Pohranjivanje metapodataka u Excel. Objekt dometa. Uklanjanje skrivenih i ličnih podataka skeniranjem dokumenata, prezentacija i knjiga Promjena svojstava dokumenta

Udružujem se sa eksternom uslugom koja uključuje podatke o prijemu iz te usluge i prikaz u excelu. Želim da mogu pohraniti informacije koje se prijavim u Excel. Objekt dometa. Postoji li neka Excel svojstva. Objekti raspona gdje se metapodaci mogu pohraniti?

Pojasnite, kao u Perspective Perspective. TaskItem ima ItemProperties, što je perspektiva. ItemProperty Objekt. Dakle, postoji li nešto slično ovome u Excelu?

A ako ne, onda je najbolji način da sačuvate metapodatke u Excel. Domet?

Uredi: Moram ustrajati sa ovim informacijama o metapodacima. Na ovaj način, ako korisnik spremi, dovrši i zatim ponovo otvori tutorijal, trebao bih biti u mogućnosti da izdvojim ove metapodatke iz Excela. Objekt raspona (ili bilo koje drugo svojstvo)

2 odgovora

Pošto su vam potrebne informacije da budu konzistentne, uzeo sam jednostavniji i jasniji pristup. Kreirajte novi radni list, nazovite ga nešto poput Metapodataka (u slučaju da imate više takvih). Postavite ga na VeryHidden (xlSheetVeryHidden"ne smije biti Unhidden iz Excela, ne smijete ga sakriti od koda):

Xl.XlSheetVisibility.xlSheetVeryHidden

Sačuvajte sve svoje metapodatke za opseg R1 u listu metapodataka u opsegu R1. Vaš kod će na ovaj način biti vrlo jednostavan i jasan.

Moglo bi izgledati otprilike ovako:

Sheet1.Range.Value = SomeValue; Sheet1Metadata.Range.Value = MetaDataOfSomeValue;

Kad god kreiramo, otvorimo ili spremimo Microsoft Word dokument, u njega se zapisuju dodatne informacije koje se nazivaju metapodaci. Isto se može reći i za datoteke Microsoft Excel i Microsoft PowerPoint. U određenim situacijama, ovi metapodaci mogu otkriti neželjene informacije o nama i kompromitirati nas.

Iako se metapodaci pohranjuju implicitno, u njima nema ničeg kriminalnog. Oni olakšavaju organiziranje, pohranjivanje i pretraživanje dokumenata i pomažu u razumijevanju njihovog porijekla i svrhe. Ali postoje slučajevi kada ne želimo otkriti ime autora dokumenta, datum kreiranja ili uređivanja, kada šaljemo Word datoteku drugoj osobi.

Da biste spriječili moguće neugodne posljedice, morate naučiti kako ukloniti metapodatke. Ko zna u koje ruke će pasti Word dokument sa mojim prezimenom i inicijalima, imenom organizacije, pa čak i imenom kompjutera.

Ovdje ću podijeliti tri načina za uklanjanje metapodataka iz Word dokumenata.

1. Koristite ugrađene mogućnosti programa Word / Excel / PowerPoint

Ako koristite Word 2010 ili 2013 (Office 2013), možete ukloniti skrivene informacije o sebi u Inspektoru dokumenata. Na kartici Datoteka idite na odjeljak Detalji. U grupi Priprema za dijeljenje kliknite na Traži probleme -> Inspektor dokumenata. Počinjemo provjeru u Inspektoru dokumenata.

Kada se skeniranje završi, pojavit će se prozor s opcijama za brisanje informacija. Pored “Svojstva dokumenta i lični podaci” kliknite na dugme “Izbriši sve”.

2. Aplikacija Document Metadata Cleaner

Document Metadata Cleaner je besplatan uslužni program za uklanjanje metapodataka iz Microsoft Word, Excel ili PowerPoint dokumenata. Ova aplikacija može prepisati prezime, inicijale, naziv organizacije, naziv računara, naziv mrežnog servera ili tvrdog diska (u zavisnosti od toga gdje je datoteka pohranjena), prezimena prethodnih autora dokumenta, informacije o promjenama i verzijama dokumenta, skriveni tekst ili ćelije ( Excel), komentari.

