávanie potrebných informácií, ale... nie na komunikáciu.
Mimochodom, úspešnosť interakcie zamestnancov pomocou portálu do značnej miery závisí od miery ich zapojenia do komunikácie na všetkých úrovniach riadenia. Otvorená organizácia, kde môže ktokoľvek priamo kontaktovať lídra, je pre súčasných aj potenciálnych zamestnancov oveľa atraktívnejšia. To vytvára dodatočnú dôveru medzi zamestnancami, že vrcholový manažment zaobchádza s členmi tímu ako s plnohodnotnými partnermi a vytvára lojalitu k spoločnosti.
Aké spoločnosti potrebujú firemný portál?
Intranet je veľmi pohodlný a niekedy životne dôležitý nástroj pre spoločnosti, ktoré majú vzdialených zamestnancov. Pre nich môže portál slúžiť ako skutočné mobilné pracovisko. Portál je užitočný aj pre veľké spoločnosti, ktoré majú pobočky v rámci rovnakej lokality alebo dokonca v rôznych mestách. Ale aj keď spoločnosť nemá pobočky, ale má veľký počet zamestnancov a oddelenia sa nachádzajú na rôznych poschodiach, portál sa môže stať prostriedkom na zjednotenie všetkých do jedného tímu. S portálom nie je potrebné chodiť s papierovými dokumentmi z kancelárie do kancelárie, plytvať tým drahocenným pracovným časom a rozptyľovať ostatných zamestnancov, alebo hľadať klientskú základňu niekde v rozľahlosti 1C, s ktorou nie každý vie pracovať. s Samozrejme, ak organizácia zamestnáva dvoch-troch ľudí a počas pracovného dňa sú v jednej kancelárii, tak portál v tomto prípade bude zbytočný luxus.
Manažéri spoločností niekedy úprimne nechápu, prečo môže byť potrebný podnikový portál, pretože jeho inštaláciu považujú za plytvanie peniazmi. V skutočnosti spoločnosť potrebuje portál, ak:
Portál bude veľmi užitočný aj pre tie spoločnosti, ktoré potrebujú rýchlu adaptáciu zamestnancov či zaškolenie personálu. S intranetom sa nováčik zorientuje vo svojich povinnostiach oveľa rýchlejšie, pretože má prístup ku všetkým základným informáciám a má možnosť poradiť sa s akoukoľvek otázkou od skúsených kolegov. Na školenie zamestnancov nie je potrebné organizovať osobné kurzy alebo školenia – to všetko sa dá urobiť online na portáli. Nebudete musieť na dlhý čas odvádzať pracovníkov z pracovného procesu a míňať ďalšie peniaze na organizáciu.
Ako implementovať intranet
Proces implementácie intranetu vo firme je pomerne zložitý a viacstupňový. Prvou fázou je vždy rozhodnutie „zhora“. O implementácii a jej presadzovaní musí rozhodnúť manažment. Ale psychológia ľudí je taká, že akékoľvek inovácie a zmeny v bežnom priebehu práce sa stretávajú s nepriateľstvom, bez ohľadu na to, aké užitočné a efektívne budú v budúcnosti.
Povedzme teda, že rozhodnutie padlo. kde začať?
- 1. fáza Zhromažďovanie požiadaviek a plánovanie projektu. V tejto fáze sa určujú hlavné ciele implementácie a zbierajú sa názory všetkých zainteresovaných strán.
- 2. fáza Tvorba informačnej architektúry portálu. Ide o štruktúrovanie všetkých údajov na portáli, ako budú prezentované používateľom. Hlavným účelom štruktúry je urýchliť vyhľadávanie, najdôležitejšie informácie by ste mali získať maximálne tromi „kliknutiami“ myšou.
- 3. fáza Optimalizácia obchodných procesov. Je to potrebné, aby portál nebol len skladom informácií, ale automatizoval aj tie najnáročnejšie obchodné procesy spoločnosti.
- 4. fáza Vytvorenie dizajnu portálu. Dizajn v tomto prípade nie je len obrázok, ale vážne ovplyvňuje pohodlie portálu pre používateľov. Projekčné práce sa zvyčajne vykonávajú súbežne s implementáciou softvéru.
