Pohranjivanje metapodataka u Excelu. Objekt raspona. Uklanjanje skrivenih i osobnih podataka skeniranjem dokumenata, prezentacija i knjiga Promjena svojstava dokumenta

Udružujem se s vanjskim servisom koji uključuje podatke o primitku s tog servisa i prikaz u excelu. Želim biti u mogućnosti pohraniti podatke koje prijavim u Excel. Objekt raspona. Postoji li Excel svojstvo. Objekti raspona gdje se metapodaci mogu pohraniti?

Pojasnite kao u perspektivnoj perspektivi. TaskItem ima ItemProperties, što je Perspective. Objekt ItemProperty. Pa ima li ovako nešto u Excelu?

A ako ne, onda je najbolji način da metapodatke spremite u Excel. Raspon?

Uredi: moram ustrajati s ovim metapodacima. Na ovaj način, ako korisnik spremi, dovrši i zatim ponovno otvori vodič, trebao bih moći izdvojiti ove metapodatke iz Excela. Objekt raspona (ili bilo koje drugo svojstvo)

2 odgovora

Budući da informacije trebaju biti dosljedne, uzeo sam jednostavniji i jasniji pristup. Napravite novi radni list, nazovite ga nešto poput metapodataka (u slučaju da imate više ovakvih podataka). Postavite ga na VeryHidden (xlSheetVeryHidden" ne može biti Unhidden iz Excela, ne smijete ga sakriti iz koda):

Xl.XlSheetVisibility.xlSheetVeryHidden

Spremite sve svoje metapodatke za raspon R1 u listu s metapodacima u rasponu R1. Vaš će kod na ovaj način biti vrlo jednostavan i jasan.

Moglo bi izgledati otprilike ovako:

Sheet1.Range.Value = SomeValue; Sheet1Metadata.Range.Value = MetaDataOfSomeValue;

Kad god kreiramo, otvorimo ili spremimo Microsoft Word dokument, u njemu se bilježe dodatne informacije koje se zovu metapodaci. Isto se može reći i za Microsoft Excel i Microsoft PowerPoint datoteke. U određenim situacijama ovi metapodaci mogu otkriti neželjene podatke o nama i kompromitirati nas.

Iako se metapodaci pohranjuju implicitno, u njima nema ničeg kriminalnog. Olakšavaju organiziranje, pohranjivanje i pretraživanje dokumenata te pomažu u razumijevanju njihovog podrijetla i svrhe. Ali postoje trenuci kada ne želimo otkriti ime autora dokumenta, datum stvaranja ili uređivanja, kada šaljemo Word datoteku drugoj osobi.

Kako biste spriječili moguće neugodne posljedice, morate naučiti kako ukloniti metapodatke. Tko zna u koje će ruke pasti Wordov dokument s mojim prezimenom i inicijalima, nazivom organizacije, pa čak i nazivom računala.

Ovdje ću podijeliti tri načina za uklanjanje metapodataka iz Word dokumenata.

1. Koristite ugrađene mogućnosti programa Word / Excel / PowerPoint

Ako koristite Word 2010 ili 2013 (Office 2013), možete ukloniti skrivene podatke o sebi u Inspektoru dokumenata. Na kartici Datoteka idite na odjeljak Detalji. U grupi Pripremi za dijeljenje kliknite na Search for Issues -> Document Inspector. Počinjemo s provjerom u Document Inspectoru.

Nakon završetka provjere pojavit će se prozor s opcijama za brisanje podataka. Pokraj "Svojstva dokumenta i osobni podaci" kliknite gumb "Izbriši sve".

2. Aplikacija Document Metadata Cleaner

Document Metadata Cleaner besplatni je uslužni program za uklanjanje metapodataka iz Microsoft Word, Excel ili PowerPoint dokumenata. Ova aplikacija može prebrisati prezime, inicijale, naziv organizacije, naziv računala, naziv mrežnog poslužitelja ili tvrdog diska (ovisno gdje je datoteka pohranjena), prezimena prethodnih autora dokumenta, informacije o promjenama i verzijama dokumenta, skriveni tekst ili ćelije (Excel), komentari.