3. Program Doc Scrubber

Doc Scrubber je još jedan besplatni alat za analizu i uklanjanje skrivenih informacija koje bi nas mogle potencijalno kompromitirati. Doc Scrubber ima dva načina rada – u prvom izvlači sve skrivene informacije iz dokumenata i prikazuje ih, au drugom uklanja metapodatke iz odabranog dokumenta ili grupe dokumenata prikupljenih u jednom folderu.

Postoje i plaćeni uslužni programi koji vam pomažu da uklonite metapodatke iz dokumenata. Ali da li su nam potrebni?

Danas ćemo govoriti o tome koja svojstva ima dokument i kako ih možete pregledati i urediti u Excelu 2010 i 2013. Nakon čitanja ovog članka, naučit ćete i kako zaštititi dokument od bilo kakvih promjena i kako ukloniti lične podatke iz Excel list.

Sjećate li se kako ste se osjećali kada ste prvi put počeli koristiti Excel 2010 ili 2013? Lično, ponekad se jako naljutim kada ne mogu da pronađem alat ili opciju koja mi je potrebna tamo gde sam navikao da je vidim u prethodnim verzijama Excel-a. Isto se odnosi i na svojstva dokumenta u Excelu 2010 / 2013. U ovim verzijama su skrivena prilično duboko, ali i pored toga, brzo ćemo doći do njih.

U ovom članku ćete pronaći detaljna uputstva o tome kako pregledati i promijeniti svojstva dokumenta, kako zaštititi dokument od bilo kakvih promjena i kako ukloniti lične podatke iz Excel lista. Idi!

Koja svojstva ima dokument?

Pre nego što počnemo da učimo kako da pregledamo, menjamo i brišemo svojstva dokumenta (metapodatke) u Excel 2010 i 2013, hajde da shvatimo koja svojstva MS Office dokumenti generalno imaju.

Tip 1. Standardna svojstva– zajedničko za sve Office aplikacije. Ovo uključuje osnovne informacije o dokumentu - naslov, temu, autora, bilješku itd. Možete ručno postaviti vlastite tekstualne vrijednosti za ova svojstva kako biste lakše pronašli dokument koji želite na vašem računalu.

Tip 2. Automatski ažurirana svojstva je podatak o datoteci dokumenta kojom upravlja i kojom se mijenja sistem. Na primjer, veličina datoteke i vrijeme kada je kreirana ili izmijenjena. Neka svojstva su jedinstvena za dokumente u određenoj aplikaciji, kao što je broj stranica, riječi, znakova ili verzija aplikacije. Takva svojstva se automatski ažuriraju kako uređujete.

Tip 3. Custom Properties su korisnička svojstva. Možete sami dodati dodatna svojstva Office dokumentu.

Tip 4. Svojstva organizacije su svojstva definirana od strane vaše organizacije.

Tip 5. Svojstva biblioteke dokumenata odnose se na dokumente koji se nalaze u biblioteci dokumenata na lokaciji ili u zajedničkoj mapi. Osoba koja kreira biblioteku može postaviti neka svojstva za dokumente biblioteke i postaviti pravila za njihove vrijednosti. Prilikom dodavanja dokumenta u takvu biblioteku, morat ćete unijeti vrijednosti za sva tražena svojstva ili ispraviti postojeća svojstva u skladu s utvrđenim pravilima.

Pregled svojstava dokumenta

Za one koji ne znaju gdje pronaći informacije o dokumentu u programu Excel 2010 ili 2013, nudimo tri opcije:

Metoda 1: Prikažite “Područje informacija o dokumentu”

Ova metoda vam omogućava da vidite informacije o dokumentu direktno na radnom listu.

Nakon toga, Excel se automatski vraća u režim za uređivanje radnog lista, a između trake menija i radnog područja radnog lista vidimo „Područje informacija o dokumentu“ kao što je prikazano na slici ispod.

Kao što vidite, tabla sa informacijama o dokumentu prikazuje ograničen skup svojstava. Ako želite saznati više o svom dokumentu, prijeđite na drugu metodu.