- 5. fáza Informačný obsah. Podľa odborníkov by iniciátormi publikácií na začiatku intranetu mali byť vrcholoví manažéri, no od nich by nemalo pochádzať viac ako 20 % príspevkov. Zvyšok tvoria publikácie bežných zamestnancov. Ak sa neskôr ukáže, že ich počet bude nižší ako 80 %, portál možno nie je nástrojom pre zamestnancov. Bohužiaľ, v skutočnosti je za jeho vyplnenie väčšinou zodpovedný správca.
- 6. fáza Propagácia medzi zamestnancami a školenia používateľov. Možno najťažšia a najzodpovednejšia etapa. Bez ohľadu na to, ako ideálne je portál vytvorený z hľadiska softvéru alebo dizajnu, ak nie je žiadaný zamestnancami spoločnosti, jeho hodnota bude nulová. Ak chcete informovať tím o spustení intranetu, môžete zaslať informačný list s upozornením na službu a jej najužitočnejšie funkcie a tipy na prechod na nový systém. Počas prevádzky portálu si každá firma nachádza vlastné riešenia, ako ho medzi zamestnancami spopularizovať, niektoré majú napríklad prístup na internet či e-mail len cez intranet, iné finančne odmeňujú tých, ktorí portál v práci pravidelne využívajú. Motivácia k používaniu tohto nástroja je azda najťažšou časťou procesu implementácie portálu.
Porovnanie riešení: top 3 najlepšie intranetové portály
Yammer. Podľa vývojárov bude tento firemný portál užitočný pre všetky oddelenia spoločnosti – od manažérov až po radových zamestnancov. Dnes je k dispozícii len ako súčasť jedného ďalšieho produktu – Microsoft-Office365 – a ľahko sa integruje so SharePointom. V mnohých ohľadoch sú však podobné, ale Yammer je cloudové riešenie a SharePoint je serverové riešenie.
Štruktúra portálu trochu pripomína populárny Twitter, intranet umožňuje zamestnancom vymieňať si okamžité správy vrátane textových súborov a obrázkov, vytvárať pracovné skupiny, prezerať si online kontakty, vyhľadávať ľudí, skupiny či texty, využívať spoločnú databázu a prijímať podieľať sa na jej formovaní. Rozhranie portálu je pomerne jednoduché, pochopí ho každý, kto má aspoň malé skúsenosti s prácou so sociálnymi sieťami.
Okrem vytvárania internej komunikácie medzi zamestnancami Yammer pomáha riešiť aj obchodné problémy, ako je vytváranie komunikácie pre manažérov, projektový manažment, interakcia s obchodnými partnermi, motivácia personálu, školenia a adaptácia zamestnancov a zvyšovanie efektivity predaja.
Keďže Yammer je v súčasnosti súčasťou Office365, nie je možné ho nainštalovať oddelene od druhého. Pridanie Yammeru do všetkých online kancelárskych taríf však nezmenilo ich cenu. Mimochodom, za jednu z jeho hlavných nevýhod možno považovať nemožnosť nainštalovať si Yammer svojpomocne, spolu so skutočnosťou, že Yammer je vhodný len pre tie spoločnosti, ktoré chcú rozvíjať svoj vlastný individuálny firemný portál, keďže nie je pripravený. - vyrobené krabicové riešenie.
"Bitrix24" - firemný portál s funkciami sociálnej siete. Obsahuje mikroblogy, messenger, úložisko súborov, fotogalérie. S pomocou Bitrix24 môžete nielen komunikovať a spolupracovať na projektoch, ale aj spravovať svoje CRM, plánovať a sledovať pracovný čas, automatizovať obchodné procesy a riadiť personál. Celkovo je ponúkaných 12 pracovných nástrojov.
Bitrix vyzerá ako firemný Facebook, aspoň ich rozhrania sú veľmi podobné. Hlavná stránka má známy feed, do ktorého môže každý používateľ písať vlastné správy a komentáre k príspevkom ostatných účastníkov. Rovnaký feed odráža všetky firemné udalosti. Portál má krabicovú aj cloudovú verziu. Bitrix je možné nainštalovať na stolný počítač, notebook alebo akékoľvek mobilné zariadenie. Intranet sa navyše ľahko integruje so spoločnosťami Google, Apple a Microsoft. Cena softvéru závisí od zvoleného typu tarify: balík „Projekt“ pre 12 používateľov je možné nainštalovať zadarmo, „Projekt+“ - za 990 rubľov mesačne, „Spoločnosť“ - za 10 990 rubľov. Počet používateľov v posledných dvoch balíkoch nie je obmedzený.