3. Program Doc Scrubber

Doc Scrubber još je jedan besplatni alat za analizu i uklanjanje skrivenih informacija koje bi nas potencijalno mogle kompromitirati. Doc Scrubber ima dva načina rada - u prvom izvlači sve skrivene podatke iz dokumenata i prikazuje ih, a u drugom uklanja metapodatke iz odabranog dokumenta ili grupe dokumenata skupljenih u jednu mapu.

Postoje i plaćeni uslužni programi koji vam pomažu ukloniti metapodatke iz dokumenata. Ali trebaju li nam oni?

Danas ćemo govoriti o tome koja svojstva ima dokument i kako ih možete pregledavati i uređivati u Excelu 2010 i 2013. Nakon čitanja ovog članka također ćete naučiti kako zaštititi dokument od bilo kakvih promjena i kako ukloniti osobne podatke iz Excel list.

Sjećate li se kako ste se osjećali kada ste prvi put počeli koristiti Excel 2010 ili 2013? Osobno se ponekad jako naljutim kada ne mogu pronaći alat ili opciju koja mi treba tamo gdje sam je navikao vidjeti u prethodnim verzijama Excela. Isto vrijedi i za svojstva dokumenta u Excelu 2010 / 2013. U ovim verzijama ona su skrivena prilično duboko, no čak i tako, brzo ćemo doći do njih.

U ovom članku pronaći ćete detaljne upute o tome kako pregledati i promijeniti svojstva dokumenta, kako zaštititi dokument od bilo kakvih promjena i kako ukloniti osobne podatke s Excel lista. Ići!

Koja svojstva ima dokument?

Prije nego počnemo učiti kako pregledavati, mijenjati i brisati svojstva dokumenta (metapodatke) u Excelu 2010 i 2013, shvatimo koja svojstva dokumenti MS Officea općenito imaju.

Tip 1. Standardna svojstva– zajedničko svim aplikacijama sustava Office. To uključuje osnovne podatke o dokumentu - naslov, temu, autora, bilješku i tako dalje. Možete ručno postaviti vlastite tekstualne vrijednosti za ova svojstva kako biste lakše pronašli dokument koji želite na svom računalu.

Tip 2. Automatski ažurirana svojstva je podatak o datoteci dokumenta kojom upravlja i koju mijenja sustav. Na primjer, veličina datoteke i vrijeme kada je stvorena ili izmijenjena. Neka su svojstva jedinstvena za dokumente u određenoj aplikaciji, poput broja stranica, riječi, znakova ili verzije aplikacije. Takva se svojstva ažuriraju automatski dok uređujete.

Tip 3. Prilagođena svojstva su korisnički određena svojstva. Možete sami dodati dodatna svojstva dokumentu sustava Office.

Tip 4. Svojstva organizacije su svojstva definirana od strane vaše organizacije.

Tip 5. Svojstva biblioteke dokumenata odnose se na dokumente koji se nalaze u biblioteci dokumenata na web mjestu ili u zajedničkoj mapi. Osoba koja kreira biblioteku može postaviti neka svojstva za dokumente biblioteke i postaviti pravila za njihove vrijednosti. Kada dodajete dokument u takvu biblioteku, morat ćete unijeti vrijednosti za sva potrebna svojstva ili ispraviti postojeća svojstva u skladu s utvrđenim pravilima.

Pregled svojstava dokumenta

Za one koji ne znaju gdje pronaći informacije o dokumentu u Excelu 2010 ili 2013, nudimo tri opcije:

Metoda 1: Prikažite "Informacijsko područje dokumenta"

Ova metoda omogućuje pregled informacija o dokumentu izravno na radnom listu.

Nakon toga, Excel se automatski vraća u način rada za uređivanje radnog lista, a između vrpce izbornika i radnog područja radnog lista vidimo “Informacijsko područje dokumenta” kao što je prikazano na slici ispod.

Kao što vidite, ploča s informacijama o dokumentu prikazuje ograničen skup svojstava. Ako želite saznati više o svom dokumentu, prijeđite na drugu metodu.