Metod 2: Otvorite dijalog Svojstva

Ako okno sa informacijama o dokumentu ne pruža informacije koje su vam potrebne, pokušajte pristupiti naprednim svojstvima. Prvi način da vidite dodatna svojstva je da koristite istu „oblast informacija o dokumentu“.

Ovdje su prikupljene informacije o dokumentu, koje se nalaze na karticama: Uobičajeni su(Općenito), Statistika(Statistika) i Compound(Sadržaj). Na kartici možete uređivati osnovne informacije Dokument(Sažetak) ili postavite dodatna svojstva za dokument na kartici Drugi(Prilagođeno). Želite li znati kako se to radi? Strpljenje! Kasnije ćemo o tome detaljnije.

Postoji još jedan način da se otvori dijaloški okvir Svojstva(Svojstva):

Isti dijaloški okvir će se pojaviti na ekranu.

Metod 3. Koristite Windows Explorer

Još jedan jednostavan način za prikaz metapodataka je korištenje Windows Explorera bez otvaranja Excel radnog lista.

Sada znate 3 različita načina za pregled svojstava dokumenta na vašem računaru, tako da lako možete pronaći sve važne informacije.

Promjena svojstava dokumenta

Ranije sam obećao da ću razgovarati o tome kako promijeniti svojstva dokumenta. Dakle, pregledom svojstava pomoću gore opisanog i možete brzo dodati potrebne informacije ili urediti postojeće podatke. Ovo je takođe moguće, ali ne u Windows 8.

Najbrži način za dodavanje autora

Promjena zadanog imena autora

Podrazumevano, Windows korisničko ime se koristi kao ime autora za Excel dokument, ali ovaj potpis možda nije uvek odgovarajući. U Excelu možete promijeniti zadano ime autora tako da se u budućnosti svuda pojavljuje samo ime koje vam je potrebno.

Postavljanje prilagođenih svojstava

komentar: Format podataka u polju Značenje(Vrijednost) mora odgovarati onome što je odabrano na padajućoj listi Tip(Vrsta). Na primjer, ako je odabran tip podataka Broj(Broj), zatim u polju Značenje(Vrijednost) Mora se unijeti broj. Vrijednosti koje ne odgovaraju odabranom tipu podataka bit će sačuvane kao tekst.

Ako kliknete na svojstvo koje ste upravo dodali, a zatim kliknite Izbriši > uredu(Izbriši > OK), ovo svojstvo će nestati.

Promjena ostalih svojstava dokumenta

Da promijenite druge metapodatke (osim imena autora, naslova, oznaka i kategorija), koristite ili " " ili (Svojstva).

Ako je „Područje informacija o dokumentu“ otvoreno, jednostavno postavite kursor u polje željenog svojstva i unesite tražene podatke.
Ako je dijaloški okvir otvoren Svojstva(Svojstva), a zatim idite na karticu Dokument(Sažetak) i dodajte ili promijenite postojeće podatke u poljima, a zatim kliknite uredu.

Vratite se na uređivanje Excel lista i sve promjene koje ste napravili bit će automatski sačuvane.

Uklanjanje svojstava dokumenta

Ako želite prikriti svoje tragove i osigurati da niko ne može pronaći vaše ime ili naziv organizacije u svojstvima dokumenta, koristite jedan od sljedećih metoda koji vam omogućavaju da sakrijete bilo koju imovinu ili lične podatke od javnog pristupa.

Povezujemo “Inspektor dokumenata” na posao

Inspektor dokumenata se koristi za traženje skrivenih svojstava i ličnih podataka. Osim toga, može se koristiti za uklanjanje svojstava iz knjige koja ne bi trebala biti vidljiva drugim korisnicima.

Uklanjanje metapodataka iz više dokumenata

Koristeći Windows Explorer, možete ukloniti svojstva iz više dokumenata odjednom.

komentar: Na ovaj način možete ukloniti bilo koje svojstvo dokumenta iz jedne ili više datoteka, čak i ako imate instaliran Windows 8 na vašem računaru.