Podľa recenzií používateľov sú hlavnými nevýhodami portálu neinformatívne rozhranie a preťaženie funkcionality.
Naživo je hotové riešenie, ktoré umožňuje vytvoriť si vo firme vlastný interný firemný portál. K dispozícii sú hotové šablóny pre marketingové oddelenie, obchodné oddelenie, HR, službu technickej podpory – portál spustíte a rozviniete v čo najkratšom čase, používatelia si môžu nastaviť svoj individuálny pracovný priestor pomocou úvodnej stránky. Aplikácia obsahuje všetky potrebné nástroje na riadenie projektov, firemného obsahu a úloh.
Používatelia majú prístup k blogom, profilom, diskusiám, skupinám, kalendárom, inteligentnému vyhľadávaniu a mnohým ďalším. Jive je možné integrovať s Google a Office365, portál je prístupný z akéhokoľvek zariadenia vrátane mobilu.
Cena aplikácie závisí od zvoleného balíka, dnes sú tri: Select, Premier alebo Premier+. Hlavnou nevýhodou portálu je chýbajúca lokalizácia v ruštine a rozdiel v navigácii zo sociálnych sietí, ktoré poznajú používatelia. Vzhľadom na veľké množstvo možností môže byť proces registrácie používateľov na intranet náročný.
Dnes je na trhu pomerne veľké množstvo riešení. Je dosť ťažké pochopiť, ktorý z nich je vhodný pre konkrétnu spoločnosť. Preto sa v časti o integrácii kladie osobitný dôraz na potrebu stanoviť si jasný cieľ. Samozrejme, že pracovné funkcie sú prezentované takmer všade rovnako dobre, ako sociálne funkcie - otázka zostáva otvorená.
Vlastný nástroj vs riešenie na kľúč
Čo uprednostniť: vývoj vlastného nástroja alebo hotového riešenia? Hovorili sme o tom s Dmitrijom Benzom, vývojárom firemnej sociálnej siete LOQUI BUSINESS:
„Ak manažment pochopí, prečo a pre koho je intranet potrebný, potom bude jasné, ktorý portál je najlepšie nainštalovať. Finančné možnosti samozrejme zohrávajú dôležitú úlohu pri výbere. Individuálne riešenie bude vždy drahšie ako krabicová verzia, no niekedy firma toto riešenie nepotrebuje. Hotové portály úspešne zvládajú úlohy, ktoré im boli pridelené, a väčšina z nich vám umožňuje prispôsobiť všetky funkcie špecifikám spoločnosti.
No veľmi často, žiaľ, nastáva situácia, keď sa portál stáva len úložiskom informácií a nijako to nepomáha posilňovať internú komunikáciu. Stáva sa to preto, že portál je stále oficiálnym pracovným nástrojom a človek nie je psychologicky naklonený komunikácii s jeho pomocou. Ak firma vidí svoj hlavný cieľ v posilňovaní internej komunikácie, potom potrebuje zaviesť firemnú sociálnu sieť. Práve CSS sa stáva platformou, kde zamestnanci spoločnosti začínajú aktívne komunikovať o všetkých problémoch, riešiť pracovné problémy, vymieňať si názory a zdieľať informácie. Siete sú čoraz viac žiadané a jedným z prvých domácich projektov bol náš LOQUI BUSINESS. Dúfame, že má pred sebou skvelú budúcnosť. Snažili sme sa do nej aspoň vniesť to najlepšie zo sociálnej siete a firemného portálu, aby sa LOQUI stal nástrojom schopným riešiť akékoľvek problémy a problémy firmy.“
Prítomnosť firemného portálu vo vašej firme nikoho neprekvapí. Čoraz viac veľkých a stredných obchodných zástupcov tak či onak stojí pred výberom a realizáciou portálu. Mnohé podniky sú však stále na pokraji rozhodnutia spustiť projekt implementácie podnikového portálu. Dúfam, že vám moja krátka recenzia pomôže urobiť prvý krok týmto smerom.