2. način: otvorite dijaloški okvir Svojstva

Ako okno s informacijama o dokumentu ne pruža informacije koje su vam potrebne, pokušajte pristupiti naprednim svojstvima. Prvi način za pregled dodatnih svojstava je korištenje istog "Informacijskog područja dokumenta".

Ovdje su prikupljeni podaci o dokumentu koji se nalaze na karticama: Su česti(Općenito), Statistika(Statistika) i Spoj(Sadržaj). Na kartici možete urediti osnovne podatke Dokument(Sažetak) ili postavite dodatna svojstva za dokument na kartici Drugi(Prilagođen). Želite li znati kako se to radi? Strpljenje! O tome ćemo detaljnije govoriti kasnije.

Postoji još jedan način za otvaranje dijaloškog okvira Svojstva(Svojstva):

Isti dijaloški okvir pojavit će se na ekranu.

Metoda 3. Koristite Windows Explorer

Još jedan jednostavan način za prikaz metapodataka je korištenje Windows Explorera bez otvaranja Excel radnog lista uopće.

Sada znate 3 različita načina za pregled svojstava dokumenta na vašem računalu, tako da lako možete pronaći sve važne informacije.

Promjena svojstava dokumenta

Ranije sam obećao govoriti o tome kako promijeniti svojstva dokumenta. Dakle, pregledom svojstava pomoću i gore opisanih, možete brzo dodati potrebne informacije ili urediti postojeće podatke. To je također moguće, ali ne u sustavu Windows 8.

Najbrži način za dodavanje autora

Promjena zadanog imena autora

Prema zadanim postavkama, Windows korisničko ime koristi se kao ime autora za Excel dokument, ali ovaj potpis možda neće uvijek biti odgovarajući. U Excelu možete promijeniti zadano ime autora tako da se ubuduće posvuda pojavljuje samo ono ime koje trebate.

Postavljanje prilagođenih svojstava

Komentar: Format podataka polja Značenje(Vrijednost) mora odgovarati onome što je odabrano na padajućem popisu Tip(Tip). Na primjer, ako je odabrana vrsta podataka Broj(Broj), zatim u polje Značenje(Vrijednost) Mora se unijeti broj. Vrijednosti koje ne odgovaraju odabranoj vrsti podataka bit će spremljene kao tekst.

Ako kliknete na svojstvo koje ste upravo dodali, a zatim kliknite Izbrisati > u redu(Delete > OK), ovo svojstvo će nestati.

Promjena ostalih svojstava dokumenta

Za promjenu drugih metapodataka (osim imena autora, naslova, oznaka i kategorija), koristite ili " " ili (Svojstva).

Ako je otvoreno “Document Information Area”, jednostavno postavite pokazivač u polje željenog svojstva i unesite tražene podatke.
Ako je dijaloški okvir otvoren Svojstva(Svojstva), zatim idite na karticu Dokument(Sažetak) i dodajte ili promijenite postojeće podatke u poljima, a zatim kliknite u redu.

Vratite se na uređivanje Excel lista i sve promjene koje ste napravili bit će automatski spremljene.

Uklanjanje svojstava dokumenta

Ako želite prikriti tragove i osigurati da nitko ne može pronaći vaše ime ili naziv organizacije u svojstvima dokumenta, upotrijebite jednu od sljedećih metoda koje vam omogućuju skrivanje imovine ili osobnih podataka od javnog pristupa.

Povezujemo "Inspektor dokumenata" na posao

Inspektor dokumenata koristi se za traženje skrivenih svojstava i osobnih podataka. Osim toga, može se koristiti za uklanjanje svojstava iz knjige koja ne bi trebala biti vidljiva drugim korisnicima.

Uklanjanje metapodataka iz više dokumenata

Koristeći Windows Explorer, možete ukloniti svojstva iz više dokumenata odjednom.

Komentar: Na ovaj način možete ukloniti bilo koje svojstvo dokumenta iz jedne ili više datoteka, čak i ako na računalu imate instaliran Windows 8.