Zaštita svojstava dokumenta

Zaštita svojstava dokumenta i ličnih podataka korisna je ako ne želite da drugi korisnici mijenjaju metapodatke ili bilo šta drugo u vašem dokumentu.

Ako trebate dati pravo na uređivanje dokumenta samo nekim korisnicima, možete postaviti lozinku i podijeliti je s krugom ljudi od povjerenja.

Sada je vaš dokument zaštićen od neovlaštenog uređivanja. Ali budite oprezni! Svako ko zna lozinku može je lako ukloniti sa terena Lozinka za promjenu(Lozinka za izmjenu) i dajte drugim čitaocima vašeg dokumenta mogućnost da mijenjaju informacije na radnom listu.

Vau! Ispostavilo se da je članak prilično dugačak! Moj cilj je bio da pokrijem sve važne aspekte pregleda, mijenjanja i brisanja svojstava dokumenta. Nadam se da ćete pronaći prave odgovore na vaša pitanja vezana za metapodatke.

Jedna od najvažnijih prednosti SharePoint Office 365 - njegova integracija sa microsoft office 2013, a posebno od Excel 2013.

Hajde da analiziramo situaciju: trebate napraviti prezentaciju i predstaviti statističke podatke o biblioteci dokumenata, po mogućnosti vizualno - u obliku dijagrama itd.
U biblioteci dokumenata SharePoint Office 365 ne postoje takve ugrađene mogućnosti, ali postoji opcija za upload podataka Excel (za naknadnu analizu elemenata biblioteke SharePoint ). U ovom slučaju radimo s programom instaliranim na lokalnom računalu.

Na kartici „BIBLIOTEKA“ biblioteke dokumenata nalazi se ne baš uočljivo dugme (na slici označeno crvenom bojom) - „Izvezi u Excel".

Upotrijebimo ovo dugme i zabilježimo, kao opciju, mogućnost rada s podacima u lokalnom okruženju korištenjem poznatih sredstava Excel (na primjer, sortiranje i filtriranje na slici ispod):

Sada pređimo na konstruiranje dijagrama u Excel pomoću dugmeta “Preporučene karte” na traci programa. Excel Automatski grupiše podatke u istaknute stupce i nudi opcije grafikona. U primjeru, ovo je histogram grupiran prema specijalnom tekstualnom kodu (metapodacima) i trakastom grafikonu grupiranom po autorima i broju datoteka dokumenata (na slici ispod):

Odaberite željeni dijagram (u primjeru autora - “Kreirao”) i sačuvajte datoteku na vašem lokalnom računalu.

Hajde da analiziramo situaciju. Recimo da sam pripremio dijagram, a malo kasnije u biblioteku SharePoint Office 365 drugih učesnika u sistemu je dodalo nove fajlove. U tom slučaju, prije konačne objave podataka, morate ponovo otvoriti prethodno spremljenu datoteku i na kartici “DATA” kliknuti na dugme “Ažuriraj sve”:

Napominjemo da su podaci ažurirani (na slikama označeni crvenom bojom) i da se dijagram automatski promijenio:

Sumiram privremene rezultate 5 dijelova članka. I tako sam to analizirao na konkretnim primjerima:

1. 1.Osnovni principi organiziranja datoteka u biblioteci dokumenata SharePoint Office 365 koristeći metapodatke "Metapodaci u Office 365. Dio 1".

2. 2.Kako organizirati brzu pretragu informacija na web stranicama SharePoint Office 365 koristeći metapodatke? "Metapodaci u Office 365. Dio 2".

3. 3. Rješavanje problema pri radu s velikim količinama informacija u biblioteci dokumenata SharePoint Office 365. “Metapodaci za Office 365. Dio 3. Sortiranje i filtriranje” .

4.Brzo potražite informacije u biblioteci
SharePoint
Ured
365 kada sarađuje na više autora. "Metapodaci u Office 365. Dio 4. Različiti pogledi za jedan skup podataka" .

5. 5.Učitavanje podataka biblioteke dokumenata
SharePoint
u Excelu za analizu. "Metapodaci u Office 365. Dio 5. Otpremanje na
Excel za analizu »/Ovaj članak