Takže všetky portálové riešenia prezentované na dnešnom trhu možno rozdeliť do troch skupín:
- platformy na vytváranie podnikových portálov;
- balené produkty (hotové riešenia) založené na platformách;
- riešenia ponúkané ako služba SaaS (cloudové riešenia).
Uvažujme ich postupne.
Platformy na vytváranie firemných portálov
Platformy na tvorbu portálových riešení sa zasa delia na komerčné, ako napr
Oracle WebCenter Suite, MS SharePoint, IBM WebSphera, 1C-Bitrix
a otvorené ako napr
Joomla!, Jboss, Plone, Drupal, Jive atď.
Platformy sa používajú na vývoj podnikových portálov pre konkrétnu technickú špecifikáciu (TOR) a teoreticky spĺňajú potreby zákazníkov lepšie ako iné skupiny. Ak je vypracovaná kompetentná technická špecifikácia, ak popisuje všetky potreby spoločnosti, tak v takomto riešení budú implementované.
Tu si pripomíname príbeh o neohrozených Sparťanoch: Keď sa Filip Macedónsky (Alexandrov otec) priblížil k hradbám Sparty, poslal Sparťanom správu, v ktorej stálo: „Podmanil som si celé Grécko, mám najlepšiu armádu na svete. . Vzdaj sa, pretože ak násilne dobyjem Spartu, ak rozbijem jej brány, ak prerazím jej hradby baranidlami, nemilosrdne zničím celé obyvateľstvo.“ Na čo Sparťania odpovedali: "Ak."
Pred spustením testovacej prevádzky systému je skutočne veľmi ťažké predvídať všetky možné spôsoby jeho použitia. To môže spôsobiť, že projekt zmešká termíny a/alebo prekročí schválený rozpočet.
Hotové riešenia založené na platformách
Krabicové produkty (hotové riešenia) sú rozdelené na riešenia postavené na báze komerčných platforiem: IBM WebSphere Portal, Oracle Portal 11g, SAP NetWeaver Portal, DeskWork, Ittilan Portal, WSS Portal, 1C-Bitrix: Corporate Portal a otvorené riešenia. : Liferay Portal, Alfresco, JomPortal, Jive, Jahia atď.
Všetky tieto produkty možno rozdeliť do niekoľkých skupín:
- ťažké komerčné riešenia pre veľké spoločnosti (IBM WebSphere Portal, Oracle Portal 11g, SAP NetWeaver Portal);
- komerčné riešenia pre stredné a veľké spoločnosti (DeskWork, Ittilan Portal, WSS Portal, 1C-Bitrix: Corporate Portal);
- otvorené (bezplatné licencie) riešenia pre stredné a malé firmy (Liferay Portal, Alfresco, JomPortal, Jive, Jahia).
Ďalej uvediem stručný popis uvedených hotových riešení. V popise sú uvedené približné ceny za licencie, ktoré nezahŕňajú projekt implementácie portálu. Ohľadom konečných cien licencií a nákladov na implementáciu sa obráťte na svojich poskytovateľov riešení. Z praxe môžu náklady na realizačný projekt výrazne prevyšovať náklady na licencie:
- Ťažké obchodné rozhodnutia
- IBM WebSphere Portal() - hotové portálové riešenie založené na platforme IBM WebSphere. Riešenie bohaté na funkcie pre hosťovanie obsahu, spoluprácu a dištančné vzdelávanie. Funkcionalita systému je postavená na moduloch – aplikáciách, ktoré je možné ďalej rozvíjať pomocou WebSphere Portlet Factory. Plná automatizácia akýchkoľvek obchodných procesov, vrátane rutinných operácií (objednávanie vizitiek, objednávanie kancelárskych potrieb, požiadavky na výber personálu, rezervovanie zasadacích miestností atď.) a mechanizmy projektového manažmentu so sledovaním fáz, termínov a prideľovaním používateľov zodpovedných za úlohy. Medzi nevýhody patrí ťažký systém určený pre veľké spoločnosti s veľkým počtom súbežných používateľov a zodpovedajúco vysoké náklady na vlastníctvo systému. Približná cena licencií je 1 500 000 RUB. (buď 300 pomenovaných licencií, alebo server s 2 procesormi s 2 jadrami).