Zaštita svojstava dokumenta

Zaštita svojstava dokumenta i osobnih podataka korisna je ako ne želite da drugi korisnici mijenjaju metapodatke ili bilo što drugo u vašem dokumentu.

Ako trebate dodijeliti pravo uređivanja dokumenta samo nekim korisnicima, možete postaviti lozinku i podijeliti je s krugom ljudi od povjerenja.

Sada je vaš dokument zaštićen od neovlaštenog uređivanja. Ali budi pažljiv! Svatko tko zna lozinku može je lako ukloniti iz polja Lozinka za promjenu(Lozinka za izmjenu) i dajte drugim čitateljima vašeg dokumenta mogućnost promjene informacija na radnom listu.

Wow! Članak je ispao prilično dugačak! Moj je cilj bio pokriti sve značajne aspekte pregledavanja, mijenjanja i brisanja svojstava dokumenta. Nadam se da ćete pronaći prave odgovore na svoja pitanja vezana uz metapodatke.

Jedna od najvažnijih prednosti SharePoint Office 365 - njegova integracija sa Microsoft Office 2013., posebno od Excel 2013.

Analizirajmo situaciju: trebate napraviti prezentaciju i predstaviti statističke podatke o biblioteci dokumenata, po mogućnosti vizualno - u obliku dijagrama itd.
U biblioteci dokumenata SharePoint Office 365 nema takvih ugrađenih mogućnosti, ali postoji opcija za učitavanje podataka Excel (za naknadnu analizu elemenata knjižnice SharePoint ). U ovom slučaju radimo s programom instaliranim na lokalnom računalu.

U kartici “LIBRARY” biblioteke dokumenata nalazi se ne baš uočljiv gumb (označen crvenom bojom na slici) - “Izvezi u Excel".

Upotrijebimo ovaj gumb i napomenimo, kao opciju, mogućnost rada s podacima u lokalnom okruženju koristeći poznata sredstva Excel (na primjer, sortiranje i filtriranje na slici ispod):

Sada prijeđimo na konstruiranje dijagrama Excel pomoću gumba "Preporučene karte" na vrpci programa. Excel Automatski grupira podatke u istaknute stupce i nudi opcije grafikona. U primjeru, ovo je histogram grupiran prema posebnom tekstualnom kodu (metapodacima) i trakasti grafikon grupiran prema autorima i broju datoteka dokumenata (na slici ispod):

Odaberite željeni dijagram (u primjeru prema autoru - "Izradio") i spremite datoteku na svoje lokalno računalo.

Analizirajmo situaciju. Recimo, pripremio sam dijagram, a malo kasnije u knjižnicu SharePoint Office 365 drugih sudionika sustava dodalo je nove datoteke. U tom slučaju, prije konačne objave podataka, potrebno je ponovno otvoriti prethodno spremljenu datoteku i u kartici “PODATCI” kliknuti gumb “Ažuriraj sve”:

Imajte na umu da su podaci ažurirani (označeni crvenom bojom na slikama) i da se dijagram automatski promijenio:

Sažimam privremene rezultate 5 dijelova članka. I tako sam to analizirao s konkretnim primjerima:

1. 1.Osnovni principi organizacije datoteka u biblioteci dokumenata SharePoint Office 365 koristeći metapodatke "Metapodaci u Office 365. 1. dio".

2. 2.Kako organizirati brzu pretragu informacija na web stranicama SharePoint Office 365 koristeći metapodatke? "Metapodaci u Office 365. 2. dio".

3. 3. Rješavanje problema pri radu s velikom količinom informacija u biblioteci dokumenata SharePoint Office 365. “Metapodaci za Office 365. Dio 3. Sortiranje i filtriranje” .

4. Brzo traženje informacija u knjižnici
SharePoint
Ured
365 kada surađuje na više autora. "Metapodaci u Office 365. Dio 4. Različiti prikazi za jedan skup podataka" .

5. 5.Učitavanje podataka biblioteke dokumenata
SharePoint
u Excelu za analizu. "Metapodaci u Office 365. Dio 5. Prijenos u
Excel za analizu »/Ovaj članak