- Oracle Portal 11g(www.oracle.com) - plnohodnotné portálové riešenie založené na Oracle WebCenter. Veľmi silne sú zastúpené nástroje obchodnej analýzy a plnohodnotná tímová práca s dokumentmi, úlohami a projektmi. Vyvinuté nástroje na automatizáciu obchodných procesov. Samostatne by som chcel poznamenať vyhľadávanie a indexovanie informácií vo vnútri portálu aj mimo neho. Ideálne pre spoločnosti, ktoré už používajú produkty od rovnakého výrobcu. Nevýhody: Komplexný systém, môžete zabudnúť na jeho spustenie v krátkom čase, vysoké náklady na vlastníctvo. Ak už podnik používa podnikové systémy od iného výrobcu, budete si musieť pohrať s integráciou. Približné náklady na licencie sú 600 000/procesor.
- Portál SAP NetWeaver Enterprise Portal (www.sap.com) je ďalším portálovým riešením najvyššej úrovne. Funkcie integrácie rôznych systémov sú pohodlne implementované - funkcia jedného bodu prístupu do informačného systému spoločnosti. Hlavným zameraním je skupinová práca, projektový manažment a komunikácia so zamestnancami. Jednou z kľúčových kompetencií portálu založeného na SAP je správa znalostnej základne spoločnosti. Umožňuje automatizovať existujúce obchodné procesy a optimalizovať tok dokumentov. Z portálu je možné pristupovať nielen k aplikáciám SAP, ale aj k aplikáciám od iných vývojárov. Portál je možné upravovať v prostredí SAP Portal Content Studio a prostredníctvom SAP Portal Development Kit. Nevýhody: systém je náročný na správu a konfiguráciu, vysoké náklady na vlastníctvo a škálovanie. Neexistujú žiadne otvorené informácie o nákladoch na licencie, ale cenová úroveň zodpovedá triede.
- Portál WSS(www.wss-consulting.ru) - hotový podnikový portál, obsahuje veľké množstvo funkcií, informácií o spoločnosti, správu aplikácií, stránky oddelení a riadenie projektov. Perfektne implementované: fóra, fotogalérie a videogalérie, hlasovanie a často kladené otázky. Vyhľadávajte v obsahu portálu aj v externých zdrojoch. Diferenciácia prístupových práv na úrovni dokumentu. Plná integrácia s produktmi MS. WSS Portal je jedným z lídrov na trhu portálov založených na MS SharePoint. Medzi nevýhody: obmedzenia súvisiace s operačným systémom - funguje iba na Windows + MS SharePoint Server 2010, približná cena licencie je 450 000 rubľov, náklady na štandardnú implementáciu (vrátane licencií) sú 895 000 rubľov.
- DeskWork(www.deskwork.ru) je hotové riešenie, ktoré pokrýva všetky základné potreby firiem na firemnom portáli. Štruktúra spoločnosti, adresár, noví zamestnanci a narodeniny, správa aplikácií a úloh. Zdieľané kalendáre atď. Nevýhody: obmedzenia spojené s operačným systémom - funguje na Windows. Rozpočtová verzia portálu založená na SharePoint Foundation, približné náklady na licencie sú 120 000 rubľov - neobmedzený počet používateľov.
- Ittilanský portál(www.ittilan.ru) – krabicové portálové riešenie založené na SharePointe, viac ako 60 hotových modulov. Hlavná stránka zobrazuje novinky a udalosti spoločnosti, informácie o najnovších dokumentoch a príspevkoch na fóre, narodeniny a nových zamestnancov. Zobrazenie kľúčových ukazovateľov výkonnosti spoločnosti (KPI). Projektový manažment, elektronické ukladanie dokumentov a aplikačný modul. Nevýhody: obmedzenia súvisiace s operačným systémom - funguje na Windows. Pohodlný telefónny zoznam a firemná vedomostná základňa. Približné náklady na licencie sú 400 000 rubľov.
- 1C-Bitrix: Firemný portál(www.1c-bitrix.ru) - sú implementované krabicové intranety, funkcie sociálnej siete a skupinová práca. Projektový manažment, funkcie CRM, informačné kanály, mikroblogy a pracovné skupiny. Automatizácia rutinných operácií. Integrácia s produktmi MS (Exchange, AD, SharePoint). Pokročilé funkcie vyhľadávania, fulltextové, podľa tagov, podľa obsahu, s prihliadnutím na hodnotenia dokumentov. Firemná znalostná báza a skupinové kalendáre s možnosťou integrácie s Outlookom a ical. Modul školenia zamestnancov a voľné pracovné miesta pre zamestnancov. Vizuálna štruktúra spoločnosti. Nevýhody: Ťažko upraviteľné. Približná cena (neobmedzený počet používateľov) 300 000 RUB.
- Otvorené riešenia s nulovými licenčnými nákladmi
- Liferay portál(www.liferay.com) je podnikový portál s otvoreným zdrojovým kódom vyvinutý na báze Java. Podľa Garthnera (2009) je to jeden z top 5 horizontálnych korporátnych portálov spolu s IBM, Oracle, SAP a MS. Organizácia jedného bodu prístupu k podnikovým zdrojom, jedinečné zobrazenie stránok pre každého používateľa, pohodlné používateľské rozhranie, zahrnuté nástroje sociálnej komunikácie, automatizácia existujúcich obchodných procesov, integrácia s MS Office, firemné novinky a nástenky, vysoký stupeň škálovateľnosti, úplné vyhľadávanie informácií vo vnútri portálu aj v externých zdrojoch. Podpora pre bezplatné a komerčné DBMS. Nevýhody: zle prispôsobené pre ruské spoločnosti, ťažko upraviteľné. Licencie pre základnú verziu nie sú spoplatnené, je možné si zakúpiť Liferay Portal Enterprise Edition, ktorá sa vyznačuje najmä dostupnosťou profesionálnej podpory (24x7).
- Alfresco(www.alfresco.com) - hotový intranetový systém pre správu podnikového obsahu. Systém je open source, hlavným rozdielom od Liferay je dôraz na prácu s dokumentmi (tok dokumentov), v Alfrescu je prezentovaný lepšie ako v iných otvorených riešeniach. Podpora pre dokumenty MS Office, kontrola verzií a disciplína vykonávania, žurnál dokumentov atď. Rovnako ako Liferay je vyvinutý pomocou technológií Java. Funkcie portálu: Správy a udalosti spoločnosti, adresár, štruktúra spoločnosti, automatizácia obchodných procesov. Osobná domovská stránka. Podpora pre bezplatné a komerčné DBMS. Overenie LDAP. Medzi nevýhody: pri spustení z krabice je potrebné ho upraviť, je ťažké ho upraviť. Základná verzia nie je spoplatnená licenciami, je možné si zakúpiť komerčnú verziu.
- JomPortal– hotový firemný portál založený na CMS Joomla! Open source systém. Všeobecné informácie o spoločnosti (história, štruktúra, stránky divízií). Novinky a akcie spoločnosti, informácie o narodeninách a novoprijatých zamestnancoch. Vykonávanie prieskumov a prieskumov zamestnancov. Projektový a aplikačný manažment. Elektronické ukladanie dokumentov, fórum a firemná vedomostná báza (wiki). Videá a fotoalbumy. Funkcie sociálnych sietí. Overenie LDAP. Integrácia s 1C. Za licencie sa neplatí, je možné si dokúpiť technickú podporu.
Cloudové riešenia
Cloudové riešenia zahŕňajú:
Bitrix24(www.bitrix24.ru približné náklady - 9900 rubľov/mesiac s neobmedzeným počtom používateľov a 100 GB cloudového priestoru,
Jednoduché podnikanie(www.prostoy.ru) približná cena - 1 000 rubľov mesačne s neobmedzeným počtom používateľov a 10 GB cloudového priestoru,
Tímové nástroje(www.teamtools.ru) približné náklady - 700 rubľov / mesiac s neobmedzeným počtom používateľov a 5 GB cloudového priestoru atď.
Moderné cloudové riešenia do veľkej miery opakujú základnú funkcionalitu hotových portálových riešení, možno s výnimkou integrácie s inými podnikovými systémami používanými vo firme.
Výhodou cloudových riešení je zníženie fixných nákladov spojených s nákladmi na vlastníctvo servera a systémového softvéru, nižšie nároky na PC (v skutočnosti sú potrebné vstupno/výstupné terminály a všetka logika je spracovaná v cloude), jednoduchosť škálovateľnosti a rýchlosti nasadenia (ak potrebujem otvoriť novú kanceláriu, stačí nainštalovať PC a zorganizovať prístup na internet), zníženie nákladov spojených so správou softvéru, územná nezávislosť (prístup na portál odkiaľkoľvek, kde je prístup na internet ).
Všetky tieto výhody (možno s výnimkou prenájmu licencií) je však možné dosiahnuť nasadením hotového riešenia v cloude pri prenájme servera (dedikovaný server) - približná cena - 3000 rubľov/mesiac (1 CPU Core i3-2100 ( 3,1GHz 2 jadrá), RAM 8GB, HDD 1Tb) alebo priestor v racku dátového centra (kolokácia) - približná cena 2000 rubľov/mesiac 1 jednotka.
Nevýhodami cloudových riešení je nedostatočná ochota podnikov prenášať podnikové informácie externe, zložitosť integrácie s inými podnikovými systémami, malá šírka pásma siete, nedôvera v poskytovateľov takýchto služieb, tri možné body zlyhania (v skutočnosti existujú traja zodpovední: poskytovateľ cloudových riešení, poskytovateľ, IT oddelenie alebo správca systému), problémy súvisiace s bezpečnosťou.
závery
V tejto recenzii som sa v prvom rade pokúsil jednoduchým jazykom popísať rôznorodosť portálových riešení prítomných na našom trhu a na základe základných potrieb a veľkosti firiem poskytnúť návod na hľadanie vhodného riešenia.
Každá firma si dnes môže nájsť portálové riešenie podľa svojho vkusu, rozpočtu a zoznamu úloh, ktoré má riešiť.
rozvoj portálové riešenie na mieru založené na existujúcich platformách nedáva veľký zmysel z dvoch dôvodov:
- existuje veľké množstvo hotových riešení a je nepravdepodobné, že by vývoj vlastného riešenia bol funkčnejší alebo nákladovo efektívnejší;
- Podpora pre vlastné riešenie môže byť drahšia ako pre sériovo vyrábaný produkt.
Ťažké obchodné rozhodnutia Vhodnejšie pre veľké, distribuované spoločnosti s veľkým počtom pracujúcich používateľov. Ideálne pre spoločnosti, ktoré už používajú produkty od jedného z významných výrobcov (IBM, SAP, Oracle).
Komerčné riešenia strednej triedy vhodnejšie pre stredne veľké firmy. Produkty prezentované v tejto triede pokrývajú väčšinu potrieb typického podniku.
Pokyny pre výber sú nasledujúce:
- počet súbežných používateľov do 3000 osôb;
- rozpočet do 1 000 000 rubľov;
- osobné sympatie k produktu, dostupnosť odbornej podpory.
Otvorené riešenia Funkcionalita je blízka komerčnému softvéru a pokrýva väčšinu potrieb typického podniku. Nulové náklady na licencie výrazne znižujú náklady na projekt. Trh so softvérom s otvoreným zdrojovým kódom sa v poslednom čase dynamicky rozvíja a problém nedostatku profesionálnej technickej podpory, ktorý bol pociťovaný len nedávno, sa vytráca.
Pokyny pre výber riešenia v tomto segmente sú:
- počet súbežných používateľov do 1000 osôb;
- rozpočet do 400 000 rubľov;
- prítomnosť úspešných projektov u poskytovateľa riešenia;
- dostupnosť odbornej podpory.
Systémy ponúkané ako služba SaaS (cloud) sú vhodnejšie pre trh malých spoločností. Hlavné argumenty pre: nízke počiatočné náklady, územná nezávislosť.
V menšej miere sú cloudové riešenia vhodné pre stredne veľké podniky z nasledujúcich dôvodov: zložitosť integrácie s inými podnikovými systémami, neochota podnikov vynášať podnikové informácie von.